¿Qué es la facturación por calendario de SaaS?

El modelo de facturación por calendario es un tipo de “ingresos recurrentes” en el que una empresa cobra a todos sus clientes en la misma fecha de facturación, independientemente de cuándo se hayan registrado. Parece influir en la previsión del flujo de caja del equipo financiero y en los procesos de cuentas por cobrar.

El flujo de generación de ingresos de este modelo se basa en la sincronización y la transparencia. Sus características clave incluyen:

• Fecha de Facturación Unificada: Todos los clientes reciben una factura el mismo día.
• El Prorrateo Se Realiza Automáticamente: El sistema calcula el importe a cobrar por los días de “intervalo” entre el registro y la primera fecha de facturación.
• Facturación: Los clientes con múltiples licencias o complementos suelen recibir una factura única y consolidada.
• Pagos por lotes: Las pasarelas de pago procesan las transacciones en grandes lotes en horarios programados.

Mientras que la facturación por calendario prescribe una única fecha universal para todos los clientes, la facturación por aniversario es todo lo contrario; a cada cliente se le cobra en la fecha exacta en la que se suscribió originalmente al servicio. Por lo tanto, si el Usuario A comienza el 12 de junio y el Usuario B el 23 de junio, se les facturará en esas fechas, respectivamente, cada mes.

•   La facturación por aniversario, a diferencia de la facturación por calendario, normalmente no implica una fecha de facturación fija. En su lugar, genera un flujo continuo de transacciones individuales.
•   La prorrata de la facturación por calendario es fundamental para el primer mes parcial; la prorrata de la facturación por aniversario generalmente no supone un problema.
•   Consolidar las facturas en un único lote puede implicar una carga de trabajo contable diferente a la de procesar numerosas facturas con fechas variables.

La capacidad del departamento financiero para dedicar un período específico a la resolución de pagos fallidos puede depender de operar un ciclo de facturación estándar con generación simultánea de facturas. Alternativamente, pueden ser necesarios procesos de recuperación de pagos, lo que podría requerir un monitoreo regular por parte del departamento financiero a lo largo del año.

•   Alinea los ingresos con el mes calendario estándar.
•   Utilizar una fecha de facturación consistente de “Facturado el 1 de cada mes” en todas las facturas, en lugar de fechas variables, puede influir en el número de consultas sobre el ciclo de pago dirigidas al equipo de ventas.
•   El hecho de que la facturación sea un evento único puede correlacionarse con menos puntos de contacto administrativos y un posible impacto en los gastos generales.

El paso inicial implica evaluar una desviación del plan basado en el aniversario; puede ser necesaria la selección de un ancla basada en el calendario. El ancla del calendario es el día del mes (p. ej., el día 1) en que se reinicia el ciclo. También necesitará un sistema de facturación, como Stripe, Chargebee o Recurly, que pueda gestionar la configuración del “Ancla del ciclo de facturación”.

1. Selecciona la Fecha de Anclaje: ¿Con qué día del mes está alineado el ciclo contable de su cliente típico?
2. Configura la Lógica de Prorrateo: ¿Facturará a los clientes prorrateados por adelantado o esperará al primer ciclo completo?
3. Modificación de los Términos de Servicio: Los clientes deben ser informados de este cambio para evitar posibles confusiones con respecto a las discrepancias en las facturas.
4. Integrar con el Libro Mayor: Asegúrese de que su ERP esté configurado para manejar una carga masiva de datos en la fecha ancla​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌.

La facturación por calendario no es solo un método de facturación simple; cambia significativamente otros procesos financieros.

•       Prorrateo: Como la mayoría de los clientes no se hacen miembros el primer día del mes, el software debería calcular el precio diario y facturar solo por los días que el cliente esté presente durante el primer mes.
•       Gestión de impagos: Tasas de rechazo de pagos en la gestión de cobros puede verse influenciado por el enfoque de procesamiento de pagos elegido. Este conocimiento puede influir en la efectividad de las actividades de seguimiento del equipo de atención al cliente.
•     Reconocimiento de ingresos: Según normativa ASC 606, las empresas deben reportar los ingresos a medida que los devengan. La facturación por calendario indica que la duración del servicio y el período de reporte financiero coinciden.

Aunque la facturación por mes calendario puede ser ventajosa, una consideración es el potencial de fallas técnicas del procesador de pagos para afectar los ingresos mensuales durante los períodos de facturación.

•   La afluencia de consultas relacionadas con la facturación a los representantes de atención al cliente puede variar, con posibles concentraciones en ciertos momentos.
•   Se necesita un/una muy potente sistema API manejar 100.000 transacciones de facturación en una hora, mientras que hacerlo mismo en 30 días es menos exigente.
•   Se ha identificado que hacer coincidir las fechas de pago con las fechas de cobro de salario es un área potencial de interés para algunos clientes, aunque la función no está implementada actualmente.