Qu'est-ce qu'un audit des pertes de revenus SaaS ?

La réalisation d'un audit des fuites de revenus SaaS implique un examen détaillé et méthodique des processus d'une organisation liés au cycle du devis à l'encaissement, à la facturation, aux abonnements et aux recouvrements. En plus d'être une activité de contrôle financier, c'est un diagnostic opérationnel qui met en évidence les différences entre les revenus récurrents attendus et les revenus réellement perçus.

Les instances de revenus non surveillées sont corrélées aux variations de rentabilité, de flux de trésorerie et de marges brutes. De plus, elles influencent les prévisions financières.

•     Mesure préventive: Se concentrer sur la détection des écarts de revenus avant qu'ils ne deviennent plus importants.

•       Concernant les erreurs opérationnelles (38 %), celles-ci sont liées à des catégories telles que les ajustements généraux de facturation, les facteurs de proratisation et l'établissement de remboursements ou d'avoirs nécessitant un processus de révision.
•       Le concept de dérive tarifaire (31%) concerne les situations impliquant des écarts par rapport à la tarification standardisée ou des ajustements manuels aux structures définies.
•       Les événements liés aux aspects contractuels, qui représentent 22% des occurrences pertinentes, présentent des écarts entre les contrats et les factures, y compris la constatation que 42% des entreprises SaaS utilisent divers tarifs d'abonnement.
•       Une observation de 9 % est associée au recouvrement des paiements, des facteurs tels que les détails du processus de relance et les impayés pouvant être pertinents.
•       L'existence de systèmes distincts, tels que pour le CRM, la facturation et les données d'utilisation des produits, combinée à des aspects spécifiques des modèles de tarification basés sur l'utilisation et de la mesure, présente des considérations techniques potentielles.

Un audit approfondi cartographie le parcours de revenus du cycle de vie client. Il examine attentivement :

• Facturation: Assurer l'exactitude des règles de facturation, du prorata, des remises et des avoirs.
• Cycle de vie des abonnements: Suivi du comportement des clients comme les mises à niveau, les déclassements, les pauses et les renouvellements.
• Mesure de l'utilisation: Faire correspondre les données d'utilisation du produit avec les montants facturés (particulièrement important pour la facturation basée sur l'utilisation).
• Rapprochement des systèmes: Vérifier que les contrats signés dans le CRM sont cohérents avec les moteurs de facturation et le grand livre général.

Dans un premier temps, les auditeurs comparent les revenus attendus, facturés et collectés et examinent les raisons des différences entre les plans et les cycles de facturation.

Voici quelques signes clés à surveiller :

• Changements observés dans les marge brute chiffres et flux de trésorerie variations nécessitent des éclaircissements.
• Les indicateurs de vieillissement des comptes clients (AR) montrent une tendance à la hausse.

Pour quantifier l'étendue exacte des écarts financiers, les auditeurs utilisent le calcul suivant : Fuite de revenus (%) = (Revenus attendus - Revenus collectés) / Revenus  attendus x 100 

Les entreprises SaaS récupèrent les revenus perdus en traitant immédiatement les divergences et en priorisant leurs efforts en fonction de la valeur monétaire potentielle, ainsi que de la probabilité de succès du recouvrement.

• Corriger les paiements échoués: Mettre en place des séquences de relance automatisées et inviter les clients via une notification in-app pour les mises à jour de paiement.
• Ajuster les corrections de facturation: Envoyer des corrections de facture exactes et récupérer les ajustements de facturation rétroactifs pour les comptes basés sur l'utilisation sous-facturés.
• Mettre en œuvre les conditions: La mise en œuvre de conditions révisées peut impliquer des ajustements aux délais de renouvellement, aux structures tarifaires et au processus de traitement des factures impayées.

Prévenez davantage la fuite de revenus SaaS en abandonnant les projets de nettoyage ponctuels et en les traitant plutôt comme un processus de contrôle financier et RevOps continu.

• Améliorer l'automatisation: Optez pour une automatisation complète du contrat à l'encaissement et un suivi de l'utilisation en temps réel.
• Appliquer les Contrôles: Concevez des flux de travail d'approbation rigoureux pour les modifications de prix sur mesure et mettez en place des rappels de renouvellement automatisés.