Was sind SaaS-Forderungen? 

SaaS-Forderungen (AR) sind Gelder, die abonnementbasierten Unternehmen für erbrachte Dienstleistungen geschuldet werden. Für SaaS-Unternehmen beeinflussen AR den Cashflow, die Kundenbindung, das Ressourcenmanagement und die allgemeinen Unternehmensabläufe.

Wesentliche Forderungskennzahlen stimmen mit MRR, ARR und der Churn Rate überein, um einen vollständigen Finanzüberblick zu bilden.

SaaS-Unternehmen weisen bestimmte Elemente in Abrechnungszyklen auf. Diese Elemente sind mit Berechnungen zur CAC-Amortisation sowie zu Cashflow-Positionen verknüpft.

• Kundenzahlungen, die nach dem Fälligkeitsdatum eingehen.
• Kreditkartenabbuchungen erfordern eine Nachverfolgung.
• Rechnungsdetails, die während der Bearbeitung überprüft werden müssen.
• Überlegungen bei der Verwaltung von Abonnementänderungen, wie Upgrades, Downgrades und Verlängerungen.

Die Art und Weise, wie SaaS-Forderungen verbucht werden, hängt davon ab, ob die Zahlung vor oder nach der Erbringung der Dienstleistung eingeht. Dieser Prozess umfasst die Nachverfolgung von Einnahmebuchungen im Buchhaltungssystem:

• Zahlung geht im Voraus ein, dann wird der Betrag als Verbindlichkeit auf der Passivseite der Rechnungsabgrenzungsposten erfasst und bleibt dort, bis die Dienstleistung vom Unternehmen vollständig erbracht ist.
• Die Dienstleistung erfolgt zuerst, was bedeutet, dass der Betrag als Forderungen verbucht wird, bis die spätere Zahlung ihn in Barmittel umwandelt.

Beispiel mit einem im Voraus bezahlten Jahresabonnement:

• Erstbuchung: Soll Kasse $12,000 / Haben Passive Rechnungsabgrenzung $12,000.
• Monatliche Buchung: Soll Passive Rechnungsabgrenzung $1,000 / Haben Umsatzerlöse $1,000 über 12 Monate.

SaaS-Finanzteams sollten ihre Umsatzrealisierungspläne verfolgen und gleichzeitig die Abgrenzungsposten für latente Erträge regelmäßig abstimmen, um Fehler zu vermeiden.

SaaS-Abrechnungszyklen erfordern oft Aufmerksamkeit in mehreren operativen Bereichen, um die DSO zu reduzieren. Dies führt dazu, dass Teams automatisierte Systeme mit Methoden zur Pflege der Kundenbeziehungen kombinieren, wenn es um die Bearbeitung ausstehender Beträge geht:

• Proaktives Forderungsmanagement & Mahnungen: Der Ansatz basiert auf Standarderinnerungen zusammen mit festgelegten Schonfristen.
• Automatisierte Mahnprozesse: Mahnprozesssysteme nutzen Automatisierung, um Kartenprobleme zu beheben, die bei Wiederholungsversuchen auftreten.
• Klare Zahlungsbedingungen: Die Erwartungen bezüglich Zahlungen werden vom ersten Zeitpunkt der Vereinbarung an detailliert definiert.
• Kunden-Self-Service-Portale: Diese Optionen ermöglichen es Nutzern, bei Bedarf ihre Daten zu ändern und Rechnungen einzusehen.
• Debitorenanalysen: Die Datenprüfung umfasst die Verfolgung wichtiger Kennzahlen und die Lokalisierung von Bereichen, in denen Inkassoschritte im Arbeitsablauf Verzögerungen erfahren.

Ein SaaS AR-Managementsystem übernimmt Prozesse im Zusammenhang mit Inkasso, sobald manuelle Bemühungen im Tagesgeschäft ein erhöhtes Ausmaß erreichen. Überprüfen Sie diese Signale im Hinblick auf mögliche Änderungen im Inkassoansatz.

• Das Rechnungsvolumen steigt mit der Geschäftsexpansion.
• Die Debitorentage (DSO) steigen, und die Umsatzberechnungen spiegeln die damit verbundenen Anpassungen wider.
• Einblick in die Fälligkeitsstruktur Ihrer Forderungen und die allgemeine Cashflow erfordert eine genauere Nachverfolgung.
• Die Anzahl der manuell verwalteten Kunden Mahnprozessen überschreitet den Bereich von 50 bis 100.
• Integrierte Funktionen für Abrechnung, Inkasso, Umsatzrealisierungund Reporting werden über mehrere Abteilungen hinweg notwendig.