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Come gestire gli ordini di acquisto SaaS: una guida dettagliata

Pubblicato: 24 settembre 2025

Per gestire un ordine d'acquisto SaaS, un'azienda può implementare un sistema standardizzato per il tracciamento e l'approvazione degli acquisti di software. Un processo di ordine d'acquisto organizzato serve a garantire chiarezza tra acquirente e venditore, semplificare le operazioni finanziarie e mantenere una traccia di audit chiara. Questa guida illustra i passaggi per l'implementazione del sistema, dettagliando i probabili risultati e rispondendo alle domande più comuni per le aziende che gestiscono le proprie spese software.

Perché gli ordini d'acquisto dovrebbero essere un'opzione di metodo di pagamento?

Offrire ordini di acquisto (PO) come metodo di pagamento supporta le transazioni nelle grandi organizzazioni che utilizzano processi di approvvigionamento formali. Molte aziende, in particolare quelle in settori regolamentati, utilizzano un processo “procure-to-pay” che richiede un PO prima di poter autorizzare un pagamento. I tassi di adozione e il flusso di lavoro di approvvigionamento per alcuni clienti potrebbero essere influenzati da questa opzione.

 

Per ulteriori informazioni, consulta la nostra guida su accettare pagamenti SaaS B2B.

 

 

Metodologia: Valutare la propria strategia di gestione degli ordini di acquisto

 

Per gestire gli ordini di acquisto SaaS, prima di implementare un nuovo sistema, valutate le vostre esigenze e capacità attuali.

 

  • Qual è il nostro volume attuale di vendite alle imprese? Se una parte importante del vostro fatturato proviene da clienti B2B che richiedono ordini di acquisto, un sistema automatizzato completo è utile.
  • Quanto tempo amministrativo viene dedicato all'elaborazione manuale degli ordini di acquisto? Calcola le ore che i tuoi team finanziari e di vendita dedicano ad attività manuali come la generazione di ordini di acquisto, la riconciliazione dei pagamenti e il monitoraggio delle approvazioni. Queste informazioni aiuteranno a giustificare l'investimento in una soluzione automatizzata.
  • Qual è l'importo medio delle transazioni per le vendite basate su ordini di acquisto? Le transazioni di alto valore richiedono un processo di gestione più dettagliato e sicuro.
  • I nostri clienti target hanno requisiti specifici di conformità o reporting? Alcuni settori richiedono registrazioni finanziarie dettagliate che possano essere facilmente controllate.

 

In base a queste risposte, decidi se un processo semplice e manuale funziona o se è necessaria una soluzione automatizzata e integrata per scalare le tue operazioni in modo efficiente.

Passaggio 1

Standardizza la richiesta d'ordine d'acquisto

Crea un processo coerente per la ricezione e la gestione delle richieste d'ordine d'acquisto.

 

Modulo di richiesta: Crea un modulo o un modello digitale da utilizzare per il tuo team di vendita e per i clienti quando inviano richieste d'ordine d'acquisto. Questo modulo acquisirà tutte le informazioni necessarie, tra cui:

 

  • Nome dell'azienda cliente e informazioni di contatto
  • Informazioni sul fornitore (la tua azienda)
  • Numero d'ordine univoco (generato dal cliente)
  • Data di emissione
  • Dettagli delle voci (prodotto, numero di licenze, prezzo unitario)
  • Importo totale
  • Date di inizio e fine abbonamento
  • Termini di pagamento (es. 30 giorni data fattura)
Nota

Secondo un report dell'Aberdeen Group, le organizzazioni con processi di ordine d'acquisto (PO) automatizzati registrano un costo per ordine d'acquisto inferiore del 45% rispetto a quelle che utilizzano un processo manuale.

Checklist gratuita per la gestione degli ordini d'acquisto SaaS

Scopri come creare un ordine d'acquisto e semplificare il tuo processo di vendita SaaS B2B.

  • Segno di spunta

    Istruzioni per la gestione degli ordini d'acquisto (PO)

  • Segno di spunta

    Checklist per la riconciliazione delle fatture

  • Segno di spunta

    Suggerimenti per automatizzare il tuo flusso di lavoro

  • Segno di spunta

    Best practice per le vendite aziendali

  • Segno di spunta

    Errori comuni da evitare

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Fase 2

Implementare un sistema di gestione centralizzato

Il tracciamento manuale con fogli di calcolo è più soggetto a errori di inserimento dati o omissioni. Un sistema centralizzato è vantaggioso per la scalabilità e la precisione.

