Che cos'è la SaaS Sales Tax? 

L'imposta sulle vendite SaaS è l'imposta applicata alle vendite di software come servizio (SaaS). Le aziende che vendono e distribuiscono software o servizi online sono soggette a questo tipo di imposta sulle vendite. A seconda della giurisdizione in cui avviene la vendita, la tassabilità del SaaS e le aliquote applicabili possono variare sostanzialmente.

Le aziende devono comprendere queste differenze per garantire il rispetto delle leggi fiscali ed evitare multe. La mancata osservanza delle leggi sull'imposta sulle vendite SaaS può comportare multe e sanzioni severe.

Lo stato specifico e le sue normative fiscali determineranno la risposta. La tassabilità del SaaS varia da stato a stato negli Stati Uniti. Il SaaS è tassato come proprietà personale tangibile in alcuni stati (come la California e il Texas), ma non in altri (come l'Oregon e il Delaware).

Ciò implica che le aziende che forniscono software come servizio (SaaS) in alcune aree potrebbero dover riscuotere e inviare l'imposta sulle vendite, mentre le aziende in altri stati potrebbero non doverlo fare. È possibile evitare multe e garantire la conformità conoscendo le specifiche normative fiscali del proprio stato. Per informazioni precise e aggiornate, è fondamentale parlare con un consulente fiscale o utilizzare le risorse ufficiali dello stato.

L'imposta sulle vendite SaaS è particolarmente difficile da gestire a causa di una serie di variabili interconnesse. Queste possono essere approssimativamente suddivise in due categorie principali: 

• la struttura frammentata dei sistemi di imposta sulle vendite
• il continuo sviluppo di leggi relative all'economia digitale. 

I prodotti SaaS sono soggetti a un mosaico di leggi fiscali, a differenza di molti articoli fisici che sono tassati in modo uniforme nelle varie giurisdizioni. Per quanto riguarda la tassabilità, le aliquote e le esenzioni, ogni stato e persino l'amministrazione locale stabilisce spesso le proprie normative. Le leggi relative al nexus variano notevolmente, aumentando la complessità. L'analisi di variabili come l'ubicazione dei vostri clienti, l'ubicazione di hosting dei vostri server e persino la presenza di personale in determinati stati potrebbe aiutarvi a identificare il vostro nexus. 

Le normative relative ai servizi digitali sono in continua evoluzione, il che aggiunge un ulteriore livello di complessità. Ciò significa che è necessaria un'attenzione costante e una conoscenza approfondita dell'attuale contesto normativo per rimanere aggiornati sulla legislazione di recente approvazione e modificare di conseguenza la propria strategia in materia di imposte sulle vendite. La situazione può essere aggravata dalle ambiguità che circondano la classificazione del software. Il software può essere tassato come bene personale tangibile, software come servizio (SaaS) o anche come servizio ai sensi di varie normative, a seconda delle sue caratteristiche e funzionalità. 

A causa di questa complessità intrinseca, può essere molto utile ottenere l'aiuto di un esperto consulente in materia di imposte sulle vendite o di un fornitore di software per garantire una conformità precisa.

La "soglia fiscale" nel SaaS si riferisce all'importo minimo di denaro che un'azienda deve guadagnare prima di essere obbligata a riscuotere e versare l'imposta sulle vendite sulle sue transazioni SaaS.

Da $0 a $100.000 di fatturato annuo, questi requisiti variano notevolmente da uno stato all'altro. Per evitare problemi e mantenere la conformità, le aziende SaaS devono essere consapevoli delle soglie fiscali. Per determinare quando superano la soglia fiscale in ciascuno stato in cui operano, le aziende SaaS devono monitorare attentamente le loro vendite e transazioni.

Nexus è il concetto che determina i luoghi specifici in cui la tua azienda SaaS deve riscuotere e versare l'imposta sulle vendite. La presenza o il collegamento di un'azienda all'interno di uno stato viene definito "nexus", che in genere assume la forma di legami finanziari o fisici.

Mentre il nexus economico può includere il superamento di un livello specifico di entrate o transazioni all'interno di uno stato, il nexus fisico può comportare la presenza di personale, un ufficio o un inventario in uno stato. 

Il primo passo per la conformità all'imposta sulle vendite è determinare in quali stati è necessario registrarsi. Questo dipende dal tuo modello di business e dagli stati in cui hai clienti o altre attività che creano un nesso per l'imposta sulle vendite.

Una volta identificati gli stati in cui è necessaria la registrazione, puoi trovare la domanda di registrazione per l'imposta sulle vendite sul sito web del Department of Revenue di ciascuno stato.

