Was sind variable SaaS-Kosten?

Variable SaaS-Kosten sind Ausgaben, die sich je nach Verbrauch oder Nutzung ändern. Gebühren für die Zahlungsabwicklung, nutzungsbasiertes Cloud-Hosting und Kundenbetreuung sind einige Beispiele. Diese Kosten haben einen großen Einfluss auf die monatlichen Gewinn- und Verlustrechnungen und müssen bei der Finanzplanung und Steuerplanung berücksichtigt werden.

Auch wenn variable Kosten einen geringeren Prozentsatz der Gesamtausgaben ausmachen könnten als fixe Kosten, haben sie einen großen Einfluss auf die Rentabilität und die Stückkosten, insbesondere bei SaaS-Unternehmen. Eine effektive Nachverfolgung und Verwaltung der variablen Kosten ist unerlässlich, um eine solide finanzielle Leistung zu gewährleisten.

In einem SaaS-Unternehmen sind variable Kosten Ausgaben, die vom Aktivitätsniveau oder der Nutzung abhängen. Mit zunehmender Kundenanzahl oder Datenmenge steigen auch diese Kosten. Im Gegensatz dazu sinken die variablen Kosten, wenn das Nutzungsniveau abnimmt.

Im Gegensatz dazu bleiben Fixkosten relativ stabil, unabhängig vom Nutzungsgrad. Beispiele für Fixkosten sind Miete, Gehälter von Festangestellten und die Kosten für die Lizenzierung von Standardsoftware.

Im SaaS-Bereich sind die variablen Kosten hauptsächlich an die Bereitstellung und Erbringung der Dienstleistung gebunden.

Sie hängen direkt vom Ressourcenverbrauch der Kunden ab. 

Die wichtigsten Elemente der variablen Kosten von SaaS bestehen typischerweise aus:

• Kosten für die Cloud-Infrastruktur: Dies sind häufig die wichtigsten variablen Kosten. Dazu gehören Cloud-Dienste von AWS, Azure oder Google Cloud, wie Speicherplatz, Rechenleistung und Bandbreite. Mit steigender Kundennutzung werden mehr Serverressourcen benötigt, was die Kosten erhöht.
• Kosten für den Kundensupport: Die Anzahl der Support-Tickets, Chat-Sitzungen und Telefongespräche bestimmt die variable Komponente des Kundensupports, obwohl andere Kosten, wie z. B. die Gehälter des Support-Personals, fix sein können. Diese Ausgaben steigen durch mehr Support-Interaktionen, die durch höhere Kundenbindung und Komplexität der Nutzung verursacht werden. 
• Transaktionsgebühren: Bearbeitungsgebühren von Zahlungs-Gateways (wie PayPal oder Stripe) sind variable Kosten, wenn die SaaS-Plattform Finanztransaktionen ermöglicht. Typischerweise stellen diese Gebühren einen Teil jeder Transaktion dar.
• Nutzung von Drittanbieter-APIs: Für Funktionen wie Kommunikation, Datenanreicherung und Mapping greifen viele SaaS-Apps auf Drittanbieter-APIs zurück. Die Kosten für die Nutzung einer API variieren je nach Anzahl der Anfragen.
• Datenspeicherung und Bandbreite: Die Kosten für Speicherplatz und Bandbreite steigen mit zunehmender Datenmenge, die gesendet und gespeichert wird. Dies ist besonders wichtig für Apps, die viele Daten verwenden.
• Variable Verkaufsprovisionen: Obwohl einige Vertriebsgehälter festgelegt sind, bieten viele Unternehmen ihren Vertriebsmitarbeitern Provisionen an, die von der Anzahl der neu gewonnenen Kunden oder dem gesamten Vertragswert abhängen. Daher werden diese Provisionen als variable Kosten betrachtet.

Aus verschiedenen Gründen muss das Management der variablen Kosten gut durchgeführt werden.

