Czym jest audyt zgodności?

Audyt zgodności to systematyczne badanie i ocena przestrzegania przez organizację przepisów prawa, regulacji, polityk i procedur. Jego celem jest ustalenie, czy organizacja spełnia podstawowe standardy i obowiązki, służąc jako ważne zabezpieczenie etycznych i legalnych działań.

Audyty wewnętrzne koncentrują się na efektywności operacyjnej i zarządzaniu ryzykiem, natomiast audyty zgodności koncentrują się na zgodności z zewnętrznymi wymogami. Niezależni audytorzy odgrywają kluczową rolę w przeprowadzaniu tych audytów i wydawaniu bezstronnych opinii, zwiększając tym samym wiarygodność i rzetelność oceny.

1. Audyty zgodności są kluczowe, ponieważ zapewniają, że organizacja przestrzega obowiązujących przepisów prawa, regulacji, zasad i procedur.
2. To zobowiązanie sprzyja odpowiedzialności, dobremu zarządzaniu i otwartości, a także identyfikowaniu luk, łagodzeniu ryzyka i budowaniu zaufania interesariuszy, co pomaga w ochronie reputacji organizacji.
3. Audyty zgodności są szczególnie ważne w firmach podlegających ścisłym regulacjom, aby zapewnić zgodność z przepisami i zapobiec karom. 

Audyty zgodności przynoszą firmom wiele korzyści, w szczególności metodyczną ocenę przestrzegania obowiązujących przepisów, regulacji i wewnętrznych zasad.

Audyty te pomagają wykryć potencjalne ryzyka i słabości w procesach, zwiększyć efektywność operacyjną, przygotować firmę do kontroli zewnętrznych, zmniejszyć narażenie na ryzyko, utrzymać dobrą reputację i wspierać kulturę zgodności w całej firmie.

Regularne audyty zgodności są niezbędne dla utrzymania długoterminowego zdrowia organizacji i demonstracji zaangażowania w etyczne i odpowiedzialne praktyki biznesowe. 

Audyt zgodności obejmuje: 

• Audyt zgodności rozpoczyna się od dokładnego zbadania zasad, procedur, operacji i dokumentacji organizacji.  
• Audyt obejmuje przeglądy przeprowadzane zarówno wewnętrznie, jak i czasami przez podmioty zewnętrzne, aby zapewnić obiektywizm i dogłębną perspektywę.  
• Ocena przygotowań do zapewnienia zgodności jest kluczowa i obejmuje przegląd polityk bezpieczeństwa, procesów zarządzania ryzykiem i kontroli dostępu użytkowników.  Na przykład audytor może analizować rejestry dostępu użytkowników, aby upewnić się, że przestrzegana jest zasada najmniejszych uprawnień, co gwarantuje, że pracownicy mają dostęp tylko do danych i systemów niezbędnych do wykonywania ich zadań.  
• Aby pomyślnie przejść audyt zgodności, należy konsekwentnie przestrzegać określonych standardów i prowadzić szczegółową dokumentację w celu wykazania swoich działań w zakresie zgodności.

Oto kroki procesu: 

1. Pierwszym krokiem jest planowanie i określenie zakresu, co ustala cele, zakres i kryteria audytu.  
2. Następnie przeprowadź ocenę ryzyka, aby zidentyfikować obszary o najwyższym ryzyku niezgodności. 
3. Na koniec udokumentuj wszystkie ustalenia, zaprezentuj wyniki i opracuj plan działania w celu rozwiązania zidentyfikowanych problemów.  Na przykład w placówce opieki zdrowotnej może to obejmować porównanie protokołów postępowania z danymi pacjentów z przepisami HIPAA, gdzie pielęgniarki i pracownicy IT odgrywają kluczową rolę w zapewnianiu dostępu i wyjaśnianiu systemów. 

Przygotowując się do audytu zgodności SaaS, musisz:

1. Pierwszym krokiem w tworzeniu planu audytu jest zrozumienie zakresu audytu i zidentyfikowanie przepisów, standardów i wewnętrznych polityk podlegających audytowi. 
2. Następnie upewnij się, że wszystkie istotne dokumenty, w tym polityki, procedury, zapisy i raporty, są uporządkowane, dobrze zorganizowane i łatwo dostępne. Konieczne jest jasne zrozumienie procesów, przepływów pracy organizacji oraz uwzględnienie wszystkich kontroli wymaganych do zapewnienia zgodności.

Jeśli audyt obejmuje dane osobowe, na przykład, powinny istnieć dowody zgody, umowy o przetwarzanie i środki bezpieczeństwa mające na celu ochronę tych informacji.

Audyt zgodności SaaS ocenia przestrzeganie przez organizację licznych przepisów, wytycznych i wewnętrznych zasad. Kategorie te często obejmują ochronę danych, która zapewnia, że dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami takimi jak RODO lub CCPA. 

Bezpieczeństwo sieci jest również priorytetem, a środki bezpieczeństwa chronią newralgiczne dane przed cyberzagrożeniami i nieautoryzowanym dostępem. Ponadto audyty uwzględniają przepisy specyficzne dla branży, dostosowując się do specjalnych potrzeb branż takich jak finanse (np. SOX) i opieka zdrowotna (np. HIPAA).

Audyty zgodności są przeprowadzane przez różnych specjalistów, w tym audytorów wewnętrznych i zewnętrznych, a także organizacje regulacyjne. Audytorzy wewnętrzni to pracownicy audytowanej organizacji, którzy oceniają zgodność z wewnętrznymi politykami i procedurami. 

Zewnętrzni audytorzy to niezależne firmy lub osoby, które zapewniają obiektywną ocenę zgodności z zewnętrznymi zasadami i przepisami. 

Organy regulacyjne, takie jak SEC lub EPA, mogą również przeprowadzać audyty, aby upewnić się, że firmy przestrzegają przepisów branżowych.

Przyszłe audyty zgodności będą w dużym stopniu oparte na technologii, wykorzystując AI, uczenie maszynowe, i analitykę danych do ciągłego monitorowania, przewidywania ryzyka i automatycznego raportowania. 

Nastąpi zwiększone skupienie na:

• Zgodność z ESG (środowisko, społeczeństwo i ład korporacyjny)
• Cyberbezpieczeństwo
• Zgodność z przepisami dotyczącymi sztucznej inteligencji, wymagająca od audytorów rozwijania zaawansowanych umiejętności technicznych i analitycznych.