Comment enregistrer votre entreprise SaaS : LLC, C-Corp, S-Corp ou entreprise individuelle ?
Avant de vous lancer dans la création de votre logo ou le développement de votre code, n'oubliez pas les bases importantes à mettre en place. Établissez votre entreprise SaaS légalement pour éviter toute pénalité.
Enregistrer votre entreprise n'est peut-être pas l'étape la plus palpitante, mais croyez-nous, en tant que fondateur, c'est une démarche essentielle à votre réussite à long terme. Nous avons détaillé tout ce que vous devez savoir, étape par étape. Ce guide vous permettra de découvrir :
- Les différentes structures juridiques envisageables pour votre entreprise
- Comment enregistrer votre entreprise et obtenir un numéro EIN
- Comment configurer votre entreprise SaaS avec le traitement des paiements et la gestion de la taxe de vente
Ce guide ne remplace pas les conseils d'un professionnel du droit et de la finance, mais il fournit des informations précieuses et un point de départ. Les lois et réglementations sont complexes et varient en fonction de nombreux facteurs. En cas de doute, consultez des experts pour vous assurer que votre entreprise est entièrement conforme et protégée.
Collectez des données sur votre clientèle existante
Tout d'abord, choisissez la structure qui correspond aux besoins de votre entreprise. Le choix de la structure juridique est une décision importante qui aura une incidence sur vos impôts, votre responsabilité et votre potentiel de levée de fonds. Les options les plus courantes sont les suivantes :
- Entreprise individuelle : Pour l'option la plus simple, choisissez de ne faire qu'un avec votre entreprise sur le plan juridique. Cette solution est peu coûteuse à mettre en place et vous donne un contrôle total. Cependant, vos biens personnels sont menacés si l'entreprise rencontre des problèmes juridiques ou financiers.
- Société en nom collectif : Si vous avez des partenaires, cela vous permet de partager les responsabilités et les ressources. Cependant, comme pour l'entreprise individuelle, la responsabilité personnelle de tous les associés est illimitée en cas de litige.
- Société à responsabilité limitée (SARL) : Il s'agit d'un choix prisé par les startups en raison de la protection de la responsabilité limitée qu'elle offre à ses propriétaires. Dans ce cas, vos biens personnels sont généralement protégés contre les dettes ou les engagements de l'entreprise. Les bénéfices sont imposés au niveau individuel, ce qui offre une certaine souplesse en matière de gestion et de fiscalité.
- Société C : Cette solution est privilégiée par les entreprises qui visent une croissance importante et qui recherchent des investissements en capital-risque. Elle offre une responsabilité limitée et facilite la collecte de fonds par le biais de l'émission d'actions. Cependant, l'inconvénient de la double imposition est présent, de sorte que les bénéfices sont imposés à la fois au niveau de l'entreprise et au niveau individuel.
- Société S : Combinant la responsabilité limitée d'une société de capitaux et l'imposition des bénéfices au niveau des associés d'une SARL, les bénéfices sont imposés au niveau individuel. Malheureusement, les sociétés S sont soumises à des conditions d'éligibilité strictes, notamment en ce qui concerne le nombre d'actionnaires et l'identité de ces derniers.
Pour vous aider dans votre décision, examinons les avantages et les inconvénients de chaque structure :
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Type de structure |
Avantages |
Inconvénients |
Recommandé |
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Entreprise individuelle |
Facile et moins coûteux à mettre en place, offre un contrôle total |
Responsabilité personnelle illimitée avec mise en danger des actifs personnels, options de financement limitées |
Petites entreprises à faible risque et gérées par une seule personne |
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Société en nom collectif |
Facile à créer, responsabilité et ressources partagées |
Responsabilité personnelle illimitée pour tous les associés, risque accru de litiges |
Entreprises avec plusieurs propriétaires qui se partagent les bénéfices et les pertes |
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Société à responsabilité limitée (SARL) |
Protection limitée, mais gestion flexible, imposition des bénéfices au niveau individuel |
Propriété complexe, potentiel de charges sociales pour les travailleurs indépendants |
Startups, petites entreprises recherchant une protection de responsabilité |
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Société C |
Responsabilité limitée, plus facile de lever des capitaux, potentiel d'options d'achat d'actions |
Double imposition des bénéfices (au niveau de l'entreprise et au niveau individuel), plus de travail administratif |
Startups à forte croissance recherchant des capitaux de risque |
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Société S |
Responsabilité réduite, imposition au niveau des associés, potentiel d'options d'achat d'actions (limité à 100 actionnaires) |
Critères d'éligibilité stricts (citoyens/résidents américains uniquement), limité à une seule classe d'actions |
Petites entreprises répondant aux critères des S Corp et souhaitant éviter la double imposition |
Si vous n'êtes pas sûr de la structure qui convient à votre entreprise, mais que vous devez commencer à vendre rapidement, collaborez avec un Merchant of Record (MoR). Nous travaillons avec des entreprises SaaS et des particuliers et simplifions considérablement l'ensemble du processus. Pour commencer, vous avez besoin d'un site Web fonctionnel avec une politique de confidentialité, une politique de remboursement et des conditions générales de vente, ainsi que d'un excellent produit.