• Genau Finanzprognose: Genauere Finanzschätzungen sind möglich, wenn Verbrauch und Kosten im Zusammenhang miteinander verstanden werden. Es spielt eine Rolle bei der Strategieentwicklung, der Finanzplanung und der Ressourcenallokation.
• Preisoptimierung: Preismodelle basieren auf der Analyse der variablen Kosten. Sie hilft dabei, den niedrigsten Preis zu ermitteln, der erforderlich ist, um die Ausgaben zu decken und die angestrebten Gewinnmargen zu erreichen.
• Skalierbarkeit und Rentabilität: Variable Kosten können einen großen Einfluss auf die Rentabilität eines SaaS-Unternehmens haben, wenn es expandiert. Auch wenn die Kostenoptimierung nicht für alle Unternehmen starke Margen oder nachhaltiges Wachstum garantiert, kann sie diese Ergebnisse potenziell beeinflussen.
• Ressourcenallokation: Die Nachverfolgung variabler Ausgaben ermöglicht eine verbesserte Ressourcenallokation. Beispielsweise können Optimierungsbemühungen aus der Identifizierung von Regionen mit hohen Kosten für die Cloud-Infrastruktur resultieren. 
• Ineffizienzen finden: Durch die Untersuchung variabler Kosten können Ineffizienzen in der Plattform oder den Supportprozessen aufgedeckt werden. Die Anpassung der Ausgaben und die Kundenzufriedenheit sind eng miteinander verbunden.

Die direkten Kosten für die Bereitstellung des Dienstes für Kunden sind enthalten in SaaS COGS. Diese umfassen Gebühren für Softwarelizenzen, Cloud-Hosting, Installation, Standortzuverlässigkeit und Personalkosten für die Instandhaltung der Produktionsumgebung. 

Um die Bruttomargen effektiv zu berechnen, die sich auf die finanzielle Gesundheit eines SaaS-Unternehmens auswirken, müssen diese Kosten, die in direktem Zusammenhang mit Produktion und Servicebereitstellung stehen, berücksichtigt werden. Die Festlegung von Preis- und Rentabilitätszielen sowie die Ermittlung der tatsächlichen Kosten der Servicebereitstellung hängen von einer genauen Kostenverfolgung ab.  

Fehlerhafte Rentabilitätsbewertungen, Preisentscheidungen und Ressourcenzuteilungen können die Folge einer ungenauen Erfassung dieser Kosten sein.

Variable Kosten können mit einer Reihe von Strategien verwaltet und optimiert werden:

• Cloud-Kostenoptimierung: Um die Cloud-Ausgaben im Auge zu behalten und zu maximieren, verwenden Sie Cloud-Kostenmanagement Tools. Optimieren Sie die Datenspeicherung, reservieren Sie Instanzen und setzen Sie Autoskalierung in die Praxis um.
• Self-Service und Automatisierung: Um die Anzahl der Support-Tickets zu reduzieren, bieten Sie Self-Service-Tools an und automatisieren Sie Hilfeprozesse.
• Effiziente Architektur und Code: Reduzieren Sie den Ressourcenverbrauch durch die Optimierung der Systemarchitektur und des Codes.
• Datenverwaltung: Um Bandbreiten- und Speicherkosten zu senken, setzen Sie effektive Datenabruf- und -speicherungstechniken ein.
• Verträge mit Anbietern: Vereinbaren Sie vorteilhafte Preise mit Zahlungs-Gateways, Cloud-Anbietern und API-Anbietern.
• Nutzungsbasierte Preisgestaltung: Führen Sie nutzungsbasierte Preismodelle ein, die die Kosten an die Verbraucherausgaben anpassen.

Einige Schwierigkeiten sind wie folgt:

• Unvorhersehbarer Verbrauch: Die genaue Vorhersage variabler Kosten kann aufgrund der Unvorhersehbarkeit der Kundenverbrauchsmuster schwierig sein.
• Skalierungsprobleme: Infrastruktur- und Supportressourcen können durch schnelles Wachstum belastet werden, was zu unvorhergesehenen Kostensteigerungen führen kann.
• Anbieterabhängigkeit: Die Abhängigkeit von bestimmten Cloud- oder API-Anbietern kann Ihre Verhandlungsfähigkeit und Flexibilität einschränken.
• Komplexität der Kostenverfolgung: Die Überwachung und Bewertung variabler Ausgaben über verschiedene Plattformen und Dienste hinweg kann eine Herausforderung darstellen.
• Kosten-Leistungs-Verhältnis: Leistung und Kundenzufriedenheit sollten nicht der Kostenoptimierung geopfert werden.

Obwohl ein effektives Management variabler Ausgaben, einschließlich eines umfassenden Verständnisses und einer effizienten Überwachung, potenziell zum langfristigen Wachstum von SaaS-Unternehmen, zur potenziellen Verbesserung der Rentabilität und zu einer höheren Wertschöpfung für Kunden beitragen kann, können auch andere Faktoren eine wichtige Rolle beim Erreichen dieser Ergebnisse spielen.