Como Gerenciar Ordens de Compra SaaS: Um Guia Passo a Passo
Para gerenciar um pedido de compra SaaS, uma empresa pode implementar um sistema padronizado para rastrear e aprovar compras de software. Um processo de pedido de compra organizado é utilizado para garantir clareza entre comprador e fornecedor, otimizar as operações financeiras e manter um histórico de auditoria claro. Este guia descreve as etapas para implementar o sistema, detalhando os resultados prováveis e abordando as dúvidas comuns das empresas que gerenciam suas despesas com software.
Por que os Pedidos de Compra deveriam ser uma opção de método de pagamento?
Oferecer ordens de compra (OC) como método de pagamento apoia transações em grandes organizações que utilizam processos formais de aquisição. Muitas empresas, especialmente as de setores regulamentados, utilizam um processo de “procure-to-pay” que exige uma OC antes de poderem autorizar um pagamento. As taxas de adesão e o fluxo de trabalho de aquisição para clientes selecionados podem ser influenciados por esta opção.
Para mais informações, consulte o nosso guia sobre aceitação de pagamentos B2B SaaS.
Metodologia: Avaliação da sua estratégia de gestão de POs
Para gerir os pedidos de compra de SaaS, primeiro avalie as suas necessidades e capacidades atuais antes de implementar um novo sistema.
- Qual é o nosso volume atual de vendas empresariais? Se grande parte da sua receita vier de clientes B2B que exigem POs, um sistema automatizado abrangente é útil.
- Quanto tempo administrativo é gasto no processamento manual de POs? Calcule as horas que as suas equipes de finanças e vendas gastam em tarefas manuais, como gerar POs, reconciliar pagamentos e acompanhar aprovações. Esta informação ajudará a justificar o investimento numa solução automatizada.
- Qual é o valor médio da transação para vendas baseadas em PO? Transações de alto valor exigem um processo de gestão mais detalhado e seguro.
- Os nossos clientes-alvo têm requisitos específicos de conformidade ou de relatórios? Alguns setores exigem registos financeiros detalhados que possam ser facilmente auditados.
Com base nestas respostas, decida se um processo simples e manual funciona ou se é necessária uma solução automatizada e integrada para escalar as suas operações de forma eficiente.
Padronize a Solicitação de Ordem de Compra
Crie um processo consistente para receber e gerir solicitações de ordem de compra.
Formulário de Solicitação: Crie um formulário ou modelo digital para a sua equipa de vendas e clientes utilizarem ao submeterem solicitações de ordem de compra. Este formulário irá recolher todas as informações necessárias, incluindo:
- Nome da Empresa do Cliente e Informações de Contacto
- Informações do Vendedor (Sua Empresa)
- Número Único da Ordem de Compra (gerado pelo cliente)
- Data de Emissão
- Itens de Linha Detalhados (produto, número de licenças, preço unitário)
- Valor Total
- Datas de Início e Fim da Assinatura
- Termos de Pagamento (p. ex., Net 30)
Um cliente pretende subscrever o seu SaaS de gestão de projetos para a sua equipa de engenharia de 50 pessoas. A equipa de vendas recebe uma Ordem de Compra do cliente no valor de $15.000, detalhando 50 licenças a $25 por mês, por um período de 12 meses, com condições de pagamento de 30 dias.
Segundo um relatório do Aberdeen Group, as organizações com processos de ordens de compra automatizados têm um custo 45% menor por ordem de compra do que as que usam um processo manual.
Checklist Gratuito de Gestão de Ordens de Compra para SaaS
Aprenda a criar uma ordem de compra e a simplificar o seu processo de vendas de SaaS B2B.
-
Instruções para gerir ordens de compra
-
Checklist para reconciliação de faturas
-
Dicas para automatizar o seu fluxo de trabalho
-
Melhores práticas para vendas empresariais
-
Erros comuns a evitar
Implemente um Sistema de Gestão Centralizado
O acompanhamento manual com planilhas tem maior probabilidade de criar erros de entrada de dados ou omissões. Um sistema centralizado é benéfico para a escalabilidade e a precisão.
