Come ottimizzare la tua spesa SaaS: Una guida passo-passo

Per ottimizzare la tua spesa SaaS, utilizza processi sistematici che migliorano la visibilità su l'utilizzo del software, massimizzare l'utilizzo delle licenze e ottimizzare l'approvvigionamento del cloud abbonamenti software.

Questa strategia risolve il problema di acquisizione SaaS decentralizzata, che spesso porta a shadow IT e a una significativa sottoutilizzazione delle licenze, influenzando potenzialmente il budget operativo.

Le osservazioni nel settore SaaS indicano che circa il 53% delle licenze all'interno delle organizzazioni restano sottoutilizzate, il che potrebbe influire sulla gestione dei costi.

Questa guida mostra la metodologia strutturata per gestire la spesa software e la sua relazione con il ritorno su ogni investimento in abbonamento. Per le startup che cercano indicazioni su prezzi e crescita, si considerino le risorse su vendere software online e approfondimenti specifici per un' startup.

Identifica sistematicamente ogni applicazione, il suo costo, e il suo responsabilità in tutta l'organizzazione. Questo passaggio deve considerare sia il software ufficialmente autorizzato sia l'IT ombra — applicazioni acquistate tramite carte di credito utilizzate per le spese o budget dipartimentali decentralizzati.

1. Centralizzare i Dati Finanziari: Esaminare attentamente tutte le fonti di dati transazionali, incluse le note spese, i registri dei fornitori e gli estratti conto delle carte di credito. Cercare nomi di fornitori ripetitivi (es. Notion, Asana, Pipedrive, ecc.) che indicano abbonamenti.
2. Comunicare con gli Stakeholder: Connettiti con i responsabili di dipartimento (Marketing, Vendite, Ingegneria) per comprendere gli strumenti che utilizzano e il loro valore aziendale percepito.
3. Crea un Registro di Inventario: Raccogli i dati in un unico registro patrimoniale standardizzato.

Identifica l'utilizzo effettivo di ogni applicazione per misurare gli sprechi. I dati di utilizzo sono la base per dimensionare correttamente le licenze e convalidare il ritorno sull'investimento dello strumento.

1. Consolida le Metriche di Utilizzo: Per le applicazioni chiave, utilizza la dashboard amministrativa del fornitore o le API per estrarre i dati sull'attività degli utenti. Prendi in considerazione gli Utenti attivi (utenti che hanno effettuato l'accesso o eseguito un'azione significativa negli ultimi 30 o 90 giorni). Il calcolo di metriche come  Utenti attivi giornalieri (DAU offrono grandi intuizioni.
2. Misura l'utilizzo: Confronta le licenze acquistate con il numero di utenti attivi. Il tasso di utilizzo delle licenze è Utenti attivi/Licenze acquistate.
3. Individua le Applicazioni a Basso Utilizzo: Determinare dove sono presenti applicazioni con tassi di utilizzo inferiori a una soglia stabilita, come il 50%. Ciò è probabilmente indicativo di shelfware (licenze acquistate ma non utilizzate).

Utilizza una metodologia strutturata e basata sui dati per decidere il futuro di ogni applicazione nel tuo inventario. Questo processo, noto come razionalizzazione delle applicazioni, mira a valutare ogni strumento per il suo valore strategico, la ridondanza e l'efficacia in termini di costi.

Le decisioni per ogni app dovrebbero essere basate sui dati raccolti nei Passaggi 1 (Costo, Valore Commerciale, Proprietario Tecnico) e 2 (Tasso di Utilizzo).

1. Mantenere (Conservare & Ottimizzare)

Azione: Mantieni l'applicazione. Criteri:

• • • Alta Utilizzazione: Il Tasso di Utilizzo della Licenza è costantemente alto (ad esempio, superiore al 75%).
    • Elevato Valore Aziendale: Lo strumento è parte integrante di una funzione aziendale fondamentale (ad esempio, un CRM primario, un ERP o un repository di codice).
    • Nessuna Ridondanza: La funzionalità è unica e non è duplicata da un altro strumento nello stack.

Ottimizzazione: Per le app mantenute, l'attenzione si sposta sul ridimensionamento delle licenze (Fase 4) e sulla negoziazione di condizioni migliori (Fase 5). È qui che gli sforzi sono diretti a influenzare il ROI di uno strumento potenzialmente vantaggioso.

