Comment gérer les bons de commande SaaS : un guide étape par étape
Pour gérer un bon de commande SaaS, une entreprise peut mettre en place un système normalisé de suivi et d'approbation des achats de logiciels. Un processus de bons de commande organisé permet de garantir la clarté entre un acheteur et un vendeur, de rationaliser les opérations financières et de conserver une piste d'audit claire. Ce guide décrit les étapes de mise en œuvre du système, en détaillant les résultats probables et en répondant aux questions courantes des entreprises qui gèrent leurs dépenses logicielles.
Pourquoi les bons de commande devraient-ils être une option de paiement ?
Proposer les bons de commande (BDC) comme méthode de paiement facilite les transactions au sein des grandes organisations qui utilisent des processus d'approvisionnement formels. De nombreuses entreprises, en particulier celles des secteurs réglementés, utilisent un processus “procure-to-pay” qui exige un BDC avant de pouvoir autoriser un paiement. Les taux d'adoption et le flux de travail d'approvisionnement pour certains clients pourraient être influencés par cette option.
Pour plus d'informations, consultez notre guide sur l'acceptation des paiements SaaS B2B.
Méthodologie : Évaluation de votre stratégie de gestion des bons de commande
Pour gérer les bons de commande SaaS, évaluez d'abord vos besoins et capacités actuels avant de mettre en place un nouveau système.
- Quel est notre volume actuel de ventes aux entreprises ? Si une grande partie de vos revenus provient de clients B2B qui nécessitent des bons de commande, un système automatisé complet est utile.
- Combien de temps administratif est consacré au traitement manuel des bons de commande ? Calculez le nombre d'heures que vos équipes financières et commerciales consacrent à des tâches manuelles comme la création de bons de commande, le rapprochement des paiements et le suivi des approbations. Ces informations vous aideront à justifier l'investissement dans une solution automatisée.
- Quel est le montant moyen des transactions pour les ventes basées sur des bons de commande ? Les transactions de grande valeur nécessitent un processus de gestion plus détaillé et sécurisé.
- Nos clients cibles ont-ils des exigences spécifiques en matière de conformité ou de reporting ? Certains secteurs exigent des registres financiers détaillés qui peuvent être facilement audités.
En fonction de ces réponses, déterminez si un processus simple et manuel est suffisant ou si une solution automatisée et intégrée est nécessaire pour faire évoluer vos opérations efficacement.
Standardiser la demande de bon de commande
Créez un processus cohérent pour recevoir et gérer les demandes de bons de commande.
Formulaire de demande: Créez un formulaire ou un modèle numérique que votre équipe commerciale et vos clients pourront utiliser pour soumettre des demandes de BDC. Ce formulaire collectera toutes les informations nécessaires, notamment :
- Nom de l'entreprise cliente et coordonnées
- Informations sur le vendeur (Votre entreprise)
- Numéro de bon de commande unique (généré par le client)
- Date d'émission
- Lignes d'articles détaillées (produit, nombre de licences, prix unitaire)
- Montant total
- Dates de début et de fin de l'abonnement
- Conditions de paiement (p. ex., Net 30 jours)
Un client souhaite souscrire un abonnement à votre SaaS de gestion de projet pour son équipe d'ingénieurs de 50 personnes. L'équipe commerciale reçoit du client un bon de commande de 15 000 $, détaillant 50 licences à 25 $ par mois pour une période de 12 mois, avec des conditions de paiement à 30 jours net.
Selon un rapport du Aberdeen Group, les organisations dotées de processus de bons de commande automatisés ont un coût par bon de commande inférieur de 45 % à celles qui utilisent un processus manuel.
Checklist gratuite pour la gestion des bons de commande SaaS
Apprenez à créer un bon de commande et à simplifier votre processus de vente SaaS B2B.
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Instructions pour la gestion des bons de commande
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Meilleures pratiques pour les ventes aux grandes entreprises
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Erreurs courantes à éviter
Mettre en place un système de gestion centralisé
Le suivi manuel avec des tableurs est plus susceptible de générer des erreurs de saisie ou des omissions. Un système centralisé est bénéfique pour l'évolutivité et la précision.
Utilisez une plateforme d'approvisionnement ou de gestion des paiements : Sélectionnez une plateforme capable de gérer le cycle de vie complet d'un PO, de sa création au rapprochement des paiements. Vous aurez besoin de fonctionnalités telles que :
- Génération et numérotation automatisées des PO.
- Intégration avec votre CRM et votre logiciel de comptabilité.
- Suivi en temps réel du statut des PO.
- Stockage sécurisé de tous les documents liés aux bons de commande.
- Fonctionnalités de piste d'audit.
PayPro Global propose une plateforme qui prend en charge les bons de commande. Les entreprises clientes peuvent choisir le mode de paiement par bon de commande. Le système traite ensuite automatiquement le bon de commande, génère une facture avec le numéro de bon de commande correspondant, et suit l'état du paiement. Cela rationalise l'ensemble du cycle “procure-to-pay”, réduisant l'effort manuel et les erreurs.
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Intégration avec vos systèmes financiers et commerciaux
L'intégration favorise l'exactitude des données et le flux opérationnel.
Système de PO : Connectez votre plateforme de gestion de PO à vos outils existants :
- Un CRM (par ex., Salesforce) associe les données de PO au compte du client, fournissant à l'équipe de vente des informations sur les détails de la transaction.
- Un logiciel de comptabilité (par ex., QuickBooks, Xero) offre une correspondance automatisée des factures avec les PO, ce qui rationalise les processus de rapprochement et la clôture des transactions.