 

Utilizza una piattaforma di Procurement o di gestione dei pagamenti: Seleziona una piattaforma in grado di gestire l'intero ciclo di vita di un ordine di acquisto, dalla creazione alla riconciliazione dei pagamenti. Avrai bisogno di funzionalità come:

 

  • Generazione e numerazione automatiche degli ordini di acquisto.
  • Integrazione con il tuo software di Customer Relationship Management (CRM) e di contabilità.
  • Tracciamento in tempo reale dello stato degli ordini di acquisto.
  • Archiviazione sicura di tutti i documenti relativi agli ordini di acquisto.
  • Funzionalità di audit trail.
Come PayPro Global può essere d'aiuto

PayPro Global offre una piattaforma che supporta gli ordini di acquisto. I clienti Enterprise possono scegliere il metodo di pagamento con ordine di acquisto. Il sistema elabora automaticamente l'ordine di acquisto, genera una fattura con il corrispondente numero d'ordine e tiene traccia dello stato del pagamento. Ciò semplifica l'intero ciclo "procure-to-pay", riducendo lo sforzo manuale e gli errori.

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Fase 3

Integrazione con i vostri sistemi finanziari e di vendita

L'integrazione promuove l'accuratezza dei record e il flusso operativo.

 

Sistema PO: Collega la piattaforma di gestione PO scelta con i tuoi strumenti esistenti:

 

  • Un CRM (es. Salesforce) collega i dati PO all'account del cliente, fornendo al team di vendita informazioni sui dettagli delle transazioni.
  • Il software di contabilità (es. QuickBooks, Xero) fornisce la corrispondenza automatica delle fatture con gli ordini di acquisto, il che semplifica i processi di riconciliazione e la chiusura delle transazioni.
  • L'ERP (es. SAP) per le grandi imprese garantisce che tutti i dati finanziari e operativi siano coerenti.
Suggerimento

Un sistema ben integrato riduce i tempi di elaborazione delle fatture fino al 50%, perché i dati dell'ordine di acquisto popolano automaticamente la fattura.
Scopri di più sul SaaS gestione degli abbonamenti e global payments funzionalità.

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Fase 4

Automatizza il processo di fatturazione e pagamento

Una volta che un ordine di acquisto viene ricevuto e approvato, il sistema dovrebbe gestire automaticamente i passaggi successivi.

 

  • Attiva la generazione delle fatture: Il sistema PO dovrebbe generare automaticamente una fattura che include l'unico numero di PO. Ciò fornisce una registrazione per i team finanziari dell'acquirente e del venditore.
  • Imposta promemoria di pagamento: Il sistema dovrebbe inviare promemoria automatici al team contabilità fornitori del cliente con l'avvicinarsi della data di scadenza del pagamento.
  • Riconciliazione dei pagamenti: Quando il pagamento viene ricevuto, il sistema dovrebbe riconciliarlo automaticamente con la fattura e l'ordine di acquisto corrispondenti, etichettando la transazione come "Pagato".

 

Fase del processo

Azione manuale

Azione automatica

Richiesta

Ricevere l'ordine di acquisto via e-mail.

Il cliente invia l'ordine di acquisto tramite un portale dedicato.

Creazione

Inserire manualmente i dati in un foglio di calcolo.

Il sistema genera automaticamente un numero d'ordine e una registrazione.

Fatturazione

Crea manualmente una fattura nel software di contabilità.

La fattura viene generata automaticamente con il numero d'ordine.

Tracciamento

Contatta manualmente il cliente e controlla il conto bancario.

Il sistema invia promemoria e aggiorna lo stato del pagamento in tempo reale.

Conclusione

Un approccio organizzato alla gestione degli ordini di acquisto SaaS può avere un impatto sulla supervisione finanziaria e sul flusso di lavoro degli acquisti. Avendo procedure chiare, utilizzando un sistema centralizzato e comprendendo la differenza tra un ordine di acquisto e una fattura, un'azienda può garantire che tutti gli acquisti di software siano accuratamente documentati. Questo approccio aiuta a semplificare la contabilità, a minimizzare lo sforzo amministrativo e a mantenere rapporti trasparenti con i fornitori.

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