Che cos'è la Gestione dei Diritti SaaS?

La gestione degli entitlement SaaS è uno strumento che chiarisce la relazione tra l'acquisto di un cliente e ciò che quest'ultimo effettivamente può utilizzare. Può essere paragonato a un “maestro delle chiavi” digitale in quanto tiene traccia di quali componenti, licenze o limiti di dati sono abilitati per ogni account, in conformità con il contratto. Queste autorizzazioni sono gestite centralmente dal sistema, il che può supportare la verifica da parte dell'azienda dell'aderenza dell'erogazione del servizio agli accordi e alle transazioni.

Funzionalità chiave e le loro applicazioni pratiche:

•   Commutazione Granulare delle Funzionalità: Funzionalità che consente di attivare o disattivare una funzionalità software senza alterare il codice.
•   Provisioning Automatico: Un servizio diventa accessibile a seguito del pagamento o della firma del contratto.
•   Tracciamento dell'Utilizzo: Verifica del consumo in tempo reale, come lo spazio di archiviazione dati e il numero di utenti.
•   Gestione del Ciclo di Vita: Gestire le modifiche ai diritti durante rinnovi, upgrade o cancellazioni.

La gestione delle licenze e la gestione dei diritti sono due concetti strettamente correlati, ma si concentrano su aspetti diversi del ciclo di vita del software. La gestione delle licenze esamina principalmente il “cosa” in termini di diritti di licenza concessi nell'accordo legale. Al contrario, la gestione dei diritti è il “come”, ovvero che i diritti siano tecnicamente applicati quando il software è operativo.

Un sistema centralizzato di gestione dei diritti può fungere da punto di riferimento condiviso per i vari reparti. Questo riferimento effettivo può influenzare il modo in cui il metodo manuale viene riscritto; ciò comporta molte stime nella gestione di migliaia di autorizzazioni dei clienti.

•   Protezione delle Entrate: Affronta la potenziale perdita di entrate derivante dall'uso improprio delle funzionalità.
•   Efficienza operativa: Le disposizioni automatizzate potrebbero influenzare l'allocazione del tempo del personale per i team di ingegneria e supporto.
•   Agilità del Mercato: I team di prodotto possono utilizzare l'agilità del mercato per valutare nuovi modelli di prezzo o configurazioni di funzionalità impiegando un meccanismo di attivazione di base.
•   Conformità e Visibilità: Mantenere i registri dei dettagli di accesso può essere rilevante per la conformità SOC2 o GDPR.

Per progettare una politica di entitlement di successo, è essenziale essere un passo avanti sia in termini di logica tecnica che commerciale. Per ottimizzare la funzionalità di questi sistemi, considera questi suggerimenti pratici:

•   Standardizzazione dei Bundle: Ridurre il catalogo prodotti a un numero limitato di offerte può semplificare la gestione rispetto a una struttura più complessa.
•   Separare la Logica dal Codice: È meglio avere un livello di gestione separato per contenere le regole di autorizzazione piuttosto che implementarle direttamente nel programma.
•   Effettuare audit regolarmente: Dovresti effettuare audit almeno ogni tre mesi per verificare se le funzionalità utilizzate sono allineate con il reddito generato.
•   Dare priorità alle notifiche utente: Un'opportunità di upsell può essere creata quando l'utente viene automaticamente informato del raggiungimento di un limite tramite notifica.

Quando si effettuano confronti, è fondamentale considerare la struttura e la complessità dei tuoi piani tariffari, il tuo attuale debito tecnico e la crescita che prevedi per i prossimi tre anni.

Perché le organizzazioni possano prosperare nel lungo periodo, una delle loro priorità primarie dovrebbe essere la gestione dei diritti come funzione aziendale fondamentale. Essa rappresenta sia una considerazione tecnica che un potenziale fattore di business.

•   Consolidare le informazioni: Il vostro CRM, sistema di fatturazione, e gli entitlement dovrebbero essere perfettamente armonizzati per prevenire i silos di dati.
•   Rendete la vostra infrastruttura scalabile: Scegliete una piattaforma in grado di elaborare numerose API richieste senza deteriorare le prestazioni dell'applicazione.
•   Offrite Self-Service: Fornire funzionalità self-service, come un portale per aumentare i posti o eseguire gli upgrade, può influire sul numero di personale amministrativo necessario per gestire tali attività.

Una delle decisioni che influenzerà radicalmente la tua traiettoria è se vuoi costruire il tuo sistema o ottenerne uno da una terza parte. Creare un prodotto sviluppato internamente ti dà il controllo totale e una personalizzazione completa, ma potresti ritrovarti con una fase di manutenzione molto costosa man mano che il prodotto matura. L'acquisizione di una piattaforma dedicata può portare a un time-to-market più rapido e, sebbene queste piattaforme spesso incorporino pratiche comuni, gli sforzi di integrazione rimangono necessari.

Punto da considerare:

1. La gestione dei diritti è una delle competenze principali dei nostri ingegneri?
2. Siamo in grado di supportare un sistema personalizzato quando ci espandiamo a livello globale?
3. La complessità del modello di pricing del nostro prodotto rende necessario l'uso di uno strumento esterno specializzato?

Alcuni altri aspetti da considerare:

•   La transizione dei sistemi interni allo stato di legacy è un processo tipico.
•   Effettua un'analisi dei costi confrontando le spese di personale a lungo termine con i costi di abbonamento annuali.
•   Quando si considera la complessa “a consumo” fatturazione, i prodotti di terze parti e gli script creati internamente possono variare nel livello di supporto che offrono.