Nommez votre bébé (votre entreprise, bien sûr)
La première impression compte, alors ne la ratez pas ! C'est le moment de montrer l'identité de votre marque en choisissant un nom qui parle à votre public cible. Essayez ce qui suit pour commencer :
- Remue-méninges : Soyez créatif et sortez des sentiers battus. Tenez compte de l'identité de votre marque et de ce que vos clients trouveront pertinent.
- Vérifier la disponibilité : Faites quelques recherches sur le site web du registre des entreprises de votre État et sur Google pour voir si votre nouveau nom est déjà utilisé.
- Sécuriser le domaine : Une fois que vous avez trouvé le nom parfait, assurez-vous d'obtenir le nom de domaine correspondant. Cela aidera les clients à vous trouver plus rapidement en ligne et donnera une image professionnelle. Vérifiez la disponibilité des domaines sur des sites comme GoDaddy ou Namecheap.
Choisissez un nom que vous aimez et qui s'aligne sur votre marque, et ne réfléchissez pas trop. Vous pourrez le changer plus tard si nécessaire.
Obtenir un numéro d'identification
Maintenant, place à la légalité. L'immatriculation et l'obtention d'un numéro d'identification établissent formellement votre entreprise en tant que structure juridique : cela est nécessaire pour ouvrir un compte bancaire, payer des impôts et vous protéger de toute responsabilité personnelle.
Trouvez le site Web du Secrétaire d'État de votre État et utilisez-le pour déposer les documents nécessaires. Si vous enregistrez une LLC, vous devrez déposer Articles d'organisation, tandis que les sociétés auront besoin des Statuts constitutifs. Étant donné que chaque État a ses propres frais et exigences, assurez-vous de suivre les instructions telles qu'elles vous sont demandées.
Ensuite, obtenez votre numéro d'identification d'employeur (EIN) auprès de l'IRS. Ce numéro unique à neuf chiffres sera utilisé à des fins fiscales et est requis pour diverses tâches, comme l'ouverture d'un compte bancaire et la déclaration de revenus. Il est facile de demander un EIN en ligne via le site web de l'IRS gratuitement. Si vous ne résidez pas aux États-Unis, vous pouvez faire votre demande par téléphone, par fax ou par courrier en utilisant le formulaire SS-4.
Obtenez les licences et permis nécessaires
Cette étape s'apparente à la création d'un règlement intérieur pour votre entreprise. Considérez vos documents internes comme un filet de sécurité pour éviter les désaccords ultérieurs. Ce n’est certes pas la partie la plus amusante, mais c’est néanmoins très important !
Renseignez-vous sur les licences et permis dont vous aurez besoin pour exploiter votre entreprise SaaS dans votre région. Le site Web du site Web de la SBA contient des ressources utiles pour l’obtention de licences et de permis. Les licences courantes comprennent une licence commerciale générale, un permis de taxe de vente et des licences professionnelles (le cas échéant).
- Pour les LLC, un pacte social est nécessaire : ce document détaille qui détient quel pourcentage de l’entreprise, comment les profits et les pertes sont répartis, qui est responsable des décisions et le processus à suivre si un membre souhaite partir ou se joindre à l’entreprise. Vous trouverez des modèles de pactes sociaux gratuits pour les LLC sur des sites Web tels que eForms ou Forbes Advisor.
- Statuts : Si vous avez choisi de créer une société de capitaux, des statuts sont obligatoires. Ils définissent le mode de gouvernance de votre entreprise, les détails concernant les assemblées d'actionnaires, les procédures de vote et les responsabilités des administrateurs et des dirigeants. Il existe des ressources en ligne qui proposent des modèles de statuts gratuits, telles que LawDepot et Rocket Lawyer.
- Pacte d'Associés: Cet accord définit les droits et responsabilités de chaque associé, le mode de partage des bénéfices et les conséquences du départ d'un associé. Il existe des modèles de pactes d'associés gratuits sur des sites Web tels que PandaDoc et Docracy.