Utilize uma plataforma de gestão de aquisições ou pagamentos: Selecione uma plataforma que possa gerir o ciclo de vida completo de uma OC, desde a criação até à reconciliação de pagamentos. Precisará de funcionalidades como:
- Geração e numeração automatizadas de OCs.
- Integração com o seu software de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM) e contabilidade.
- Acompanhamento em tempo real do estado da OC.
- Armazenamento seguro de todos os documentos relacionados a OCs.
- Recursos de trilha de auditoria.
A PayPro Global oferece uma plataforma que aceita ordens de compra (OC). Clientes empresariais podem escolher o método de pagamento por OC. O sistema então processa automaticamente a OC, gera uma fatura com o número da OC correspondente e monitora o status do pagamento. Isso agiliza todo o ciclo “procure-to-pay”, reduzindo o esforço manual e os erros.
Checklist Gratuito de Gestão de Ordens de Compra para SaaS
Aprenda a criar uma ordem de compra e a simplificar o seu processo de vendas de SaaS B2B.
-
Instruções para gerir ordens de compra
-
Checklist para reconciliação de faturas
-
Dicas para automatizar o seu fluxo de trabalho
-
Melhores práticas para vendas empresariais
-
Erros comuns a evitar
Integre com seus sistemas financeiros e de vendas
A integração promove a precisão dos registos e o fluxo operacional.
Sistema de PO: Conecte a sua plataforma de gestão de PO às suas ferramentas existentes:
- Um CRM (p. ex., Salesforce) associa os dados do PO à conta do cliente, fornecendo à equipa de vendas informações sobre os detalhes da transação.
- O software de contabilidade (p. ex., QuickBooks, Xero) oferece a correspondência automatizada de faturas com POs, o que otimiza os processos de reconciliação e o fecho de transações.
- O ERP (por exemplo, SAP) para grandes empresas garante que todos os dados financeiros e operacionais sejam consistentes.
Um sistema bem integrado reduz o tempo de processamento de faturas em até 50%, porque os dados do PO preenchem automaticamente a fatura.
Saiba mais sobre SaaS gerenciamento de assinaturas e pagamentos globais capacidades.
Checklist Gratuito de Gestão de Ordens de Compra para SaaS
Aprenda a criar uma ordem de compra e a simplificar o seu processo de vendas de SaaS B2B.
-
Instruções para gerir ordens de compra
-
Checklist para reconciliação de faturas
-
Dicas para automatizar o seu fluxo de trabalho
-
Melhores práticas para vendas empresariais
-
Erros comuns a evitar
Automatize o processo de faturação e pagamento
Assim que um PO é recebido e aprovado, o sistema deve realizar as próximas etapas automaticamente.
- Acionar a geração de faturas: O sistema de OC deve gerar automaticamente uma fatura que inclua o número de OC exclusivo. Isso fornece um registo para as equipas financeiras do comprador e do vendedor.
Quando a OC do seu cliente de 15.000 $ é inserida no sistema, uma fatura é gerada instantaneamente com o mesmo número de OC e enviada para o departamento de contas a pagar do cliente. O sistema rastreia o estado da fatura como “Pagamento Pendente”.
- Configurar Lembretes de Pagamento: O sistema deve enviar lembretes automáticos para a equipe de contas a pagar do cliente conforme a data de vencimento do pagamento se aproxima.
- Conciliar Pagamentos: Quando o pagamento for recebido, o sistema deve conciliá-lo automaticamente com a fatura e o PO correspondentes, rotulando a transação como “Pago”.
