Come gestire gli ordini di acquisto SaaS: una guida dettagliata
Per gestire un ordine d'acquisto SaaS, un'azienda può implementare un sistema standardizzato per il tracciamento e l'approvazione degli acquisti di software. Un processo di ordine d'acquisto organizzato serve a garantire chiarezza tra acquirente e venditore, semplificare le operazioni finanziarie e mantenere una traccia di audit chiara. Questa guida illustra i passaggi per l'implementazione del sistema, dettagliando i probabili risultati e rispondendo alle domande più comuni per le aziende che gestiscono le proprie spese software.
Perché gli ordini d'acquisto dovrebbero essere un'opzione di metodo di pagamento?
Offrire ordini di acquisto (PO) come metodo di pagamento supporta le transazioni nelle grandi organizzazioni che utilizzano processi di approvvigionamento formali. Molte aziende, in particolare quelle in settori regolamentati, utilizzano un processo “procure-to-pay” che richiede un PO prima di poter autorizzare un pagamento. I tassi di adozione e il flusso di lavoro di approvvigionamento per alcuni clienti potrebbero essere influenzati da questa opzione.
Per ulteriori informazioni, consulta la nostra guida su accettare pagamenti SaaS B2B.
Metodologia: Valutare la propria strategia di gestione degli ordini di acquisto
Per gestire gli ordini di acquisto SaaS, prima di implementare un nuovo sistema, valutate le vostre esigenze e capacità attuali.
- Qual è il nostro volume attuale di vendite alle imprese? Se una parte importante del vostro fatturato proviene da clienti B2B che richiedono ordini di acquisto, un sistema automatizzato completo è utile.
- Quanto tempo amministrativo viene dedicato all'elaborazione manuale degli ordini di acquisto? Calcola le ore che i tuoi team finanziari e di vendita dedicano ad attività manuali come la generazione di ordini di acquisto, la riconciliazione dei pagamenti e il monitoraggio delle approvazioni. Queste informazioni aiuteranno a giustificare l'investimento in una soluzione automatizzata.
- Qual è l'importo medio delle transazioni per le vendite basate su ordini di acquisto? Le transazioni di alto valore richiedono un processo di gestione più dettagliato e sicuro.
- I nostri clienti target hanno requisiti specifici di conformità o reporting? Alcuni settori richiedono registrazioni finanziarie dettagliate che possano essere facilmente controllate.
In base a queste risposte, decidi se un processo semplice e manuale funziona o se è necessaria una soluzione automatizzata e integrata per scalare le tue operazioni in modo efficiente.
Standardizza la richiesta d'ordine d'acquisto
Crea un processo coerente per la ricezione e la gestione delle richieste d'ordine d'acquisto.
Modulo di richiesta: Crea un modulo o un modello digitale da utilizzare per il tuo team di vendita e per i clienti quando inviano richieste d'ordine d'acquisto. Questo modulo acquisirà tutte le informazioni necessarie, tra cui:
- Nome dell'azienda cliente e informazioni di contatto
- Informazioni sul fornitore (la tua azienda)
- Numero d'ordine univoco (generato dal cliente)
- Data di emissione
- Dettagli delle voci (prodotto, numero di licenze, prezzo unitario)
- Importo totale
- Date di inizio e fine abbonamento
- Termini di pagamento (es. 30 giorni data fattura)
Un cliente desidera un abbonamento al vostro SaaS di project management per il suo team di ingegneri di 50 persone. Il team di vendita riceve un ordine d'acquisto dal cliente per $15.000, con dettagli per 50 licenze a $25 al mese per un periodo di 12 mesi, con termini di pagamento a 30 giorni data fattura.
Secondo un report dell'Aberdeen Group, le organizzazioni con processi di ordine d'acquisto (PO) automatizzati registrano un costo per ordine d'acquisto inferiore del 45% rispetto a quelle che utilizzano un processo manuale.
Checklist gratuita per la gestione degli ordini d'acquisto SaaS
Scopri come creare un ordine d'acquisto e semplificare il tuo processo di vendita SaaS B2B.
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Istruzioni per la gestione degli ordini d'acquisto (PO)
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Checklist per la riconciliazione delle fatture
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Suggerimenti per automatizzare il tuo flusso di lavoro
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Best practice per le vendite aziendali
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Errori comuni da evitare
Implementare un sistema di gestione centralizzato
Il tracciamento manuale con fogli di calcolo è più soggetto a errori di inserimento dati o omissioni. Un sistema centralizzato è vantaggioso per la scalabilità e la precisione.
