Was ist SaaS Wiederkehrende Abrechnung?

Die wiederkehrende SaaS-Abrechnung bezieht sich auf die automatische Belastung von Kunden in regelmäßigen Abständen (monatlich, jährlich oder einem anderen festgelegten Zeitraum) und die fortlaufende Bereitstellung von Software während dieser Perioden, sodass Kunden für den Zugang berechnet werden. In einer solchen Situation werden Zahlungen nach einem wiederkehrenden Zeitplan verarbeitet, bis eine Kündigung oder eine Änderung ihres Abrechnungsplans erfolgt. Dieser Ansatz verdeutlicht die Rolle des Abrechnungssystems in den Cashflow-Prozessen, seine Auswirkungen auf den Aufwand bei der manuellen Rechnungserstellung und seine Bereitstellung von MRR- und ARR-Daten für das Finanzteam.

Obwohl diese vier Begriffe austauschbar verwendet werden können, ist es erwähnenswert, dass jeder seinen eigenen Platz im Abrechnungsszenario hat:

•       Die Einmalabrechnung bedeutet, dass ein Kunde einmalig belastet wird, ohne dass nachfolgende Zahlungen erwartet werden.
•       Wiederkehrende Zahlungen sind der eigentliche Prozess einer Transaktion, d.h. die sichere Speicherung Ihrer Bank- oder Kartendaten mit anschließender wiederholter Nutzung.
•       Die verbrauchsbasierte Abrechnung (auch nutzungsbasierte Abrechnung genannt) ist ein Modell, bei dem Kunden proportional zu ihrer tatsächlichen Nutzung abgerechnet werden, wie z.B. API-Aufrufe, Speichervolumen oder die Anzahl aktiver Konten.
•       Die wiederkehrende SaaS-Abrechnung umfasst Rechnungsstellung, anteilige Abrechnung (Proratierung), Tarifwechsel, Mahnwesen usw. und beinhaltet Festpreis-, Stufen- oder nutzungsbasierte Preismodelle.

SaaS-Unternehmen verlassen sich selten nur auf eine einzige Abrechnungsart und nutzen in der Regel eine Kombination aus mehreren Methoden, wie zum Beispiel:

•       Die Pauschalabrechnung beinhaltet eine feste Gebühr pro Instanz, unabhängig vom Umfang der Nutzung.
•       Die gestaffelte Abrechnung wird angewendet, wenn der Preis steigt, je mehr ein Kunde vom Dienst in Anspruch nimmt, allerdings in Stufen (Basic, Pro, Enterprise).
•       Bei der nutzungsbasierten Abrechnung zahlen Sie nur für das, was Sie tatsächlich nutzen, ohne Berücksichtigung von Mindestmengen oder Obergrenzen.
•       Die Abrechnung pro Platz ist ein Abrechnungsmodell, bei dem der Kunde nur für Benutzer zur Kasse gebeten wird, die die Software tatsächlich nutzen, d. h. Lizenzinhaber oder aktive Kunden.
•       Die Hybride Abrechnung ist eine Kombination aus einer Abonnementgebühr und nutzungsbasierten Gebühren.

Die operative Effektivität der Zahlungsabwicklung beeinflusst, ob Abonnementumsätze ihre prognostizierten Niveaus erreichen. 

Berücksichtigen Sie die folgenden Punkte:

•       Umsatzprognosen sind nur dann präzise, wenn die zugrunde liegenden Abrechnungsdaten vollständig aktualisiert und vollständig sind.
•       Wenn ein Kundenstamm über seine anfängliche Basis hinauswächst, erfordert die Anwendung der manuellen Abrechnung möglicherweise eine Anpassung.
•       Rechnungen sollen Planänderungen, Stufenwechsel oder Herabstufungen ausweisen.
•       Ein robustes Abrechnungssystem muss die Buchhaltungs-, CRM- und Berichtsfunktionen integrieren.

Kündigungen von Abonnements, die auf dem Zahlungsstatus basieren, werden als ‘involuntary churn’ bezeichnet, wodurch sie sich von vom Abonnenten initiierten Kündigungen unterscheiden. Ein effizienter Dunning-Stack besteht größtenteils aus Wiederholungslogik in Kombination mit automatisierten Erinnerungs-E-Mails oder In-App-Nachrichten, die den Kunden auffordern, die Zahlungsmethode zu erneuern/ersetzen.

Wiederkehrende Abrechnungsprozesse unterliegen externen Einflüssen, da Steuer- und Compliance-Vorschriften je nach Gerichtsbarkeit und Anpassungen variieren. Steuer- und Compliance-Angelegenheiten für verschiedene Länder oder Staaten. Ein Standard für Rechnungen und Steuern könnte angewendet werden auf MwSt und GST Systeme in der EU/UK/Asien-Pazifik-Region. Umsatzsteuersysteme weisen Unterschiede auf, wenn sie mit dem US-Modell verglichen werden. Die Vorschriften der Kartennetzwerke schreiben vor, dass Kunden klare Informationen zu Abonnementdetails, operativen Aspekten und einem definierten Kündigungsablauf, im Einklang mit den Anforderungen an die automatische Verlängerung in der EU und bestimmten US-Bundesstaaten.

Fragen Sie sich:

1.   Gibt es Kunden, die ich betreue und die in Gerichtsbarkeiten, Bundesstaaten oder Ländern leben, in denen ich andere Steuervorschriften?
2.   Verfügt mein System über eine solche Aufzeichnung, um unsere Compliance zu belegen oder zu zeigen, dass wir die Vorschriften zur automatischen Verlängerung einhalten?
3.   Ist es als Merchant of Record eine Möglichkeit, die Last und Verantwortung der Compliance zu verringern?

Entscheidungsfaktoren:

•       Einmalzahlungen im Vergleich zu Einnahmen von Kunden, die immer wieder für den Zugang zum Dienst bezahlen
•       Umfang des Geschäfts und wie schnell oder langsam das Wachstum prognostiziert wird
•       Die Fähigkeit, Steuern in verschiedenen Ländern zu verwalten und zu berechnen
•       Pläne, anzubieten Nutzungsbasiert oder hybrider Preisgestaltung
•       Verfügbarkeit interner Arbeitskräfte für den Aufbau und die Instandhaltung der Abrechnungsinfrastruktur