Come scrivere i Termini di servizio per il tuo SaaS

Sii scrupoloso con il linguaggio legale e operativo quando scrivi i tuoi ToS (Termini di servizio). Anche se il processo può essere complicato, non c'è bisogno di farsi prendere dal panico. Analizzeremo i passaggi su come creare dei Termini di servizio che definiscano chiaramente le aspettative sia per la tua attività SaaS che per le persone che la utilizzano. Quindi, consideriamo le sezioni critiche, gli approfondimenti e i suggerimenti per aiutarti.

Crea una breve dichiarazione introduttiva che rifletta il tono del tuo brand e indichi lo scopo dei Termini di servizio: regolare il rapporto tra la tua azienda e gli utenti. Definisci chiaramente i termini chiave sin dall'inizio (ad esempio, "Servizio", "Utente", "Contenuto"). Utilizza una tabella che riassuma le sezioni importanti per un facile accesso.

Mantieni un tono professionale ed evita termini tecnici o legali. L'introduzione dovrebbe essere in linea con il messaggio del tuo brand.

Chiediti: qual è il modo migliore per presentare il mio prodotto SaaS in modo informativo e accattivante? Proponi alcune opzioni, testale con gli utenti e scegli quella che risulta più efficace.

Assicurati che gli utenti accettino i tuoi Termini di servizio. Valuta un accordo clickwrap che richieda un clic su "Accetto", oppure un browsewrap agreement che stabilisca che l'utilizzo del servizio costituisce accettazione. Indipendentemente dal metodo, assicurati che sia facile da vedere e capire. Includi anche la data di entrata in vigore dei Termini di servizio e la data dell'ultimo aggiornamento, e fornisci un link a una versione stampabile. 

Assicurati sempre la conformità alle leggi applicabili (ad esempio, GDPR, CCPA). Prevedi un meccanismo che consenta agli utenti di revocare il consenso e, se il tuo SaaS si rivolge a minori, considera restrizioni di età.

Indaga sulle migliori pratiche per il tuo settore e consulta un consulente legale per redigere una modalità di acquisizione di nuovi contenuti utente che sia intuitiva per gli utenti ma conforme alla legge.

Descrivi la procedura di registrazione dell'account, evidenziando i campi obbligatori e la responsabilità dell'utente in merito alla sicurezza dell'account (ad esempio, password complesse, autenticazione a due fattori). Riassumi le procedure di verifica e recupero dell'account e specifica chiaramente le restrizioni relative alla condivisione o al trasferimento dell'account.

Per quanto riguarda la raccolta e la conservazione dei dati degli utenti, è necessario essere conformi alle normative sulla protezione dei dati. Implementa misure di sicurezza per proteggere gli account degli utenti e definisci le conseguenze dell'utilizzo non autorizzato dell'account.

Per garantire la sicurezza degli account e la protezione dei dati degli utenti, è necessario porsi le seguenti domande: quali informazioni devo richiedere agli utenti e come posso proteggere le loro informazioni? Trova un equilibrio tra la necessità di ottenere dati degli utenti e le preoccupazioni relative alla privacy e implementa pratiche di sicurezza standard del settore.

Spiega tutti i dettagli relativi a prezzi e pagamenti, tra cui: 

• Modelli di prezzo: Specificare se il SaaS è gratuito, offre una prova gratuita, prevede un pagamento una tantum, un modello in abbonamento o una tariffazione basata sull'utilizzo.
• Dettagli dell'abbonamento: Spiegare i livelli di abbonamento (ad esempio, Basic, Premium), le funzionalità incluse in ciascun livello e il prezzo di ciascun livello.
• Ciclo di fatturazione: Mostrare la frequenza con cui gli utenti verranno fatturati (mensile, annuale, ecc.) e quando avverrà la transazione (ad esempio, lo stesso giorno di ogni mese).
• Metodi di pagamento: Visualizzare i metodi di pagamento accettati (carte di credito, PayPal, ecc.).
• Tasse: Chiarire se i prezzi includono le tasse.
• Valuta: Specificare la valuta utilizzata per la transazione.
• Rimborsi e cancellazioni: Riportare la propria politica di rimborso, specificando i criteri di ammissibilità, la procedura di rimborso e i tempi previsti. Mostrare agli utenti come annullare i propri abbonamenti.
• Modifiche ai prezzi: Riservarsi il diritto di modificare i prezzi e specificare come verranno comunicate le eventuali variazioni.

Per creare i termini di pagamento, considerare quanto segue:

– Qual è il modello di prezzi più adatto al mio prodotto e al mio pubblico di riferimento?

– I miei prezzi sono trasparenti e facili da capire?

– Come posso creare una politica di rimborso equa?

Per sviluppare una strategia ben allineata per la tua attività e i tuoi utenti, identifica gli standard del settore e analizza i prezzi dei competitor.

Stabilisci la proprietà dei diritti di proprietà intellettuale dichiarando che la tua azienda è proprietaria del codice software, del design, dei marchi e di tutti gli altri materiali proprietari relativi all'attività. Affronta la proprietà dei contenuti creati dagli utenti all'interno della tua piattaforma e specifica come può essere utilizzata la tua proprietà intellettuale.

Per comprendere le considerazioni sulla proprietà intellettuale:

• Consulta un legale: Richiedi una consulenza professionale per assicurarti che i tuoi Termini di servizio proteggano la tua proprietà intellettuale.
• Contenuto generato dall'utente: Specifica la proprietà dei contenuti creati dagli utenti e stabilisci delle linee guida per il loro utilizzo.
• Licenze di terze parti: Se utilizzi materiali di terze parti (ad esempio, caratteri, librerie), assicurati di disporre delle licenze e delle autorizzazioni necessarie.

