¿Qué es el Costo de los Ingresos de SaaS?

El costo de ingresos de SaaS registra cada gasto directo en el que incurre una empresa para entregar su software a los clientes de pago. Es un número fundamental para comprender el margen bruto. En esencia, es la forma en que los inversores y operadores miden la salud de un negocio de suscripción.

Generalmente, el costo de los ingresos de SaaS incluye todos los costos directos que necesita para adquirir, entregar y dar soporte a un producto de suscripción, por ejemplo, hosting, tarifas de licencias de terceros, incorporación de clientes y procesamiento de pagos. Su naturaleza intangible significa que no se relaciona con el inventario físico. Las ventas, el marketing y la administración general son ejemplos de costos indirectos y no están incluidos.

• El costo de los ingresos y el COGS (costo de los bienes vendidos) a menudo se tratan como sinónimos en SaaS, ya que no hay inventario físico. El costo de los ingresos se considera generalmente el término más amplio y preciso para un negocio basado en servicios.
• El costo de ventas a veces se refiere estrictamente a los costos vinculados al cierre de un trato (como las comisiones de ventas), aunque muchos equipos financieros también lo utilizan como sustituto del costo de los ingresos.
• El enfoque más seguro es definir claramente sus propias partidas en sus estados financieros y aplicarlas de manera consistente, ya que los GAAP ofrecen cierta flexibilidad a las empresas SaaS.

El costo de los ingresos es el aporte directo al margen bruto, calculado como (Ingresos − Costo de los Ingresos) ÷ Ingresos. Las empresas SaaS saludables suelen aspirar a un margen bruto del 70-80%, y el costo de los ingresos es la palanca que determina dónde se posiciona una empresa dentro de ese rango.

Los costos clasificados como gastos operativos, incluyendo categorías como la generación de ingresos, la infraestructura en la nube, las funciones de soporte o los servicios de terceros, impactan el margen de beneficio de una empresa, a veces como una cantidad reducida concurrente con la expansión de los ingresos brutos. Los inversores ven esto como una consideración de escalabilidad potencial: a medida que el negocio se expande, los costos de infraestructura y servicios pueden influir en la economía unitaria. La reducción del costo de los ingresos es frecuentemente la forma más rápida de generar ganancias de margen sin alterar los precios o el número de empleados en otros departamentos.

La fórmula principal es sencilla: Costo de Ingresos = Costos de Alojamiento/Infraestructura + Tarifas de Software/API de Terceros + Costos de Soporte y Éxito al Cliente (relacionados con la entrega) + Tarifas de Procesamiento de Pagos + Costos de Implementación/Onboarding

A partir de ahí, el margen bruto se calcula como: Margen Bruto (%) = (Ingresos − Costo de Ingresos) ÷ Ingresos × 100

Algunas empresas también rastrean el costo de ingresos por cliente o por dólar de ARR para comparar la eficiencia a lo largo del tiempo.

Los costos de soporte suelen abarcar una amplia gama de funciones dentro de una organización humana. En el ámbito SaaS, es importante diferenciar el soporte “directo” que es esencial para la prestación del servicio (por ejemplo, soporte técnico, monitoreo de tiempo de actividad, resolución básica de problemas) de otras funciones que apoyan la retención, la venta adicional o el crecimiento estratégico de cuentas (por ejemplo, gerentes de éxito del cliente que realizan QBRs). Lo primero debe capitalizarse como “costo de ingresos”, y lo segundo debe clasificarse como gasto operativo (OPEX), ya que incluye más, como la función de ventas y marketing, que la prestación de servicios.

• La postura actual sobre la protección del margen bruto. La naturaleza de la clasificación de costos puede influir en cómo se perciben las cifras de margen durante la revisión por parte de inversores o adquirentes.
• Procesos de decisión de precios. La información sobre el costo real de entrega por cliente influye en el establecimiento de los puntos de precio.
• Movimiento de valoración. Las empresas SaaS a menudo se valoran basándose en múltiplos de ingresos ajustados por la calidad del margen. Un costo de ingresos claro y bien documentado se asocia a menudo con los múltiplos considerados durante la recaudación de fondos o la debida diligencia en fusiones y adquisiciones.
• Detección temprana de problemas de escalabilidad. La evolución del costo de los ingresos como porcentaje de los ingresos puede verse influenciada por aspectos de la gestión del gasto en infraestructura o soporte.

Las siguientes preguntas pueden contribuir a evaluar la importancia del problema y el momento de su resolución:

•   ¿Ha mostrado una reducción su margen bruto, o su claridad se ve influenciada por la forma en que se definen las líneas de costos?
•   ¿Hay una recaudación de fondos, una adquisición o una reunión de la junta directiva en su agenda, donde la calidad del margen será uno de los temas de discusión?
•   ¿Los costos de soporte, alojamiento o infraestructura parecen mantenerse iguales a pesar del aumento en el número de sus clientes?

Si estas situaciones se confirman, gestionar la precisión de su costo de ingresos puede ser relevante. No olvide que, además de estas pocas preguntas, también debe considerar los siguientes factores:

•       ¿Cuál es la etapa de la empresa? (por ejemplo, en fase inicial, en escalamiento, previa a la salida)
•       ¿Los inversores o posibles compradores van a revisar sus estados financieros en un futuro próximo?
•       ¿Cuán complicada es su infraestructura actual y su pila de soporte?
•       ¿Se han realizado las clasificaciones de costos consistentemente a lo largo del tiempo?