Comment optimiser vos dépenses SaaS : Un guide étape par étape

Pour optimiser vos dépenses SaaS, utilisez des processus systématiques qui améliorent la visibilité sur l'utilisation des logiciels, maximisent l'utilisation des licences et rationaliser l'approvisionnement en solutions cloud abonnements logiciels.

Cette stratégie corrige le problème de l'acquisition décentralisée de SaaS, ce qui conduit souvent à l'informatique fantôme et à une sous-utilisation significative des licences, affectant potentiellement le budget opérationnel.

Des observations dans l'industrie du SaaS indiquent qu'environ 53 % des licences au sein des organisations restent sous-utilisées, ce qui pourrait affecter la gestion des coûts.

Ce guide présente la méthodologie structurée pour gérer les dépenses logicielles et leur relation avec le retour sur chaque investissement d'abonnement. Pour les startups recherchant des conseils sur la tarification et la croissance, considérez les ressources sur vente de logiciels en ligne et des aperçus spécifiques pour un startup.

Identifier systématiquement chaque application, son coût, et son la responsabilisation à l'échelle de l'organisation. Cette étape doit prendre en compte à la fois les logiciels officiellement approuvés et l'informatique parallèle (Shadow IT) — applications achetées via des cartes de crédit imputées aux frais ou des budgets de départements décentralisés.

1. Centraliser les données financières: Examiner minutieusement toutes les sources de données transactionnelles, y compris les rapports de dépenses, les dossiers des comptes fournisseurs et les relevés de carte de crédit. Rechercher les noms de fournisseurs répétitifs (par exemple, Notion, Asana, Pipedrive, etc.) indiquant des abonnements.
2. Communiquer avec les parties prenantes: Connectez-vous avec les responsables de département (Marketing, Ventes, Ingénierie) pour comprendre les outils qu'ils utilisent et leur valeur commerciale perçue.
3. Créer un registre d'inventaire: Rassemblez les données dans un registre d'actifs unique et standardisé.

Identifier l'utilisation réelle de chaque application pour mesurer le gaspillage. Les données d'utilisation sont la base du redimensionnement des licences et de la validation du retour sur investissement de l'outil.

1. Consolider les métriques d'utilisation: Pour les applications clés, utilisez le tableau de bord administratif du fournisseur ou les API pour extraire les données d'activité des utilisateurs. Examinez les utilisateurs actifs (utilisateurs qui se sont connectés ou ont effectué une action significative au cours des 30 ou 90 derniers jours). Le calcul de métriques telles que  Utilisateurs Actifs Quotidiens (DAU donne d'excellentes informations.
2. Mesurer l'Utilisation : Comparez les licences achetées au nombre d'utilisateurs actifs. Le taux d'utilisation des licences est Utilisateurs Actifs/Licences Achetées.
3. Identifier les applications sous-utilisées: Déterminez où se trouvent les applications dont les taux d'utilisation sont inférieurs à un seuil établi, tel que 50 %. Cela indique probablement la présence de shelfware (licences payées mais non utilisées).

Utilisez une méthodologie structurée et axée sur les données pour décider de l'avenir de chaque application de votre inventaire. Ce processus, connu sous le nom de rationalisation des applications, vise à évaluer chaque outil en fonction de sa valeur stratégique, de sa redondance et de son rapport coût-efficacité.

Les décisions pour chaque application doivent être basées sur les données recueillies aux étapes 1 (Coût, Valeur commerciale, Propriétaire technique) et 2 (Taux d'utilisation).

1. Conserver (Garder & Optimiser)

Action: Conserver l'application. Critères :

• • • Taux d'utilisation élevé : Le taux d'utilisation des licences est constamment élevé (par exemple, supérieur à 75 %).
    • Haute valeur commerciale : L'outil fait partie intégrante d'une fonction commerciale essentielle (par exemple, un CRM, un ERP ou un dépôt de code principal).
    • Pas de redondance : La fonctionnalité est unique et n'est pas dupliquée par un autre outil dans la pile.

Axé sur l'optimisation : Pour les applications conservées, l'accent est mis sur l'ajustement des licences (étape 4) et la négociation de meilleures conditions (étape 5). C'est là que les efforts sont dirigés vers l'influence du ROI d'un outil potentiellement bénéfique.

