O que é Faturamento por Calendário de SaaS?

O modelo de faturamento calendário é um tipo “recorrente de receita” no qual uma empresa cobra todos os seus clientes na mesma data de faturamento, independentemente de quando cada um se inscreveu. Ele parece influenciar a previsão de fluxo de caixa para a equipe financeira e os processos de contas a receber.

O fluxo de geração de receita deste modelo baseia-se na sincronização e na transparência. As principais características incluem:

• Data de Faturamento da Mesma Unidade: Todos os clientes recebem uma fatura no mesmo dia.
• A Prorrata é Feita Automaticamente: O sistema calcula o valor a ser cobrado pelos dias de “lacuna” entre o registro e a primeira data de faturamento.
• Faturamento: Clientes com múltiplos assentos ou add-ons geralmente recebem uma única fatura consolidada..
• Pagamentos em Lote: Gateways de pagamento processam transações em grandes lotes em horários programados.

Enquanto a cobrança por calendário prescreve uma única data universal para todos os clientes, a cobrança por aniversário é o exato oposto; cada cliente é cobrado na data exata em que se inscreveu originalmente no serviço. Portanto, se o Usuário A começar em 12 de junho e o Usuário B em 23 de junho, eles serão cobrados nessas datas, respectivamente, a cada mês.

•   O faturamento por aniversário, em contraste com o faturamento por calendário, geralmente não resulta em um dia de cobrança consistente. Em vez disso, ele gera um fluxo contínuo de transações individuais.
•   O prorrateio da cobrança por calendário é essencial para o primeiro mês parcial; o prorrateio da cobrança por aniversário geralmente não é uma questão.
•   Consolidar faturas em um único lote pode apresentar uma carga de trabalho contábil diferente do que processar inúmeras faturas com datas variadas.

A capacidade do departamento financeiro de dedicar um período específico à resolução de pagamentos falhos pode estar condicionada à operação de um ciclo de faturamento padrão com geração simultânea de faturas. Alternativamente, processos de recuperação de pagamentos podem ser necessários, exigindo potencialmente monitoramento regular pelo departamento financeiro ao longo do ano.

•   Alinha a receita com o mês calendário padrão.
•   Usar uma data de cobrança consistente como “Cobrança no dia 1º de cada mês” em todas as faturas, em vez de datas variadas, pode impactar o número de consultas sobre o ciclo de pagamento direcionadas à equipe de vendas.
•   A ocorrência da cobrança como um evento único pode estar correlacionada com menos pontos de contato administrativos e um possível impacto nos custos indiretos.

A etapa inicial envolve a avaliação de uma mudança em relação ao plano baseado em aniversário; a seleção de uma âncora baseada em calendário pode ser necessária. A âncora do calendário é o dia do mês (por exemplo, o dia 1) em que o ciclo é reiniciado. Você também precisará de um sistema de faturamento, como Stripe, Chargebee ou Recurly, que possa lidar com a configuração da “Âncora do Ciclo de Faturamento”.

1. Escolha a Data Âncora: Com qual dia do mês o ciclo contábil do seu cliente típico está alinhado?
2. Configure a Lógica de Rateio: Você cobrará clientes prorrateados antecipadamente ou esperará pelo primeiro ciclo completo?
3. Modificando os Termos de Serviço: Os clientes devem ser informados sobre esta alteração para evitar possível confusão em relação a discrepâncias na fatura.
4. Integrar com o Razão: Garanta que seu ERP esteja configurado para lidar com um carregamento massivo de dados na data âncora.

O faturamento por calendário não é apenas um método de faturamento simples; ele altera significativamente outros processos financeiros.

•       Prorrateio: Como a maioria dos clientes não se torna membro no primeiro dia do mês, o software deve calcular o preço diário e cobrar apenas pelos dias em que o cliente estiver presente durante o primeiro mês.
•       Cobrança de inadimplentes: Taxas de recusa de pagamento no processo de cobrança pode ser influenciado pela abordagem de processamento de pagamento escolhida. Esse conhecimento pode influenciar a eficácia das atividades de acompanhamento da equipe de suporte ao cliente.
•     Reconhecimento de Receita: De acordo com regulamentações ASC 606, as empresas devem reportar a receita à medida que a ganham. O faturamento por calendário indica que a duração do serviço e o período de relatório financeiro ocorrem ao mesmo tempo.

Embora o faturamento baseado em calendário possa ser vantajoso, uma consideração é o potencial de falhas técnicas do processador de pagamentos afetar a receita mensal durante os períodos de faturamento.

•   O fluxo de consultas relacionadas a faturamento aos representantes de atendimento ao cliente pode variar, com potenciais concentrações em determinados momentos.
•   É preciso um muito poderoso sistema de API processar 100.000 transações de faturamento em uma hora, enquanto fazer o mesmo ao longo de 30 dias é menos exigente.
•   Ajustar as datas de pagamento às datas de salário foi identificado como uma potencial área de interesse para alguns clientes, embora o recurso não esteja implementado atualmente.