Bien qu'il existe des modèles en ligne, envisagez de les faire vérifier par un avocat pour vous assurer qu'ils sont exacts et juridiquement valables. C'est un investissement qui pourrait vous éviter des problèmes à l'avenir.
Conservez des copies de tous les documents d'enregistrement, numéros d'identification fiscale, licences et permis dans un endroit sûr. Vous en aurez besoin pour référence ultérieure, notamment à des fins fiscales et juridiques.
Ouvrir un compte bancaire
Bien que les impôts ne soient pas amusants, ils font partie de la vie. Mais avec une planification adéquate, vous pouvez minimiser les risques de surprises coûteuses. Commencez par vous renseigner sur les impôts fédéraux, étatiques et locaux applicables à votre entreprise SaaS. Les différentes structures et localisations d'entreprises ont des obligations fiscales variées. Pour en savoir plus sur les taxes de vente SaaS, rendez-vous sur notre guide détaillé. Vous comprendrez mieux quand, où et comment calculer, déclarer et payer vos taxes de vente.
Calculez le montant de vos impôts et mettez régulièrement de l'argent de côté pour éviter de vous retrouver en difficulté pour payer une grosse facture d'impôts. Si vous êtes travailleur indépendant ou chef d'entreprise, vous devrez effectuer des paiements d'impôts estimés trimestriellement ou mensuellement.
Si vous n'avez pas l'expertise nécessaire en matière fiscale, consultez un professionnel pour vous aider à remplir vos déclarations. Chaque pays ayant ses propres seuils et réglementations fiscales, une erreur peut avoir de graves conséquences. Le recours à un expert garantit la conformité et réduit le risque de pénalités.
Pour éviter les complications liées à la conformité fiscale en matière de taxes de vente, optez pour un Merchant of Record (MoR). Un MoR gère le processus de facturation, y compris le calcul, la collecte, le reversement de la taxe de vente et la conformité aux réglementations locales, vous laissant ainsi le temps de développer votre activité SaaS.
Choisissez votre processeur de paiement
Trouver une solution de paiement fiable et sécurisée est fondamental pour toute entreprise qui souhaite être payée. Pour les entreprises SaaS, cela est particulièrement important car vous allez gérer des paiements et des abonnements récurrents. Donc, avant de commencer à accepter des paiements en ligne:
- Choisissez un processeur de paiement : Recherchez différentes solutions et trouvez celle qui répond à tous les besoins de votre entreprise. Les options courantes sont divisées entre PSP et MoR. Tenez compte des frais de transaction, des méthodes de paiement prises en charge, de la facilité d'intégration avec votre site Web ou votre plateforme, ainsi que du support client.
- Intégrer : Une fois que vous avez sélectionné votre processeur de paiement, intégrez-le à votre site Web ou à votre application. Testez le processus de paiement pour vous assurer qu'il est fluide et convivial, qu'il affiche clairement les méthodes de paiement acceptées et qu'il dispose d'un support client 24h/24 et 7j/7.
- Protégez vos clients : La sécurité doit être une priorité lorsqu'il s'agit de traitement des paiements. Pour assurer la sécurité des informations financières sensibles de vos clients, assurez-vous que le système choisi est conforme à la norme PCI DSS de niveau 1 .
Un partenariat avec un Merchant of Record (MoR) comme PayPro Global simplifie le traitement des paiements, la gestion des abonnements et la conformité mondiale, ce qui facilite le paiement et la croissance de votre entreprise. Nous proposons des processus de paiement entièrement personnalisés, une intégration sans code et assurons la conformité PCI DSS de niveau 1.
Conformité et révision
Après avoir enregistré votre entreprise SaaS, il reste encore beaucoup à faire. Évitez tout problème et restez en conformité pour être en règle avec l'administration. Mettez en place des rappels pour les échéances et envisagez de faire appel à des professionnels pour vous aider dans vos tâches de conformité.
- Déclarations annuelles : La plupart des États exigent des rapports annuels, alors assurez-vous de rester à jour pour éviter les pénalités.
- Échéances fiscales : Utilisez un calendrier pour les dates limites importantes de déclaration de revenus et produisez vos déclarations à temps.
- Mises à jour juridiques : Les lois et réglementations peuvent changer, alors restez au courant de tout ce qui peut affecter votre entreprise.