|
Etapa do Processo |
Ação Manual |
Ação Automatizada |
|
Solicitação |
Receber PO por e-mail. |
O cliente envia o PO através de um portal dedicado. |
|
Criação |
Inserir dados manualmente em uma planilha. |
O sistema gera automaticamente um número de PO e um registo. |
|
Faturamento |
Criação manual de uma fatura no software de contabilidade. |
A fatura é gerada automaticamente com o número de PO. |
|
Acompanhamento |
Acompanhamento manual do cliente e verificação da conta bancária. |
O sistema envia lembretes e atualiza o estado do pagamento em tempo real. |
Conclusão
Uma abordagem organizada à gestão de ordens de compra de SaaS pode impactar a supervisão financeira e o fluxo de trabalho de aquisições. Ao ter procedimentos claros, utilizar um sistema centralizado e compreender a diferença entre uma ordem de compra e uma fatura, uma empresa pode garantir que todas as compras de software são documentadas com precisão. Esta abordagem ajuda a simplificar a contabilidade, a minimizar o esforço administrativo e a manter relações transparentes com os fornecedores.
Perguntas frequentes
-
Grandes empresas usam OCs para manter um controle financeiro rigoroso e fornecer uma trilha de auditoria clara. As ordens de compra funcionam como uma autorização formal e interna para despesas, de modo que todas as compras de software sejam aprovadas, orçamentadas e documentadas antes que um serviço seja ativado. Este processo ajuda a prevenir gastos não autorizados e simplifica a conciliação de faturas.
-
Uma ordem de compra geral (BPO) é um acordo de longo prazo com um fornecedor para compras recorrentes durante um período de tempo especificado. Para SaaS, isto significa que uma empresa pode pré-aprovar uma quantidade definida de licenças ou um limite de gastos específico com um fornecedor por um ano, facilitando o processo e minimizando o trabalho administrativo para renovações frequentes.
-
Uma ordem de compra é geralmente utilizada quando a transação envolve um valor significativo, quando a compra é recorrente (como uma assinatura anual) ou quando as políticas internas do comprador o exigem para fins de conformidade e orçamento. É uma parte fundamental do processo formal de aquisição ao pagamento para clientes empresariais.
-
Uma ordem de compra (OC) é um documento criado pelo comprador para autorizar a sua compra; define os detalhes da transação, incluindo os produtos ou serviços, as quantidades e o compromisso de compra. Uma fatura é um documento de cobrança criado pelo vendedor após a prestação do serviço. Solicita o pagamento dos bens ou serviços listados na ordem de compra.
-
Esta ordem de compra é um documento formal criado por um comprador para autorizar a aquisição de software como serviço. Ela detalha as especificidades da transação, descrevendo o produto de software, o preço, os termos da subscrição e a quantidade de licenças, funcionando como um compromisso vinculativo antes de o serviço ser fornecido.
-
A oferta de ordens de compra para clientes de nível empresarial e grandes corporações que dependem de processos de aquisição formais atende à demanda por este recurso. Muitas dessas empresas não conseguem concluir uma transação sem uma ordem de compra pré-aprovada, portanto, ter essa opção remove uma grande barreira para as vendas e permite que você feche contratos maiores e mais valiosos.
-
Usar ordens de compra requer a criação de um processo padronizado que inclui solicitação de OC, verificação, aprovação e reconciliação com a fatura correspondente. O método usual é um sistema centralizado que rastreia cada OC, a vincula a uma conta de cliente e automatiza o faturamento e os pagamentos (por exemplo, PayPro Global).
-
Empresas como a PayPro Global gerem e automatizam todo o fluxo de trabalho de POs para empresas de SaaS e software. A plataforma da PayPro Global permite que os clientes enviem POs diretamente; automatiza a geração de faturas com números de PO exclusivos e trata do processo de reconciliação, facilitando as operações financeiras e a conformidade.
-
As POs são úteis para as empresas de SaaS porque formalizam o processo de vendas para negócios empresariais de alto valor. As ordens de compra fornecem um compromisso documentado do comprador, reduzindo o risco financeiro, melhorando a previsão do fluxo de caixa e simplificando a contabilidade.
Pronto para começar?
Nós já estivemos onde você está. Vamos compartilhar nossos 19 anos de experiência e tornar seus sonhos globais realidade.
Português 
English 
Español 
Português do Brasil 
Français 
Italiano 
Deutsch 
Nederlands 
Polski 
Română 
Українська 
简体中文 
日本語 
한국어