So verwalten Sie die Umsatzsteuer für SaaS (berechnen, einziehen und abführen)

Sie müssen bei der Meldung Ihrer Einnahmen sorgfältig vorgehen und die Steuervorschriften einhalten, um Strafen zu vermeiden. Unabhängig davon, ob Sie ein Indie-Entwickler oder ein SaaS-Unternehmer sind, ist das Verständnis des Steuerwesens Ihre Verantwortung. Lassen Sie uns die Schritte zur Überwachung des Umsatzsteuerprozesses durchgehen, unabhängig davon, ob Sie ein großes oder kleines SaaS-Unternehmen sind.

Wie Sie sich für die Verwaltung Ihrer Steuern entscheiden, wirkt sich auf Ihren Zeit- und Finanzaufwand, Ihr Risikopotenzial und Ihre globale Reichweite aus. Beginnen Sie mit der Ermittlung von Schlüsselfaktoren wie der Komplexität Ihres Unternehmens, den Kundenstandorten, dem Fachwissen und dem Umsatzvolumen im Verhältnis zum Zeitaufwand. 

• Intern: Wenn Sie diesen Leitfaden lesen, verfügen Sie wahrscheinlich nicht über das steuerliche Fachwissen, das Sie benötigen, um die Berechnungen, das Einziehen und die Einreichung selbst zu verwalten:) Bitte beachten Sie, dass dies ein sehr zeitaufwändiger Prozess ist, der tiefgreifende Kenntnisse erfordert.
  
• Tools zur Einhaltung von Steuvorschriften: Um Zeit und Geld zu sparen, können Sie Software zur Einhaltung von Steuvorschriften verwenden, um den Prozess zu automatisieren. Beachten Sie jedoch, dass diese möglicherweise nicht alle Aspekte der Compliance abdecken. Beachten Sie auch, dass Sie bei den meisten PSPs und Tools zur Einhaltung der Steuervorschriften weiterhin für die Einreichung und Abführung der Umsatzsteuer verantwortlich sind.
  
• Merchant of Record (MoR): Bei der Betrachtung von Optionen, die für Unternehmen, KMUs, Indie-Entwickler und Einzelunternehmer geeignet sind, ist MoR eine gängige Option für SaaS-Unternehmen. Da der MoR als Wiederverkäufer agiert, aber die Verantwortung für die Umsatzsteuerverwaltung übernimmt, ist dies eine gute Wahl für Unternehmen, die sich auf ihr Produkt konzentrieren, ihr Geschäft skalieren und an ein breiteres Publikum verkaufen möchten.

Nachdem Sie Ihre Strategie für das Steuermanagement festgelegt haben, müssen Sie Ihre spezifischen Umsatzsteuerpflichten verstehen. Finden Sie heraus, wo Sie einen Nexus haben, und ermitteln Sie dann die geltenden Steuersätze an diesen Standorten.

• Nexus: Machen Sie sich klar, wo Sie einen Umsatzsteuer-Nexus haben, der physisch (wo Ihr Unternehmen tätig ist) oder wirtschaftlich (wo Sie einen bestimmten Umsatzschwellenwert überschreiten) sein kann. Die Regelungen sind je nach Standort unterschiedlich. Informieren Sie sich daher auf den offiziellen Websites der Steuerbehörden in den Bundesstaaten oder Ländern, in denen Sie Ihr SaaS-Produkt verkaufen, über Ihre Pflichten. Wenden Sie sich bei Bedarf an einen Steuerberater. 
• Steuersätze: Informieren Sie sich über die Umsatzsteuersätze in jeder Gerichtsbarkeit, in der Sie einen Nexus haben. Diese variieren auch je nach Art der Produkte/Dienstleistungen und dem Standort Ihrer Kunden.
  
• Steuerbefreiungen: Einige Regionen haben möglicherweise reduzierte Steuersätze oder bieten Ausnahmen an, abhängig von der Art Ihres digitalen Produkts. Untersuchen Sie die Ausnahmen sorgfältig, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Steuersatz anwenden. 

Sehen Sie sich unsere interaktive Karte an an, die Details zu Prozentsätzen, Schwellenwerten, Anwendbarkeit und Strafen in den einzelnen Gebieten anzeigt. Wir haben sie entwickelt, damit Sie Zeit sparen und die verschiedenen Steuergesetze für Ihr SaaS-Unternehmen identifizieren können.

