Co to jest SaaS Calendar Billing?

Kalendarzowy model rozliczeniowy to typ „cyklicznych przychodów”, w którym firma nalicza opłaty wszystkim swoim klientom w tym samym dniu rozliczeniowym, niezależnie od tego, kiedy każdy z nich się zarejestrował. Wydaje się, że wpływa to na prognozę przepływów pieniężnych dla zespołu finansowego i procesy związane z należnościami.

Mechanizm generowania przychodów w tym modelu opiera się na synchronizacji i przejrzystości. Kluczowe cechy to:

• Ta Sama Data Rozliczeniowa: Wszyscy klienci otrzymują fakturę tego samego dnia.
• Automatyczne Rozliczanie Proporcjonalne: System oblicza kwotę do naliczenia za dni “luki” między rejestracją a pierwszą datą rozliczenia.
• Fakturowanie: Klienci z wieloma miejscami (licencjami) lub dodatkami zazwyczaj otrzymują jedną, skonsolidowaną fakturę..
• Płatności wsadowe: Bramki płatnicze przetwarzają transakcje w dużych partiach o zaplanowanych godzinach.

Podczas gdy rozliczanie kalendarzowe ustala jedną uniwersalną datę dla wszystkich klientów, rozliczanie rocznicowe jest jego dokładnym przeciwieństwem; każdy klient jest rozliczany dokładnie w dniu, w którym pierwotnie subskrybował usługę. Dlatego też, jeśli Użytkownik A rozpoczyna 12 czerwca, a Użytkownik B 23 czerwca, będą oni rozliczani odpowiednio w tych datach każdego miesiąca.

•   Rozliczanie rocznicowe, w przeciwieństwie do rozliczania kalendarzowego, zazwyczaj nie skutkuje stałym dniem rozliczeniowym. Zamiast tego generuje ciągły strumień pojedynczych transakcji.
•   Proporcjonalne rozliczanie kalendarzowe to “konieczność” dla pierwszego niepełnego miesiąca; proporcjonalne rozliczanie rocznicowe zazwyczaj nie stanowi problemu.
•   Konsolidacja faktur w jedną partię może wiązać się z innym obciążeniem pracą księgową niż przetwarzanie licznych faktur o różnych datach.

Zdolność działu finansowego do poświęcenia określonego okresu na rozwiązywanie problemów z nieudanymi płatnościami może być uzależniona od prowadzenia standardowego cyklu rozliczeniowego z jednoczesnym generowaniem faktur. Alternatywnie, konieczne może być wdrożenie procesów odzyskiwania płatności, potencjalnie wymagających regularnego monitorowania przez dział finansowy przez cały rok.

•   Uzgadnia przychody ze standardowym miesiącem kalendarzowym.
•   Stosowanie spójnej daty rozliczeniowej „Rozliczane 1. dnia każdego miesiąca” na wszystkich fakturach, zamiast zmiennych dat, może wpłynąć na liczbę zapytań dotyczących cyklu płatności kierowanych do zespołu sprzedaży.
•   Występowanie rozliczeń jako pojedynczego zdarzenia może korelować z mniejszą liczbą punktów styku administracyjnych i możliwym wpływem na koszty ogólne.

Pierwszym krokiem jest ocena odejścia od planu opartego na dacie rocznicowej; konieczny może być wybór kotwicy opartej na kalendarzu. Kotwica kalendarzowa to dzień miesiąca (np. 1.), w którym cykl rozliczeniowy rozpoczyna się ponownie. Potrzebny będzie również system fakturowania, taki jak Stripe, Chargebee lub Recurly, który może obsługiwać konfigurację “Billing Cycle Anchor”.

1. Wybierz Datę Kotwicy: Z jakim dniem miesiąca pokrywa się cykl rozliczeniowy Twojego typowego klienta?
2. Skonfiguruj Logikę Proporcjonalnego Rozliczania: Czy naliczysz proporcjonalne opłaty klientom z góry, czy poczekasz na pierwszy pełny cykl?
3. Modyfikacja Warunków Świadczenia Usług: Klienci powinni zostać poinformowani o tej zmianie, aby uniknąć potencjalnego zamieszania związanego z rozbieżnościami na fakturach.
4. Zintegruj się z Księgą Główną: Upewnij się, że Twój system ERP jest skonfigurowany do obsługi masowego przesyłania danych w dacie kotwicznej.

Fakturowanie kalendarzowe to nie tylko prosta metoda rozliczeniowa; znacząco zmienia ono inne procesy finansowe.

•       Proporcjonalne rozliczanie: Ponieważ większość klientów nie zostaje subskrybentami pierwszego dnia miesiąca, oprogramowanie powinno naliczać dzienną cenę i obciążać rachunek tylko za dni, w których klient jest aktywny w pierwszym miesiącu.
•       Windykacja: Wskaźniki odrzuceń płatności w procesie windykacji mogą być kształtowane przez wybrane podejście do przetwarzania płatności. Ta wiedza może wpłynąć na skuteczność działań następczych zespołu obsługi klienta.
•     Uznanie przychodu: Zgodnie z regulacje ASC 606, firmy powinny raportować przychody w miarę ich uzyskiwania. Rozliczenia kalendarzowe wskazują, że czas trwania usługi i okres sprawozdawczości finansowej pokrywają się.

Chociaż rozliczenia kalendarzowe mogą być korzystne, jednym z aspektów do rozważenia jest potencjał awarii technicznych procesor płatności które mogą wpłynąć na miesięczny dochód w okresach rozliczeniowych.

•   Napływ zapytań dotyczących rozliczeń do przedstawicieli obsługi klienta może się różnić, z potencjalnymi koncentracjami w określonych terminach.
•   Wymaga to bardzo potężnego systemu API aby obsłużyć 100 000 transakcji rozliczeniowych w ciągu godziny, podczas gdy wykonanie tego samego w ciągu 30 dni jest mniej wymagające.
•   Dopasowanie dat płatności do dat wypłat wynagrodzeń zostało zidentyfikowane jako potencjalny obszar zainteresowania dla niektórych klientów, choć funkcja nie jest obecnie zaimplementowana.