Що таке періодичне виставлення рахунків SaaS?

Повторюване виставлення рахунків SaaS означає автоматичне стягнення плати з клієнтів через регулярні проміжки часу (щомісячно, щорічно або інший встановлений період) та постійне надання програмного забезпечення протягом цих періодів, щоб клієнти сплачували за доступ. У такій ситуації платежі обробляються за повторюваним графіком доти, доки не відбудеться скасування або зміна їхнього платіжного плану. Такий підхід вказує на роль системи виставлення рахунків у процесах грошових потоків, її вплив на зусилля з ручного створення рахунків-фактур та надання нею даних MRR та ARR фінансовій команді.

Хоча ці чотири можуть використовуватися як взаємозамінні, варто зазначити, що кожен з них має своє місце у сценарії виставлення рахунків:

•       Одноразовий білінг стосується стягнення плати з клієнта лише один раз, без очікування подальших платежів.
•       Регулярні платежі – це фактичний процес транзакції, тобто безпечне зберігання ваших банківських або карткових даних із подальшим багаторазовим використанням.
•       Білінг за обсягом споживання (також називається білінгом за фактичне використання) — це модель, за якої клієнти оплачують пропорційно до того, що вони фактично використовують, наприклад, виклики API, сховище або кількість активних акаунтів.
•       Повторюваний білінг SaaS включає виставлення рахунків, пропорційне нарахування, зміну тарифних планів, управління стягненням заборгованості тощо, та передбачає фіксовані, багаторівневі або засновані на використанні моделі ціноутворення.

SaaS-бізнеси рідко покладаються лише на один тип тарифікації та зазвичай використовують комбінацію кількох методів, таких як:

•       Фіксована тарифікація передбачає постійну плату за кожен екземпляр, незалежно від обсягу використання.
•       Багаторівнева тарифікація застосовується у випадках, коли чим більше послуги отримує клієнт, тим вищою є ціна, але поетапно (Базовий, Про, Корпоративний).
•       Тарифікація на основі використання — це коли ви платите лише за те, що використовуєте, без урахування мінімальних значень чи лімітів.
•       Тарифікація за місце – це модель тарифікації, при якій клієнт платить лише за користувачів, які використовують програмне забезпечення, тобто власників ліцензій або активних клієнтів.
•       Гібридна тарифікація – це поєднання абонентської плати та платежів на основі використання.

Операційна ефективність платіжного процесингу впливає на те, чи досягне дохід від передплати прогнозованого рівня. 

Розгляньте наступні моменти:

•       Прогнози доходів є точними лише тоді, коли базові дані для виставлення рахунків повністю оновлені та повні.
•       Зі зростанням клієнтської бази за межі її початкової основи, застосування ручного білінгу може потребувати коригування.
•       Очікується, що рахунки-фактури вказуватимуть на зміни тарифних планів, зміни рівня або зниження тарифу.
•       Надійна платіжна система повинна інтегрувати функції бухгалтерського обліку, CRM та звітності.

Припинення підписок на основі статусу обробки платежів називаються ‘вимушеним відтоком’, відрізняючись від скасувань, ініційованих підписником. Ефективна система даннінгу здебільшого складається з логіки повторних спроб у поєднанні з автоматизованими електронними листами-нагадуваннями або повідомленнями в застосунку, які пропонують клієнту поновити/замінити спосіб оплати.

Процеси періодичного виставлення рахунків піддаються зовнішнім впливам, оскільки податкові та регуляторні норми різняться в різних юрисдикціях та коригуються. Питання оподаткування та дотримання вимог є важливими для різних країн або штатів. Стандарт для рахунків-фактур та податків може бути застосований до ПДВ та ПДВ системи в ЄС/Великобританії/Азіатсько-Тихоокеанському регіоні. Системи податку з продажу відрізняються від моделі США. Правила карткових мереж передбачають, що клієнти повинні отримувати чітку інформацію щодо деталей підписки, операційних аспектів та визначеного процесу скасування, що відповідає вимогам щодо автоматичного поновлення в ЄС та окремих штатах США.

Запитайте себе:

1.   Чи є серед моїх клієнтів ті, що проживають у юрисдикціях, штатах чи країнах, де я повинен дотримуватися інших податкових нормативів?
2.   Чи має моя система такий запис, щоб підтвердити, що ми відповідаємо вимогам, або показати, що ми дотримуємося правил автоматичного поновлення?
3.   Чи є Merchant of Record способом зменшити тягар і відповідальність за відповідність вимогам?

Фактори прийняття рішень:

•       Одноразові платежі проти доходу від клієнтів, які знову і знову платять за доступ до послуги
•       Масштаб бізнесу та наскільки швидко або повільно він прогнозується зростати
•       Можливість управляти та розраховувати податки в різних країнах
•       Плани пропонувати За використанням або гібридного ціноутворення
•       Наявність внутрішнього персоналу для побудови платіжної інфраструктури та підтримки її в належному стані