Cos'è un Accordo DPA nel SaaS?

Un Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA) SaaS è un contratto legalmente vincolante tra un fornitore di software e un cliente che disciplina il trattamento dei dati personali. Serve come documento di conformità obbligatorio per le leggi sulla privacy come il GDPR, indicando che il trattamento dei dati è conforme ai protocolli di sicurezza, agli standard etici e alle specifiche del cliente.

Per conformarsi al principio “Privacy by Design”, le aziende necessitano di un DPA come quadro giuridico per le considerazioni sull'esternalizzazione dei dati. La presenza o l'assenza di un accordo firmato in merito alle pratiche di condivisione dei dati di un'azienda con un fornitore di servizi cloud di terze parti può essere collegata a indagini legali, revisioni normative o eventi di rilascio di dati.

L'implementazione di un DPA può essere associata a diversi esiti:

•   La conformità legittima tramite questo contratto è il fattore principale per l'Articolo 28 del GDPR e altre normative internazionali.
•   La riduzione del rischio e la responsabilità definita per le fughe di dati sono stabilite.
•   I miglioramenti della sicurezza derivano dalla richiesta al fornitore di implementare misure tecniche, come la crittografia e l'autenticazione a più fattori, che superano i requisiti normativi.
•   La trasparenza nelle misure di protezione può influenzare la fiducia dei clienti.

È un requisito legale redigere un DPA quando un Titolare del Trattamento (la parte che raccoglie originariamente i dati) decide di incaricare un Responsabile del Trattamento (ovvero, un fornitore SaaS) per la gestione dei dati personali. Ad esempio, se il tuo strumento digitale gestisce e-mail, IP, nome o cartelle cliniche di utenti residenti in giurisdizioni protette, un accordo sul trattamento dei dati costituisce una base legale fondamentale per la tua relazione contrattuale.

Non è necessario un DPA quando:

•   State elaborando dati completamente anonimizzati, che non possono essere ricondotti a nessun individuo.
•   Si tratta strettamente di dati aziendali senza alcun elemento di dato personale.
•   Entrambe le entità agiscono come titolari del trattamento indipendenti, non come un quadro titolare-responsabile del trattamento.

Il DPA è una descrizione dell'equilibrio di potere contrattuale tra due parti distinte, con l'obiettivo di individuare le responsabilità.

•   Titolare del Trattamento (Cliente): Detiene la posizione di proprietario dei dati. Avvia il processo e svolge un ruolo fondamentale nella “catena di responsabilità” dell'acquisizione del consenso dell'utente.
•   Responsabile del Trattamento (Fornitore SaaS): Ha diritti limitati sui dati, agendo esclusivamente per conto del titolare. I suoi compiti comprendono l'implementazione di misure di sicurezza appropriate, la tempestiva notifiche di violazione, e il supporto nel “diritto all'oblio” degli utenti.

Secondo​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ le moderne normative sulla privacy, affinché un DPA (Accordo sul Trattamento dei Dati) sia considerato legalmente valido, deve contenere un insieme definito di clausole. Queste clausole rappresentano le “regole d'ingaggio” per tutta la durata del periodo di abbonamento al software.

Sì, un DPA è un requisito diretto per il SaaS in quanto il modello cloud implica fondamentalmente che il fornitore “elabora” i dati caricati dal cliente. Un errore comune è pensare che un DPA sia la stessa cosa della gestione dei cookie, ma affrontano questioni separate.

Mentre un banner di consenso ai cookie è destinato a ottenere il permesso di un visitatore del sito web di tracciarlo, un DPA funziona dopo che tale permesso è stato concesso; gestisce la sicurezza dei dati raccolti tramite cookie una volta che i dati sono archiviati sui server di un fornitore SaaS.