Come garantire la conformità al GDPR

Per garantire la conformità della tua piattaforma SaaS al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e mitigare il rischio di pesanti sanzioni, segui le linee guida riportate di seguito. L'adesione al GDPR è fondamentale per salvaguardare la privacy degli utenti e mantenere la fiducia dei clienti.

Questa guida fornisce una panoramica dei passaggi essenziali, tra cui la comprensione dei concetti chiave del GDPR e l'implementazione di misure di protezione dei dati, che possono contribuire a costruire una piattaforma SaaS attenta alla privacy. 

Per aiutarti a mantenere la concentrazione, di seguito ti forniamo una checklist per tua comodità.

Inizia dall'inizio e immergiti nel testo ufficiale del GDPR. Sì, può sembrare un po' arido, ma guarda i termini chiave come “dati personali” (informazioni relative a una persona identificabile), “trattamento” (qualsiasi operazione eseguita su dati personali) e “interessato” (la persona fisica a cui si riferiscono i dati).

Il GDPR si basa su sette principi fondamentali. 

• Liceità, correttezza e trasparenza: È necessario disporre di un motivo legale per il trattamento dei dati, essere chiari con i clienti sulle proprie pratiche ed evitare qualsiasi cosa anche lontanamente ingannevole.
• Limitazione dello scopo: I dati devono essere utilizzati e raccolti per scopi legittimi, specifici ed espliciti e non devono essere conservati per un utilizzo futuro.
• Minimizzazione dei dati: Raccogli solo le informazioni strettamente necessarie.
• Precisione: Mantieni i dati aggiornati – le informazioni errate possono essere dannose. 
• Limitazione della conservazione: Non è necessario conservare i dati a tempo indeterminato, quindi è importante avere una chiara politica di conservazione.
• Integrità e riservatezza (sicurezza): Utilizza la crittografia e mantieni sempre i dati al sicuro da perdita, danneggiamento e accesso non autorizzato.
• Responsabilità: Assumi la responsabilità della conformità, documenta i tuoi processi e soddisfa tutti i requisiti del GDPR.

Considera la possibilità di parlare con un professionista esperto in materia di protezione dei dati, informati su corsi online o webinar sull'argomento o consulta la nostra guida alla conformità SaaS.

Alla base della conformità al GDPR vi è un audit completo dei dati. Quindi, poniti come obiettivo quello di comprendere i tuoi dati, da dove provengono, dove vanno e come vengono utilizzati. Utilizza software o strumenti di mappatura per comprendere e indirizzare i tuoi flussi di dati. Crea una checklist per l'audit dei dati:

• Quali dati personali raccogliamo? (Nomi, indirizzi email, numeri di telefono, indirizzi IP, ecc.)
• Come vengono raccolti questi dati? (Direttamente dagli utenti, tramite integrazioni di terze parti, ecc.)
• Dove vengono archiviati i nostri dati? (Server locali, cloud storage, ecc.)
• Chi ha accesso a questi dati? (Dipendenti, collaboratori, fornitori terzi, ecc.)
• Come vengono utilizzati i nostri dati? (Marketing, analisi, personalizzazione, ecc.)
• Per quanto tempo conserviamo i nostri dati? (Abbiamo una politica di conservazione dei dati?)
• Abbiamo un motivo legittimo per il trattamento di ciascun tipo di dati? (Consenso, contratto, legittimo interesse, ecc.)

Rendi la privacy una priorità nella tua piattaforma. Riduci al minimo la raccolta dei dati, utilizza solide misure di sicurezza e sii trasparente con gli utenti riguardo all'utilizzo dei loro dati.

Considerate quanto segue:

Minimizzazione dei dati:

• Metti in discussione le supposizioni: Considera tutto ciò che raccogli. Puoi cavartela con meno informazioni? Ne hai davvero bisogno?
• Raccogli in fasi: Raccogli ciò che è necessario man mano che procedi. Ad esempio, puoi richiedere solo l'indirizzo email all'inizio e poi chiedere informazioni più specifiche in seguito, se necessario.
• Offri alternative: Offri agli utenti opzioni che limitino la tua raccolta di dati. Ad esempio, utilizza il checkout come ospite o consenti ai clienti di rifiutare esplicitamente qualsiasi funzionalità di condivisione dei dati.

Limitazione dello scopo:

• Dichiarazioni di intenti chiare: Sii chiaro sullo scopo della tua raccolta dati nelle tue comunicazioni sulla privacy e sul consenso.Non utilizzare un linguaggio generico o vago, concentrati sull'utilizzo di un linguaggio chiaro, conciso e che vada dritto al punto.
• Limita l'accesso interno: L'accesso dovrebbe essere limitato ai dipendenti che ne hanno assolutamente bisogno per svolgere il proprio lavoro.
• Cancellazione dei dati: Crea un protocollo per la rimozione di qualsiasi dato che non sia necessario conservare dopo essere stato utilizzato per lo scopo previsto.

Trasparenza:

• Consenso granulare: Fai in modo che gli utenti possano scegliere di utilizzare o meno determinate funzionalità e dai loro un certo controllo sui dati che condividono.
• Informativa sulla privacy in linguaggio semplice: Mantieni la tua politica sulla privacy chiara e facile da capire, utilizzando un linguaggio quotidiano invece del gergo legale.
• Informative a più livelli: Siate concisi nelle sintesi di tutte le informative chiave per gli utenti, e fornite link ad approfondimenti per coloro che desiderano leggere spiegazioni più dettagliate.

