O que é Cobrança Recorrente SaaS?

O faturamento recorrente SaaS refere-se à cobrança automática de clientes em intervalos regulares (mensal, anual ou outro período definido) e à entrega contínua de software durante esses períodos, de modo que os clientes sejam cobrados pelo acesso. Nessa situação, os pagamentos são processados em um cronograma recorrente até que ocorra um cancelamento ou uma modificação em seu plano de faturamento. Essa abordagem indica o papel do sistema de faturamento nos processos de fluxo de caixa, seu efeito no esforço de criação manual de faturas e seu fornecimento de dados de MRR e ARR para a equipe financeira.

Embora estes quatro possam ser usados de forma intercambiável, vale a pena notar que cada um tem o seu lugar no cenário de cobrança:

•       A cobrança única refere-se a um cliente que é cobrado uma única vez, sem que pagamentos subsequentes sejam previstos.
•       Pagamentos recorrentes são o processo real de uma transação, isto é, o armazenamento seguro dos seus dados bancários ou do cartão, seguido de utilização repetida.
•       Faturamento baseado em consumo (também chamado de faturamento baseado em uso) é um modelo onde os clientes são cobrados proporcionalmente ao que realmente usam, como chamadas de API, armazenamento ou o número de contas ativas.
•       O faturamento recorrente SaaS inclui emissão de faturas, rateio, alterações de plano, gestão de cobrança, etc., e incorpora precificação de taxa fixa, por nível ou baseada em uso.

Empresas SaaS raramente dependem de apenas um tipo de faturamento e geralmente possuem uma combinação de vários métodos, tais como:

•       A cobrança de taxa fixa envolve uma cobrança consistente para cada instância, independentemente da quantidade de uso.
•       A cobrança por níveis é para casos em que, quanto mais um cliente utiliza o serviço, maior é o preço, mas em etapas (Básico, Pro, Enterprise).
•       A cobrança baseada em uso ocorre quando você paga pelo que usa, sem considerar mínimos ou limites.
•       A cobrança por assento é um modelo de cobrança onde o cliente é cobrado apenas pelos usuários que estão utilizando o software, ou seja, detentores de licenças ou clientes ativos.
•       Faturamento híbrido é uma combinação de uma taxa de assinatura e cobranças baseadas no uso.

A eficácia operacional do processamento de pagamentos influencia se a receita de assinatura atinge seus níveis projetados. 

Considere os seguintes pontos:

•       As previsões de receita são precisas apenas quando os dados de faturamento subjacentes estão totalmente atualizados e completos.
•       À medida que uma base de clientes cresce além da sua fundação inicial, a aplicação do faturamento manual pode exigir ajustes.
•       Espera-se que as faturas indiquem modificações de plano, mudanças de nível ou reduções.
•       Um sistema de faturamento robusto tem de integrar as funções de contabilidade, CRM e relatórios.

As interrupções de assinaturas baseadas no status do processamento de pagamento são denominadas ‘churn involuntário’, distinguindo-as de cancelamentos iniciados pelo assinante. Uma pilha de dunning eficiente consiste em grande parte de lógica de nova tentativa (retry logic) combinada com e-mails de lembrete automatizados ou mensagens no aplicativo que solicitam ao cliente que renove/substitua o método de pagamento.

Os processos de faturamento recorrente estão sujeitos a influências externas, pois as regulamentações fiscais e de conformidade variam entre jurisdições e ajustes. Questões fiscais e de conformidade para diferentes países ou estados. Um padrão para faturas e impostos poderia ser aplicado a VAT e GST sistemas na UE/Reino Unido/Ásia-Pacífico. Os sistemas de imposto sobre vendas exibem diferenças quando contrastados com o modelo dos EUA. As regulamentações da rede de cartões estipulam que os clientes recebam informações diretas sobre os detalhes da assinatura, aspectos operacionais e um fluxo de trabalho de cancelamento, consistente com requisitos de renovação automática na UE e em estados específicos dos EUA.

Pergunte a si mesmo:

1.   Existem clientes que atendo que vivem em jurisdições, estados ou países onde tenho que seguir diferentes regulamentações fiscais?
2.   O meu sistema tem um registro para comprovar a nossa conformidade ou para demonstrar que seguimos as regulamentações de renovação automática?
3.   Ser um(a) Merchant of Record uma forma de diminuir o fardo e a responsabilidade da conformidade?

Fatores de decisão:

•       Pagamentos únicos versus a receita dos clientes que pagam pelo acesso ao serviço repetidamente
•       Escala do negócio e a rapidez ou lentidão com que se prevê que cresça
•       A capacidade de gerir e calcular impostos em diversos países
•       Planos para oferecer baseado em uso ou precificação híbrida
•       Disponibilidade da força de trabalho interna para construir a infraestrutura de faturamento e mantê-la em ordem