Affrontando questi dettagli, la tua proprietà intellettuale sarà protetta, consentendo comunque agli utenti di sfruttare le capacità della tua piattaforma.

Questa sezione descrive le circostanze in cui ciascuna delle parti può risolvere il contratto.

• Risoluzione da parte dell'utente: Specifica come gli utenti possono chiudere i propri account (ad esempio, tramite le impostazioni dell'account, contattando l'assistenza clienti). Chiarisci eventuali periodi di preavviso richiesti per la risoluzione.
• Risoluzione da parte dell'azienda: Spiega i motivi che danno diritto alla risoluzione dell'account di un utente (ad esempio, violazione dei Termini di servizio, mancato pagamento, inattività dell'account). Chiarisci il lasso di tempo che fornirai agli utenti prima della risoluzione, se presente.
• Conseguenze della risoluzione: Descrivere le conseguenze della chiusura di un account, come l'eliminazione dei dati, la perdita dell'accesso al Servizio e l'eventuale diritto a un rimborso (se applicabile).
• Sopravvivenza delle clausole: Specificare quali clausole dei Termini di servizio rimarranno in vigore dopo la risoluzione (ad esempio, riservatezza, indennizzo).

Per creare clausole di risoluzione eque e ampie, tenere presente quanto segue:

• Diritti dell'utente: Gli utenti devono avere una procedura chiara per chiudere i propri account, se lo desiderano.
• Diritti dell'azienda: Salvaguardare i propri interessi chiarendo i motivi di chiusura degli account utente.
• Gestione dei dati: Chiarire in che modo viene garantita la conformità alle leggi sulla protezione dei dati in caso di chiusura degli account.

Questa parte riguarda la tua tutela nel caso in cui il servizio si interrompa o presenti problemi. Specifica chiaramente che il tuo SaaS è fornito "così com'è", quindi non stai promettendo che funzionerà sempre perfettamente o che sarà privo di errori. Inoltre, nega qualsiasi garanzia implicita di commerciabilità o idoneità per uno scopo particolare. Per escludere le garanzie:

• sii estremamente chiaro su cosa non sei responsabile.
• consulta un avvocato per assicurarti che sia tutto legale.
• stabilisci aspettative realistiche per gli utenti.

Con un'esaustiva esclusione di garanzie come questa, puoi tutelarti da problemi legali ed essere comunque onesto con i tuoi utenti.

Lo scopo di questa sezione è limitare la tua responsabilità finanziaria nel caso in cui dovessero sorgere controversie o danni dall'uso del tuo SaaS.

• Tipi di danni: Specificare i vari danni coperti dalla limitazione. Ad esempio, danni diretti, indiretti, incidentali, consequenziali o punitivi.
• Limite monetario: Stabilire un importo massimo di responsabilità, specifico in dollari o un multiplo delle commissioni pagate dall'utente.
• Eccezioni: Determinare le situazioni in cui la limitazione di responsabilità potrebbe non essere applicabile (ad esempio, colpa grave, dolo).

Per limitare la tua responsabilità:

– Consulta un legale: Rivolgiti a un professionista per assicurarti che le tue limitazioni siano conformi alle leggi vigenti e agli standard del settore.

– Valuta un'assicurazione: Esamina le opzioni di assicurazione sulla responsabilità civile per mitigare eventuali rischi aggiuntivi.

– Trova un equilibrio tra protezione ed equità: Assicurati che le tue limitazioni siano ragionevoli e non gravino ingiustamente gli utenti.

Questa sezione spiega il processo di risoluzione di eventuali controversie tra te e i tuoi utenti.

• Metodo: Le opzioni sono l'arbitrato, la mediazione o il contenzioso.
• Procedura: Descrivere la procedura di risoluzione, comprese le modalità di avvio della controversia, i tempi e i costi associati.
• Legge applicabile: Specificare la giurisdizione le cui leggi regoleranno il processo di risoluzione delle controversie.
• Foro competente: Stabilire dove si svolgeranno eventuali procedimenti legali.

Questa sezione spiega eventuali controversie causate dai Termini di servizio e la giurisdizione legale che li regolerà. Scegliere lo stato o il paese le cui leggi si applicheranno al contratto.

Per determinare la legge applicabile:

• Considera la tua posizione: È comune scegliere lo stato in cui si trova la tua sede centrale.
• Considera la tua base di utenti: Se hai utenti globali, scegli una giurisdizione con leggi favorevoli alle aziende e ai servizi online.

Considera disposizioni aggiuntive che potrebbero non rientrare facilmente in altre sezioni dei Termini di servizio.

• Clausola di separabilità: Dichiarare che qualora una qualsiasi disposizione dei ToS sia ritenuta non valida o inapplicabile, le restanti disposizioni rimarranno in vigore a tutti gli effetti.
• Intero Accordo: Chiarire che i ToS costituiscono l'intero accordo tra voi e l'utente in relazione al Servizio e sostituiscono qualsiasi accordo precedente.
• Cessione: Essere chiari sull'eventualità che ciascuna parte possa cedere i ToS a terzi senza il consenso dell'altra parte.
• Comunicazioni: Spiegare come avverrà la comunicazione con gli utenti (ad esempio, via e-mail, notifiche in-app) e come gli utenti possono contattarvi.
• Forza Maggiore: Includere una clausola di forza maggiore per esimere dall'inadempimento dovuto a eventi al di fuori del vostro controllo (ad esempio, calamità naturali, azioni governative).
• Rinuncia: Indicare che l'eventuale mancata applicazione di una qualsiasi disposizione dei Termini di servizio non costituisce una rinuncia a tale disposizione.