Co to jest umowa DPA w SaaS?

Umowa o Przetwarzaniu Danych (DPA) dla SaaS to prawnie wiążąca umowa między dostawcą oprogramowania a klientem, która reguluje sposób postępowania z danymi osobowymi. Służy jako wymagany dokument zgodności dla przepisów dotyczących prywatności, takich jak RODO, wskazując, że przetwarzanie danych jest zgodne z protokołami bezpieczeństwa, normami etycznymi i specyfikacjami klienta.

Aby zachować zgodność z zasadą “Privacy by Design”, firmy potrzebują DPA jako ram prawnych dla kwestii outsourcingu danych. Obecność lub brak podpisanej umowy dotyczącej praktyk udostępniania danych firmy z zewnętrznym dostawcą usług chmurowych może być powiązany z zapytaniami prawnymi, kontrolami regulacyjnymi lub incydentami ujawnienia danych.

Wdrożenie DPA może wiązać się z kilkoma skutkami:

•   Legalna zgodność poprzez tę umowę jest głównym czynnikiem dla art. 28 RODO i innych międzynarodowych regulacji.
•   Redukcja ryzyka i określona odpowiedzialność za wycieki danych są ustanowione.
•   Usprawnienia bezpieczeństwa wynikają z wymagania od dostawcy wdrożenia środków technicznych, takich jak szyfrowanie i uwierzytelnianie wieloskładnikowe, które przewyższają wymogi regulacyjne.
•   Przejrzystość środków ochrony może wpływać na zaufanie klientów.

Sporządzenie DPA jest wymogiem prawnym, gdy Administrator Danych (strona, która pierwotnie gromadzi dane) decyduje się powierzyć przetwarzanie danych osobowych Podmiotowi Przetwarzającemu Dane (tj. dostawcy SaaS). Na przykład, jeśli Twoje narzędzie cyfrowe przetwarza adresy e-mail, adresy IP, imiona i nazwiska lub dane dotyczące zdrowia użytkowników zamieszkujących w chronionych jurysdykcjach, umowa o przetwarzanie danych stanowi kluczową podstawę prawną dla Twojej relacji umownej.

Nie potrzebujesz DPA, gdy:

•   Przetwarzasz całkowicie zanonimizowane dane, których nie można powiązać z żadną osobą.
•   Są to ściśle dane biznesowe, niezawierające elementów danych osobowych.
•   Oba podmioty działają jako niezależni administratorzy, a nie w ramach modelu administrator-podmiot przetwarzający.

DPA to opis równowagi sił umownych między dwiema odrębnymi stronami, mający na celu precyzyjne określenie odpowiedzialności.

•   Administrator Danych (Klient): Pełni funkcję właściciela danych. Inicjuje proces i odgrywa kluczową rolę w “łańcuchu odpowiedzialności” za pozyskiwanie zgód użytkowników.
•   Podmiot Przetwarzający (Dostawca SaaS): Ma ograniczone prawa do danych, działając wyłącznie w imieniu administratora. Do jego obowiązków należy wdrożenie odpowiednich środków bezpieczeństwa, terminowe powiadomienia o naruszeniach, oraz wsparcie w realizacji “prawa do bycia zapomnianym” użytkowników.

Zgodnie z nowoczesnymi przepisami o ochronie prywatności, aby DPA (Umowa Przetwarzania Danych) została uznana za prawnie ważną, musi zawierać określony zestaw klauzul. Klauzule te stanowią “zasady współpracy” przez cały okres subskrypcji oprogramowania.

Tak, DPA jest bezpośrednim wymogiem dla SaaS, ponieważ model chmurowy zasadniczo polega na tym, że dostawca „przetwarza” dane przesyłane przez klienta. Częstym błędnym przekonaniem jest, że DPA jest tym samym co zarządzanie plikami cookie, ale dotyczą one odrębnych kwestii.

Podczas gdy baner zgody na pliki cookie ma na celu uzyskanie zgody odwiedzającego stronę internetową na śledzenie go, DPA działa po udzieleniu tej zgody; zarządza bezpieczeństwem danych zebranych za pomocą plików cookie, gdy dane są przechowywane na serwerach dostawcy SaaS.