Utilizza una piattaforma di Procurement o di gestione dei pagamenti: Seleziona una piattaforma in grado di gestire l'intero ciclo di vita di un ordine di acquisto, dalla creazione alla riconciliazione dei pagamenti. Avrai bisogno di funzionalità come:
- Generazione e numerazione automatiche degli ordini di acquisto.
- Integrazione con il tuo software di Customer Relationship Management (CRM) e di contabilità.
- Tracciamento in tempo reale dello stato degli ordini di acquisto.
- Archiviazione sicura di tutti i documenti relativi agli ordini di acquisto.
- Funzionalità di audit trail.
PayPro Global offre una piattaforma che supporta gli ordini di acquisto. I clienti Enterprise possono scegliere il metodo di pagamento con ordine di acquisto. Il sistema elabora automaticamente l'ordine di acquisto, genera una fattura con il corrispondente numero d'ordine e tiene traccia dello stato del pagamento. Ciò semplifica l'intero ciclo "procure-to-pay", riducendo lo sforzo manuale e gli errori.
Checklist gratuita per la gestione degli ordini d'acquisto SaaS
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Istruzioni per la gestione degli ordini d'acquisto (PO)
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Checklist per la riconciliazione delle fatture
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Suggerimenti per automatizzare il tuo flusso di lavoro
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Best practice per le vendite aziendali
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Errori comuni da evitare
Integrazione con i vostri sistemi finanziari e di vendita
L'integrazione promuove l'accuratezza dei record e il flusso operativo.
Sistema PO: Collega la piattaforma di gestione PO scelta con i tuoi strumenti esistenti:
- Un CRM (es. Salesforce) collega i dati PO all'account del cliente, fornendo al team di vendita informazioni sui dettagli delle transazioni.
- Il software di contabilità (es. QuickBooks, Xero) fornisce la corrispondenza automatica delle fatture con gli ordini di acquisto, il che semplifica i processi di riconciliazione e la chiusura delle transazioni.
- L'ERP (es. SAP) per le grandi imprese garantisce che tutti i dati finanziari e operativi siano coerenti.
Un sistema ben integrato riduce i tempi di elaborazione delle fatture fino al 50%, perché i dati dell'ordine di acquisto popolano automaticamente la fattura.
Scopri di più sul SaaS gestione degli abbonamenti e global payments funzionalità.
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Istruzioni per la gestione degli ordini d'acquisto (PO)
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Checklist per la riconciliazione delle fatture
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Suggerimenti per automatizzare il tuo flusso di lavoro
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Best practice per le vendite aziendali
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Errori comuni da evitare
Automatizza il processo di fatturazione e pagamento
Una volta che un ordine di acquisto viene ricevuto e approvato, il sistema dovrebbe gestire automaticamente i passaggi successivi.
- Attiva la generazione delle fatture: Il sistema PO dovrebbe generare automaticamente una fattura che include l'unico numero di PO. Ciò fornisce una registrazione per i team finanziari dell'acquirente e del venditore.
Quando il PO del cliente per $ 15.000 viene inserito nel sistema, viene immediatamente generata una fattura con lo stesso numero di PO e inviata al reparto contabilità fornitori del cliente. Il sistema tiene traccia dello stato della fattura come "Pagamento in sospeso".
- Imposta promemoria di pagamento: Il sistema dovrebbe inviare promemoria automatici al team contabilità fornitori del cliente con l'avvicinarsi della data di scadenza del pagamento.
- Riconciliazione dei pagamenti: Quando il pagamento viene ricevuto, il sistema dovrebbe riconciliarlo automaticamente con la fattura e l'ordine di acquisto corrispondenti, etichettando la transazione come "Pagato".