- Un ERP (p. ex. SAP) pour les grandes entreprises garantit la cohérence de toutes les données financières et opérationnelles.
Un système bien intégré réduit le temps de traitement des factures jusqu'à 50 %, car les données du bon de commande remplissent automatiquement la facture.
En savoir plus sur le SaaS gestion des abonnements et paiements globaux fonctionnalités.
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Automatiser le processus de facturation et de paiement
Une fois qu'un bon de commande est reçu et approuvé, le système doit gérer automatiquement les étapes suivantes.
- Déclencher la génération de factures : Le système de bons de commande doit générer automatiquement une facture qui inclut le numéro de bon de commande unique. Cela fournit un enregistrement pour les équipes financières de l’acheteur et du vendeur.
Lorsque le bon de commande de 15 000 $ de votre client est saisi dans le système, une facture est générée instantanément avec le même numéro de bon de commande et envoyée au service de comptabilité fournisseurs du client. Le système indique que le statut de la facture est “En attente de paiement”.
- Configurer des rappels de paiement : Le système doit envoyer des rappels automatiques à l’équipe de comptabilité fournisseurs du client à l’approche de la date d’échéance du paiement.
- Rapprocher les paiements : Lorsque le paiement est reçu, le système doit le rapprocher automatiquement avec la facture et le bon de commande (PO) correspondants, en marquant la transaction comme “Payée”.
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Étape du processus |
Action manuelle |
Action automatisée |
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Demande |
Recevoir le bon de commande par e-mail. |
Le client soumet le bon de commande via un portail dédié. |
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Création |
Saisir manuellement les données dans une feuille de calcul. |
Le système génère automatiquement un numéro de bon de commande et un enregistrement. |
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Facturation |
Créer manuellement une facture dans le logiciel de comptabilité. |
La facture est générée automatiquement avec le numéro du bon de commande. |
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Suivi |
Relancer manuellement le client et vérifier le compte bancaire. |
Le système envoie des rappels et met à jour le statut du paiement en temps réel. |
Conclusion
Une approche organisée de la gestion des bons de commande SaaS peut avoir un impact sur le contrôle financier et le flux de travail d'approvisionnement. En disposant de procédures claires, en utilisant un système centralisé et en comprenant la différence entre un bon de commande et une facture, une entreprise peut s'assurer que tous les achats de logiciels sont documentés avec précision. Cette approche permet de simplifier la comptabilité, de minimiser l'effort administratif et de maintenir des relations transparentes avec les fournisseurs.
FAQ
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Les grandes entreprises utilisent des bons de commande pour maintenir un contrôle financier strict et fournir une piste d’audit claire. Les bons de commande agissent comme une autorisation formelle et interne de dépenser, de sorte que tous les achats de logiciels soient approuvés, budgétisés et documentés avant l’activation d’un service. Ce processus aide à prévenir les dépenses non autorisées et simplifie le rapprochement des factures.
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Une commande ouverte (BPO) est un accord à long terme avec un fournisseur pour des achats récurrents sur une période déterminée. Pour les SaaS, cela signifie qu'une entreprise peut pré-approuver une quantité définie de licences ou un plafond de dépenses spécifique avec un fournisseur pour un an, facilitant ainsi le processus et minimisant la charge administrative liée aux renouvellements fréquents.
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Un bon de commande est généralement utilisé lorsque la transaction porte sur un montant important, lorsque l'achat est récurrent (comme un abonnement annuel) ou lorsque les politiques internes de l'acheteur l'exigent à des fins de conformité et de budgétisation. Il s'agit d'un élément fondamental du processus formel d'approvisionnement-paiement pour les entreprises clientes.
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Un bon de commande (PO) est un document créé par l'acheteur pour autoriser son achat ; il définit les détails de la transaction, y compris les produits ou services, les quantités et l'engagement d'achat. Une facture est une demande de paiement créée par le vendeur après la livraison du service. Elle sollicite le paiement des biens ou services listés sur le bon de commande.
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Ce bon de commande est un document officiel créé par un acheteur pour autoriser l'acquisition d'un logiciel en tant que service. Il détaille les spécificités de la transaction, précisant le produit logiciel, la tarification, les conditions de l'abonnement et le nombre de licences, et constitue un engagement contraignant avant la fourniture du service.
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Proposer des bons de commande aux grands comptes et aux grandes entreprises qui dépendent de processus d'approvisionnement formels permet de répondre à la demande pour cette fonctionnalité. Nombre de ces entreprises ne peuvent finaliser une transaction sans un bon de commande pré-approuvé. Disposer de cette option lève donc un obstacle majeur aux ventes et vous permet de décrocher des contrats plus importants et de plus grande valeur.
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L'utilisation de bons de commande nécessite la création d'un processus normalisé qui inclut la demande de bon de commande, la vérification, l'approbation et le rapprochement avec la facture correspondante. La méthode habituelle est un système centralisé qui suit chaque bon de commande, le lie à un compte client et automatise la facturation et les paiements (par exemple, PayPro Global).
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Des entreprises comme PayPro Global gèrent et automatisent l'ensemble du flux de travail des bons de commande pour les entreprises de SaaS et de logiciels. La plateforme de PayPro Global permet aux clients de soumettre directement des bons de commande ; elle automatise la génération de factures avec des numéros de bon de commande uniques et prend en charge le processus de rapprochement, facilitant grandement les opérations financières et la conformité.
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Les bons de commande sont utiles aux entreprises SaaS, car ils formalisent le processus de vente pour les contrats d'entreprise de grande valeur. Les bons de commande fournissent un engagement documenté de la part de l'acheteur, réduisant le risque financier, améliorant les prévisions de trésorerie et rationalisant la comptabilité.
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