2. Ritira (Annulla & Elimina)

Azione: Dovrebbe essere applicato il processo di annullamento dell'abbonamento e di disattivazione dell'utente. Criteri:

• • • Utilizzo scarso o nullo (Shelfware): Quando le licenze vengono acquistate ma non utilizzate attivamente, con accesso infrequente allo strumento.
    • Valore basso o obsoleto: L'applicazione non soddisfa più un'esigenza aziendale critica o è stata sostituita da uno strumento superiore.
    • Ridondanza ad Alto Costo e Basso Valore: Duplica la funzionalità principale di un'applicazione già approvata e ampiamente utilizzata (ad esempio, uno strumento di gestione progetti ad hoc quando l'azienda ha imposto una soluzione centralizzata).

3. Sostituire (Consolidare & Aggiornare)

Azione: Dismettere l'applicazione esistente e migrare gli utenti verso uno strumento nuovo, standardizzato o consolidato. Criteri:

• • • Duplicazione Funzionale: Si hanno due o più strumenti che svolgono la stessa funzione (ad esempio, l'utilizzo di due provider di cloud storage separati o due diverse piattaforme di comunicazione interna). L'obiettivo è consolidare su uno strumento standardizzato che miri ad alte prestazioni.
    • Considerazioni Costi/Benefici: I costi, la complessità o il set di funzionalità dello strumento esistente possono essere confrontati con un'alternativa più facilmente disponibile e potenzialmente più conveniente.
    • Fattori di Sicurezza/Conformità: Le caratteristiche di sicurezza e l'allineamento alla conformità dell'applicazione potrebbero essere fattori decisivi nella scelta di uno strumento che soddisfi i requisiti normativi necessari.

Ridurre attivamente il numero di licenze acquistate e declassare i livelli di abbonamento in base ai dati di utilizzo raccolti nel Passaggio 2.

1. De-provisionare gli Utenti Inattivi: Identificare tutti i dipendenti a cui è stata assegnata una licenza ma che non hanno effettuato l'accesso per 90 giorni. Avviare il processo di de-provisioning per questi utenti.
2. Declassare le licenze: Se un team sta pagando per un livello “Pro” o “Enterprise” ma utilizza solo funzionalità disponibili nel livello “Standard” o “Basic”, declassare l'abbonamento in base all'utilizzo effettivo. Scopri di più su come ottimizzare con Prezzi differenziati.
3. Implementare una politica di provisioning: Creare un processo automatizzato per disattivare automaticamente gli utenti dopo un periodo di inattività definito (ad esempio, 60 giorni).

Centralizzare gli acquisti di software e analizzare i dati di utilizzo può influenzare gli esiti delle negoziazioni durante i rinnovi.

1. Imporre l'Approvvazione Centrale: Istituire una politica che richieda l'approvazione da parte di un team finanziario o di approvvigionamento centrale per tutti i nuovi acquisti di software o i rinnovi di contratto che superano una soglia monetaria definita.
2. Iniziare le Negoziazioni in Anticipo: Avviare conversazioni di rinnovo almeno 90 giorni prima della data di scadenza del contratto. Ciò impedisce il rinnovo automatico e fornisce il tempo per ricercare alternative competitive (la tua BATNA—Migliore Alternativa a un Accordo Negoziato).
3. Utilizzare i Benchmark di Utilizzo: Usa il tuo tasso di utilizzo calcolato e i dati sugli strumenti ridondanti per richiedere prezzi migliori, sconti sulla durata del contratto o un numero ridotto di licenze. Negoziare da una posizione di forza basata sui dati può garantire un risparmio del 15-25% sui principali rinnovi contrattuali.
4. Condizioni Contrattuali Proattive: Richiedi uno sconto pluriennale (da due a tre anni) e negozia una clausola di diritto alla riduzione che ti consenta di diminuire il numero di postazioni durante la durata del contratto se il numero di utenti diminuisce.

Mantenere i miglioramenti nella spesa SaaS richiede processi e strumenti continui. Stabilire una funzione formale di Gestione SaaS che prevenga la spesa ricorrente e non gestita.

1. Avvisi di Rinnovo: Automatizzare gli avvisi per tutti i rinnovi dei contratti con 30, 60 e 90 giorni di anticipo.
2. Assegnare la Responsabilità delle App: Assegnare un responsabile funzionale e finanziario per ogni applicazione per garantire la responsabilità di utilizzo e costo.
3. Standardizzare la Selezione degli Strumenti: Utilizzate software approvati per le funzioni aziendali comuni (es. un unico CRM, un unico strumento di gestione progetti) per fermare lo shadow IT prima che inizi.