Conclusion
Le lancement et la gestion d'une entreprise SaaS s'accompagnent de leur lot de formalités administratives et d'obstacles juridiques. Bien que cela puisse sembler beaucoup, n'oubliez pas que vous n'avez pas à tout faire seul. Trouvez l'aide dont vous avez besoin auprès d'avocats, de comptables et de tout autre professionnel si nécessaire. Si vous avez besoin d'aide pour la facturation SaaS et les taxes de vente, nous sommes là pour vous aider!
Et surtout, ne laissez pas les formalités administratives occulter votre enthousiasme à bâtir votre empire SaaS. Concentrez-vous sur votre vision, créez un produit de qualité et regardez votre entreprise prospérer. Vous pouvez le faire!
FAQ
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Une Limited Liability Company (LLC) combine deux structures pour former une structure hybride. Une société avec les avantages fiscaux et une société de personnes ou une entreprise individuelle avec sa flexibilité créent la LLC. C'est une bonne option pour les startups SaaS car elle est simple et protège les actifs personnels..
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Une S Corp est un type de société qui utilise l'imposition au travers (pass-through taxation). Les profits et les pertes sont reportés sur les déclarations de revenus des actionnaires, ce qui permet d'éviter la double imposition. Elle a des critères d'éligibilité stricts, comme la limitation du nombre d'actionnaires, qui doivent être des citoyens ou des résidents américains, à moins de 100.
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La structure de société standard est appelée C Corp. Elle est idéale pour les entreprises qui recherchent du capital-risque ou qui envisagent d’entrer en bourse et offre une protection en matière de responsabilité limitée. Malheureusement, les sociétés C Corp sont soumises à une double imposition, ce qui signifie que les bénéfices sont imposés au niveau individuel et au niveau de la société.
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Il s'agit de la structure d'entreprise la plus élémentaire qui soit. Vous et l'entreprise existez en tant que même entité juridique. Il n'y a pas de mise en place complexe, mais malheureusement, elle n'offre aucune protection en matière de responsabilité personnelle. Soyez donc prêt à ce que vos biens personnels soient menacés si l'entreprise est confrontée à des problèmes juridiques ou financiers.
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Cela dépend des besoins et des objectifs spécifiques de votre entreprise. Une LLC est un bon point de départ pour les startups en raison de sa simplicité et de sa protection en matière de responsabilité. Mais si vous envisagez de rechercher un financement important par capital-risque ou d’entrer en bourse, une société C Corp peut être plus adaptée à vos besoins. Demandez conseil à un professionnel du droit ou de la finance pour déterminer ce qui convient le mieux à votre situation.
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L’enregistrement d’une LLC implique de choisir le nom de votre entreprise, de déposer les statuts constitutifs auprès du secrétaire d’État de votre État, d’obtenir un EIN et d’élaborer un accord d’exploitation. Bien que les exigences spécifiques varient d’un État à l’autre, vous pouvez consulter les ressources de votre État ou demander des conseils professionnels.
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Il est possible de créer une LLC ou une société aux États-Unis même si vous ne résidez pas aux États-Unis. Suivez la procédure d’enregistrement en tant que résident américain, mais n’oubliez pas que vous devrez peut-être désigner un mandataire dans l’État où la LLC est constituée.
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Cela varie d'un État à l'autre, mais se situe généralement entre 50 $ et 500 $. Des frais supplémentaires peuvent s'appliquer pour les frais d'agent enregistré, les frais de publication (dans certains États) et tous les services professionnels que vous utilisez.
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Les principales différences résident dans la fiscalité, les restrictions de propriété et les formalités. Les LLC offrent une imposition au niveau de l'associé et une propriété flexible, tandis que les C Corp sont soumises à une double imposition mais sont plus attrayantes pour les investisseurs. Les S Corp offrent une imposition au niveau de l'associé comme les LLC, mais ont des exigences de propriété plus strictes.
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Ce n'est pas obligatoire pour une entreprise SaaS située aux États-Unis. Cependant, la création d'une LLC présente de nombreux avantages. Par exemple, vous pouvez vendre directement depuis votre entreprise canadienne en tant qu'entreprise individuelle. Cependant, vous devrez peut-être soumettre des formulaires W8BEN à certains fournisseurs (processeurs de paiement, affiliés, etc.).
Si vous ne savez pas quelle structure d'entreprise vous convient le mieux, consultez un avocat ou un comptable.
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Vous pouvez vendre avec un Merchant of Record (MoR). Il agit à bien des égards comme un revendeur, gérant le processus de facturation, y compris les taxes, les paiements, les abonnements et la conformité. Vous aurez juste besoin d'un site Web fonctionnel avec une politique de confidentialité, une politique de remboursement, des conditions générales de vente et votre produit !
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