L'applicazione in genere richiede informazioni aziendali chiave, tra cui:

• Il tuo numero di identificazione fiscale federale (EIN)

• Nome e indirizzo legale dell'azienda

• I tipi di prodotti o servizi che vendi

• Gli stati in cui operi o hai clienti

Dopo aver inviato la domanda, lo stato esaminerà le tue informazioni e, se approvata, emetterà un'autorizzazione per l'imposta sulle vendite. Una volta ottenuta l'autorizzazione, sei responsabile di:

• Riscuotere l'imposta sulle vendite sulle transazioni imponibili in quello stato

• Presentare regolarmente le dichiarazioni dei redditi per l'imposta sulle vendite

• Versare l'imposta riscossa allo stato entro le scadenze richieste

Ecco cinque passaggi da ricordare:

• Trova la posizione del cliente: Trovare la posizione del cliente è il primo passo nel calcolo dell'imposta sulle vendite. Devi accertare lo stato, la contea e la città del cliente.
• Esamina le aliquote fiscali pertinenti: Dopo aver individuato la posizione del cliente, devi cercare le aliquote d'imposta sulle vendite pertinenti. Lo stato, la contea e la città in cui risiede il cliente possono influire su questi addebiti. Puoi trovare queste informazioni su un motore di ricerca specifico per le tasse o sul sito web del Department of Revenue dello stato.
• Moltiplica il prezzo di vendita per l'aliquota fiscale: Dopo aver stabilito le aliquote fiscali, puoi calcolare l'imposta sulle vendite moltiplicando l'aliquota applicabile per l'intero importo della vendita. 
• Attenzione a commissioni e tasse aggiuntive: In alcuni stati, potresti dover addebitare anche commissioni e tasse aggiuntive, come le imposte sulle vendite locali. È essenziale ricercare tutte le tasse e le commissioni applicabili nella posizione del cliente per garantire la conformità.
• Fai attenzione a tasse e commissioni extra: In alcuni stati, potresti anche imporre tasse e commissioni aggiuntive, come le imposte sulle vendite locali. Per assicurarti di essere in compliance, è fondamentale esaminare tutte le tasse e le imposte pertinenti nella regione del cliente. 

Gli stati differiscono nella frequenza di presentazione delle dichiarazioni delle imposte sulle vendite. La frequenza con cui devi presentarle dipenderà dal tuo stato e di solito puoi trovare queste informazioni sul sito web o sul portale dei contribuenti del Dipartimento delle Entrate del tuo stato. Il tipo di attività, il volume totale delle vendite e le leggi statali influiscono sulla frequenza con cui archivi le imposte sulle vendite. 

Mentre alcune giurisdizioni richiedono semplicemente documenti trimestrali o addirittura annuali, altri richiedono invii mensili. Se non si ha chiarezza sulla frequenza di presentazione nel proprio stato, è possibile chiedere chiarimenti a un esperto fiscale o a un commercialista. 

Per evitare sanzioni e costi di interesse, è necessario rispettare le date di presentazione stabilite dal proprio stato.Lavorare con una soluzione MOR può semplificare il processo, consentendoti di concentrarti sulle tue attività commerciali principali. 

Le aziende SaaS rischiano pesanti sanzioni per la mancata conformità alla legislazione sulle imposte sulle vendite. Esempi di queste sanzioni includono imposte arretrate, commissioni, interessi e potenziali conseguenze legali. Le imposte non pagate accumulate nel tempo sono note come imposte arretrate.

Il governo impone commissioni come costi aggiuntivi per la presentazione o il pagamento in ritardo delle imposte. Gli interessi sono una sanzione che può accumularsi rapidamente sulle imposte arretrate non pagate. In circostanze estreme, la non conformità può anche comportare azioni legali, comprese multe e detenzione.

Pertanto, per evitare queste costose ripercussioni, le aziende SaaS devono rimanere consapevoli e aderire alla legislazione sulle imposte sulle vendite. 

Negli Stati Uniti, i beni e i servizi software sono in genere soggetti a imposte sulle vendite e sull'uso, poiché sono considerati proprietà personali tangibili. Ciò implica che, a meno che il consumatore non sia esente, l'imposta sulle vendite viene normalmente applicata a qualsiasi vendita o locazione di software a un cliente all'interno di uno stato.

Questa classificazione è stata fatta perché il software è visto come un “bene” che viene consegnato dal venditore all'acquirente, piuttosto che un servizio che viene prestato nel tempo. Questo vale anche se il software è accessibile via cloud o viene fornito elettronicamente. 

Ai fini fiscali, i seguenti esempi di software potrebbero essere considerati prodotti: 

• Programmi software pre-confezionati, come Adobe Photoshop o Microsoft Office 
• Software personalizzato creato per un particolare cliente
• Abbonamenti per il software-as-a-service (SaaS), in cui gli utenti pagano un canone periodico per accedere al programma.