Um festzustellen, in welchen Bundesstaaten Sie Umsatzsteuer erheben und sich daher in jedem dieser Bundesstaaten für eine Genehmigung registrieren müssen, müssen Sie Ihren Nexus und die geltenden Steuersätze ermitteln. Beachten Sie Folgendes: es ist in den meisten Bundesstaaten illegal, ohne diese Genehmigung Steuern zu erheben.

Um die Steuergenehmigung zu erhalten, müssen Sie der Steuerbehörde des Bundesstaates wahrscheinlich Folgendes vorlegen

• Unternehmensinformationen: Vollständiger Firmenname und -anschrift, FEIN (Federal Employer Identification Number) und Kontaktdaten.
• Verkaufsinformationen: Arten von Produkten/Dienstleistungen, erwartetes Umsatzvolumen und eine Schätzung des Jahresumsatzes in ihrem Bundesstaat.
• Bankverbindung: Bankkontodaten für die Abführung und Erhebung der Umsatzsteuer.

Sobald Sie registriert sind, erhalten Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese wird dann auf Ihren Steuererklärungen und Rechnungen angegeben. Außerdem wird Ihnen eine Abgabefrequenz zugewiesen, die festlegt, wie oft Sie Ihre Umsatzsteuer einreichen und abführen müssen. Im Allgemeinen gilt: Je mehr Sie verkaufen, desto häufiger wird Ihre Frequenz festgelegt.

Nachdem Sie Ihre Genehmigungen erhalten und die geltenden Steuersätze erfahren haben, müssen Sie einen Prozess zur Erhebung der Steuer von Ihren Kunden einführen. Implementieren Sie ein Berechnungstool für die Umsatzsteuer in Ihrem Bestellvorgang. Dadurch kann die korrekte Steuer automatisch anhand des Standorts des Käufers berechnet werden. Wenn Ihre Steuerschuld je nach verkauften Produkten und Dienstleistungen variiert, stellen Sie sicher, dass Sie die Steuerregeln basierend auf Produktkategorien und bestimmten Gerichtsbarkeiten anpassen können.

Machen Sie auf Ihrer Checkout-Seite und Ihrer Website deutlich, ob die Mehrwertsteuer im angezeigten Preis enthalten ist oder im Checkout-Prozess hinzugefügt wird. Weisen Sie die Mehrwertsteuer auf Ihren Rechnungen detailliert aus, einschließlich Steuersatz, Betrag und Gerichtsbarkeit. Auf diese Weise können die Käufer die Gesamtkosten sowie Ihre Compliance- und Steuervorschriften einsehen.

Da Sie die Umsatzsteuer von Ihrem Kunden erhoben haben, können Sie diese nun bei den zuständigen Stellen anmelden und abführen. Um die Konformität zu gewährleisten, ist es dringend erforderlich, dass Sie dies ordnungsgemäß handhaben, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

→ Ermitteln Sie den Einreichungszeitplan und das Fälligkeitsdatum für jedes Land, in dem sich Ihre Kunden befinden, und für jeden Staat, in dem Sie eine Steuerpflicht haben. Da es für jedes Land und jeden Staat unterschiedliche Meldetermine gibt, müssen Sie den Betrag der von Ihnen erhobenen Umsatzsteuer für jedes Land und jeden Staat entsprechend melden. Diese Informationen finden Sie auf den jeweiligen Websites der Steuerbehörden.

Wichtig: Vergessen Sie nicht, Erinnerungen einzurichten und diese in Ihrem Kalender zu markieren!

→ Umsatzsteuererklärungen erstellen und einreichen: Sammeln Sie alle relevanten Informationen, wie z. B. den erhobenen Steuerbetrag, die abzugsfähigen Beträge und die Umsatzdaten. Das mag zwar nicht abschreckend klingen, kann aber kompliziert sein, wenn Sie in mehreren Steuergebieten tätig sind. Achten Sie darauf, dass Sie den erhobenen Steuerbetrag für alle Städte, Bundesstaaten, Länder und alle anderen relevanten Steuergebiete erfassen.

→ Zu guter Letzt, die Umsatzsteuer an die zuständigen Bundesstaaten abführen! Beachten Sie, dass jeder Staat möglicherweise ein anderes Verfahren für die Zahlung hat, z. B. online, per Scheck oder Banküberweisung.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass Sie bis zum Fälligkeitsdatum zahlen, um Gebühren oder Strafen zu vermeiden.

In diesem ausführlichen Artikel erfahren Sie mehr über häufige Fehler bei der Umsatzsteuer in der SaaS-Branche und wie Sie diese vermeiden können: Umsatzsteuerfehler bei SaaS.