Pseudonimizzazione/Anonimizzazione: Implementare metodi per depersonalizzare i dati personali laddove possibile. Ad esempio, sostituire le informazioni identificative con pseudonimi (ad esempio, Utente123) per impedire il collegamento dei dati agli individui. Valutare la possibilità di rimuovere del tutto gli identificatori in modo che i dati non possano essere collegati agli individui.

Sicurezza:

• Controlli di accesso: Siate selettivi nel concedere l'accesso alla visualizzazione, alla modifica o alla cancellazione dei dati personali.
• Piano di risposta alle violazioni dei dati: Attuare processi per rilevare, contenere e rispondere con urgenza alle violazioni dei dati.
• Audit regolari: Pianificare audit e valutazioni sulla sicurezza in modo proattivo per individuare e risolvere eventuali problemi di sicurezza.
• Crittografia: Crittografare i dati inattivi e in transito utilizzando algoritmi robusti.

Utilizza un linguaggio semplice e chiaro per la richiesta del consenso, indicando come verranno utilizzati i dati dell'utente. Assicurati che sia chiaro che il consenso è fornito in modo informato, specifico e revocabile in qualsiasi momento. 

• Le richieste di consenso devono essere chiare e concise in modo che gli utenti comprendano a cosa stanno acconsentendo.
• Il consenso ha uno scopo specifico e non costituisce un accordo generale.
• Il consenso deve essere un chiaro "sì". 
• Il consenso è un'opzione e mai un requisito obbligatorio.
• Gli utenti possono revocare facilmente il consenso in qualsiasi momento.

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) delinea alcuni diritti che gli interessati (individui) hanno in merito alle proprie informazioni personali. La tua attività e piattaforma SaaS deve rispettare tali diritti. 

• Il diritto di accesso: Tieni presente che devi confermare le richieste degli utenti in merito all'eventuale trattamento dei loro dati e fornire loro una copia di tali dati.
• Diritto di rettifica: È necessario intervenire quando le persone fisiche chiedono che i propri dati personali vengano corretti.
• Diritto di restrizione del trattamento: Una richiesta di limitazione del trattamento dei propri dati in determinate situazioni, come quando ne contestano l'accuratezza, deve essere soddisfatta.
• Diritto di opposizione: Le persone fisiche possono opporsi all'utilizzo dei propri dati per il marketing diretto, ad esempio, come tipo di trattamento a cui possono richiedere di non essere sottoposti.
• Diritto alla cancellazione ("Diritto all'oblio"): Quando gli utenti richiedono la cancellazione dei propri dati personali, in alcune situazioni, come quando i dati non sono più necessari, hanno il diritto che questa venga concessa. 
• Diritto alla portabilità dei dati: Le persone fisiche possono chiedere una copia dei propri dati in un formato strutturato e leggibile da una macchina e hanno il diritto di trasmettere tali dati a un altro responsabile del trattamento.

Le richieste di accesso ai dati (DSAR, Data Subject Access Requests) richiedono procedure chiare e documentate, tra cui chi è responsabile, come vengono verificate le richieste e quali informazioni vengono fornite.

Il personale deve essere formato e preparato per gestire le DSAR in conformità con il GDPR e rispondere entro un mese dalla ricezione. Per i casi complessi, sono accettabili fino a tre mesi. Per semplificare questo processo, prendete in considerazione l'utilizzo di uno strumento di gestione delle DSAR.

Rispettare i diritti degli interessati significa anche creare fiducia con gli utenti e dimostrare impegno per la privacy.

Se la vostra piattaforma SaaS elabora grandi quantità di dati personali o svolge attività considerate ad alto rischio, vale la pena prendere in considerazione la designazione di un DPO. Anche se non è obbligatorio, è consigliabile avere un responsabile della protezione dei dati.

Le responsabilità principali di un DPO:

• Informare l'azienda sui propri obblighi in materia di protezione dei dati.
• Essere il punto di contatto per l'autorità di controllo e gli interessati.
• Collaborare con l'autorità di controllo.
• Diventa il punto di riferimento (SME, Subject Matter Expert) per le valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA).
• Mantieni la conformità con il GDPR e le altre normative sulla protezione dei dati.

È necessario disporre di un piano di notifica delle violazioni dei dati. Nel caso in cui si verifichi una violazione, le autorità competenti devono essere informate entro 72 ore e gli interessati senza indugio quando sussiste un rischio per i loro diritti e le loro libertà. 

Piano di risposta alle violazioni dei dati:

• Identificazione degli incidenti: Definisci i criteri per identificare una violazione dei dati. Specifica chiaramente quali incidenti attiveranno il tuo piano di risposta.
• Contenimento: È necessario adottare procedure per prevenire ulteriori danni e contenere la violazione, come la modifica delle password, la correzione delle vulnerabilità e l'isolamento dei sistemi.
• Valutazione: Valuta la gravità della violazione e determina quali dati sono stati compromessi. Determina il numero di individui coinvolti e valuta i potenziali rischi che ciò comporta per i loro diritti.
• Notifica: Se si verifica una violazione dei dati che potrebbe mettere a rischio i diritti delle persone, informa le autorità entro 72 ore. Informa le persone interessate se la violazione rappresenta un rischio elevato per i loro diritti e le loro libertà e fornisci loro informazioni chiare e concise sulla violazione e sulle misure che possono adottare per proteggersi. È sempre meglio essere prudenti e tenerle aggiornate.
• Indagine e correzione: Dopo un'indagine approfondita, comprendi la causa principale e metti in atto le misure appropriate per prevenire future violazioni.