2. Retirer (Annuler & Éliminer)

Action: Le processus d'annulation d'abonnement et de désapprovisionnement des utilisateurs doit être appliqué. Critères :

• • • Utilisation Faible à Nulle (Logiciel dormant) : Lorsque les licences sont achetées mais non utilisées activement, avec un accès peu fréquent à l'outil.
    • Valeur Faible ou Obsolète: L'application ne répond plus à un besoin commercial critique ou a été remplacée par un outil supérieur.
    • Redondance coûteuse et de faible valeur: Elle duplique les fonctionnalités de base d'une application déjà approuvée et largement utilisée (par exemple, un outil de gestion de projet ad-hoc alors que l'entreprise a imposé une solution centralisée).

3. Remplacer (Consolider & Mettre à niveau)

Action: Retirer progressivement l'application existante et migrer les utilisateurs vers un nouvel outil standardisé ou consolidé. Critères :

• • • Duplication fonctionnelle: Vous avez deux outils ou plus qui remplissent la même fonction (par exemple, en utilisant deux fournisseurs de stockage cloud distincts ou deux plateformes de communication interne différentes). L'objectif est de consolider sur un outil standardisé visant une haute performance.
    • Considérations coût-bénéfice: Le coût, la complexité ou l'ensemble des fonctionnalités de l'outil existant peuvent être comparés à une alternative plus facilement disponible et potentiellement plus rentable.
    • Facteurs de sécurité/conformité: Les caractéristiques de sécurité de l'application et la conformité réglementaire pourraient être des facteurs dans la décision d'envisager un outil qui satisfait aux exigences réglementaires nécessaires.

Réduire activement le nombre de licences achetées et rétrograder les niveaux d'abonnement en fonction des données d'utilisation collectées à l'Étape 2.

1. Déprovisionner les utilisateurs inactifs : Identifier tous les employés qui se sont vu attribuer une licence mais ne se sont pas connectés depuis 90 jours. Lancer le processus de déprovisionnement pour ces utilisateurs.
2. Rétrograder les Licences: Si une équipe paie pour un forfait “Pro” ou “Enterprise” mais n'utilise que les fonctionnalités disponibles dans le forfait “Standard” ou “Basic”, rétrogradez l'abonnement pour qu'il corresponde à l'utilisation réelle. En savoir plus sur l'optimisation avec Tarification par paliers.
3. Mettre en œuvre une politique de provisionnement: Créer un processus automatisé pour désactiver automatiquement les utilisateurs après une période d'inactivité définie (par exemple, 60 jours).

La centralisation des achats de logiciels et l'analyse des données d'utilisation peuvent influencer les résultats des négociations lors des renouvellements.

1. Exiger l'approbation centrale: Instaurer une politique qui exige l'approbation d'une équipe centrale des finances ou de l'approvisionnement pour tous les nouveaux achats de logiciels ou renouvellements de contrats dépassant un seuil monétaire défini.
2. Entamer les négociations tôt: Initiez les conversations de renouvellement au moins 90 jours avant la date de fin du contrat. Cela empêche le renouvellement automatique et vous laisse le temps de rechercher des alternatives concurrentielles (votre BATNA—Meilleure alternative à un accord négocié).
3. Utilisez les indicateurs de référence d'utilisation: Utilisez votre taux d'utilisation calculé et les données sur les outils redondants pour demander de meilleurs tarifs, des remises sur la durée du contrat ou une réduction du nombre de licences. Négocier à partir d'une position de force basée sur les données peut garantir des économies de 15 à 25 % sur les renouvellements de contrats importants.
4. Conditions contractuelles proactives: Demandez une remise pluriannuelle (deux à trois ans) et négociez une clause de droit de réduction qui vous permet de réduire le nombre de licences pendant la durée du contrat si le nombre d'utilisateurs diminue.

Maintenir les améliorations des dépenses SaaS nécessite des processus et des outils continus. Mettez en place une fonction formelle de gestion du SaaS qui prévient les dépenses récurrentes et non maîtrisées.

1. Alertes de renouvellement : Automatisez les alertes pour tous les renouvellements de contrats à des intervalles de 30, 60 et 90 jours à l'avance.
2. Assigner la propriété des applications: Attribuez un propriétaire fonctionnel et financier pour chaque application afin de garantir la responsabilité de l'utilisation et des coûts.
3. Standardiser la sélection d'outils: Utilisez des logiciels approuvés pour les fonctions commerciales courantes (par exemple, un seul CRM, un seul outil de gestion de projet) afin d'arrêter l'informatique parallèle avant qu'elle ne se développe.