¿Qué es la facturación recurrente de SaaS?

La facturación recurrente de SaaS se refiere al cobro automático a los clientes en intervalos regulares (mensuales, anuales o cualquier otro periodo establecido) y a la entrega continua de software durante estos periodos para que se les cobre por el acceso. En tal situación, los pagos se procesan de forma recurrente hasta que se produce una cancelación o una modificación de su plan de facturación. Este enfoque indica el papel del sistema de facturación en los procesos de flujo de caja, su efecto en el esfuerzo de creación manual de facturas y su suministro de datos de MRR y ARR al equipo financiero.

Aunque estos cuatro pueden usarse indistintamente, cabe destacar que cada uno tiene su lugar en el escenario de facturación:

•       La facturación única se refiere a que a un cliente se le cobra una sola vez, sin anticipar pagos posteriores.
•       Los pagos recurrentes son el proceso real de una transacción, es decir, el almacenamiento seguro de sus datos bancarios o de tarjeta seguido de su uso repetido.
•       La facturación por consumo (también llamada facturación basada en el uso) es un modelo en el que se cobra a los clientes en proporción a lo que realmente utilizan, como llamadas a la API, almacenamiento o el número de cuentas activas.
•       La facturación recurrente de SaaS incluye la facturación, el prorrateo, los cambios de plan, la gestión de cobros, etc., e incorpora precios de tarifa plana, por niveles o basados en el uso.

Las empresas SaaS rara vez dependen de un solo tipo de facturación y suelen tener una combinación de varios métodos, como:

•       La facturación de tarifa plana implica un cargo consistente por cada instancia, independientemente del volumen de uso.
•       La facturación por niveles se aplica en los casos en que, cuanto más servicio obtiene un cliente, mayor es el precio, pero por etapas (Basic, Pro, Enterprise).
•       La facturación basada en el uso es cuando pagas por lo que usas sin importar mínimos ni límites.
•       La facturación por puesto es un modelo de facturación en el que se cobra al cliente solo por los usuarios que están utilizando el software, es decir, titulares de licencias o clientes activos.
•       La facturación híbrida es una combinación de una tarifa de suscripción y cargos basados en el uso.

La eficacia operativa del procesamiento de pagos influye en si los ingresos por suscripciones alcanzan sus niveles proyectados. 

Tenga en cuenta los siguientes puntos:

•       Las previsiones de ingresos son precisas solo cuando los datos de facturación subyacentes están completamente actualizados y completos.
•       A medida que una base de clientes crece más allá de su fundación inicial, la aplicación de la facturación manual puede requerir ajustes.
•       Se espera que las facturas indiquen modificaciones del plan, cambios de nivel o rebajas.
•       Un sistema de facturación robusto debe integrar las funciones de contabilidad, CRM y elaboración de informes.

Las interrupciones de suscripciones basadas en el estado del procesamiento de pagos se denominan ‘abandono involuntario’, diferenciándolas de las cancelaciones iniciadas por el suscriptor. Una pila de dunning eficiente consiste en gran medida en lógica de reintentos combinada con correos electrónicos de recordatorio automatizados o mensajes en la aplicación que solicitan al cliente renovar/reemplazar el método de pago.

Los procesos de facturación recurrente están sujetos a influencias externas, ya que las regulaciones fiscales y de cumplimiento varían entre jurisdicciones y ajustes. Los asuntos fiscales y de cumplimiento para diferentes países o estados. Se podría aplicar un estándar para las facturas y los impuestos a IVA y GST sistemas en la UE/Reino Unido/Asia-Pacífico. Los sistemas de impuestos sobre las ventas presentan diferencias en comparación con el modelo estadounidense. Las regulaciones de las redes de tarjetas estipulan que los clientes reciban información clara sobre los detalles de la suscripción, los aspectos operativos y un flujo de trabajo definido de cancelación, consistente con los requisitos de renovación automática en la UE y en estados específicos de EE. UU.

Pregúntese:

1.   ¿Hay clientes a los que atiendo que viven en jurisdicciones, estados o países donde tengo que seguir diferentes regulaciones fiscales?
2.   ¿Mi sistema tiene un registro que respalde que cumplimos o que demuestre que seguimos las regulaciones de renovación automática?
3.   ¿Es ser un Merchant of Record una forma de aligerar la carga y la responsabilidad del cumplimiento?

Factores de decisión:

•       Pagos únicos frente a los ingresos de los clientes que pagan por el acceso al servicio una y otra vez
•       Escala del negocio y cuán rápido o lentamente se proyecta que crecerá
•       La capacidad para gestionar y calcular impuestos en varios países
•       Planes para ofrecer Basado en el uso o precios híbridos
•       Disponibilidad del personal interno para construir la infraestructura de facturación y mantenerla en orden