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Fase del processo |
Azione manuale |
Azione automatica |
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Richiesta |
Ricevere l'ordine di acquisto via e-mail. |
Il cliente invia l'ordine di acquisto tramite un portale dedicato. |
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Creazione |
Inserire manualmente i dati in un foglio di calcolo. |
Il sistema genera automaticamente un numero d'ordine e una registrazione. |
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Fatturazione |
Crea manualmente una fattura nel software di contabilità. |
La fattura viene generata automaticamente con il numero d'ordine. |
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Tracciamento |
Contatta manualmente il cliente e controlla il conto bancario. |
Il sistema invia promemoria e aggiorna lo stato del pagamento in tempo reale. |
Conclusione
Un approccio organizzato alla gestione degli ordini di acquisto SaaS può avere un impatto sulla supervisione finanziaria e sul flusso di lavoro degli acquisti. Avendo procedure chiare, utilizzando un sistema centralizzato e comprendendo la differenza tra un ordine di acquisto e una fattura, un'azienda può garantire che tutti gli acquisti di software siano accuratamente documentati. Questo approccio aiuta a semplificare la contabilità, a minimizzare lo sforzo amministrativo e a mantenere rapporti trasparenti con i fornitori.
FAQ
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Le grandi aziende utilizzano gli ordini d'acquisto (PO) per mantenere uno stretto controllo finanziario e fornire una traccia di audit chiara. Gli ordini d'acquisto fungono da autorizzazione formale interna alla spesa, in modo che tutti gli acquisti di software siano approvati, preventivati e documentati prima dell'attivazione di un servizio. Questo processo aiuta a prevenire spese non autorizzate e semplifica la riconciliazione delle fatture.
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Un ordine d'acquisto a copertura (BPO) è un accordo a lungo termine con un fornitore per acquisti ricorrenti in un periodo di tempo specificato. Per il SaaS, questo significa che un'azienda può pre-approvare una quantità definita di licenze o un limite di spesa specifico con un fornitore per un anno, semplificando il processo e riducendo al minimo il lavoro amministrativo per i rinnovi frequenti.
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Un ordine d'acquisto viene solitamente utilizzato quando la transazione riguarda un importo significativo di denaro, quando l'acquisto è ricorrente (come un abbonamento annuale) o quando le politiche interne dell'acquirente lo richiedono per la conformità e la definizione del budget. È una parte fondamentale del processo formale procure-to-pay per i clienti aziendali.
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Un ordine di acquisto (PO) è un documento creato dall'acquirente per autorizzare l'acquisto; definisce i dettagli della transazione, inclusi i prodotti o servizi, le quantità e l'impegno all'acquisto. Una fattura è un documento creato dal venditore dopo che il servizio è stato erogato. Richiede il pagamento per i beni o servizi elencati nell'ordine di acquisto.
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Questo ordine d'acquisto è un documento formale creato da un acquirente per autorizzare l'approvvigionamento di software come servizio. Dettaglia gli aspetti specifici della transazione, delineando il prodotto software, i prezzi, i termini di abbonamento e la quantità di licenze, agendo come impegno vincolante prima che il servizio venga fornito.
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Offrire ordini di acquisto a clienti di livello enterprise e grandi aziende che si affidano a processi di approvvigionamento formali viene fatto per soddisfare la domanda di questa funzionalità. Molte di queste aziende non possono completare una transazione senza un ordine di acquisto pre-approvato, quindi avere questa opzione rimuove un ostacolo importante alle vendite e consente di ottenere contratti più grandi e di maggior valore.
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L'utilizzo degli ordini di acquisto richiede la creazione di un processo standardizzato che includa la richiesta dell'ordine di acquisto, la verifica, l'approvazione e la riconciliazione con la fattura corrispondente. Il metodo abituale è un sistema centralizzato che tiene traccia di ogni ordine di acquisto, lo collega a un account cliente e automatizza la fatturazione e i pagamenti (ad esempio, PayPro Global).
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Aziende come PayPro Global gestiscono e automatizzano l'intero flusso di lavoro degli ordini di acquisto per le aziende SaaS e software. La piattaforma di PayPro Global consente ai clienti di inviare gli ordini di acquisto direttamente; automatizza la generazione di fatture con numeri di ordine di acquisto univoci e si occupa del processo di riconciliazione, semplificando le operazioni finanziarie e la conformità.
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Gli ordini di acquisto (PO) sono utili per le aziende SaaS perché formalizzano il processo di vendita per le transazioni aziendali di alto valore. Gli ordini di acquisto forniscono un impegno documentato da parte dell'acquirente, riducendo il rischio finanziario, migliorando le previsioni di cassa e semplificando la contabilità.
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