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Como Registrar Seu Negócio SaaS: LLC, C-Corp, S-Corp ou Firma Individual?

Antes de começar a trabalhar no logotipo ou na programação, lembre-se do trabalho básico importante que deve ser feito. Estabeleça seu negócio SaaS para evitar penalidades. 

 

Registrar seu negócio não é exatamente glamoroso, mas acredite, como fundador, é necessário para seu sucesso a longo prazo. Descrevemos tudo o que você precisa saber em um formato passo a passo. Com este guia, você aprenderá sobre:

  • Quais estruturas jurídicas estão disponíveis para o seu negócio
  • Como registrar seu negócio e obter um EIN
  • Como configurar seu negócio SaaS com processamento de pagamentos e gerenciamento de impostos sobre vendas 
Observação

Este guia não substitui o aconselhamento jurídico e financeiro profissional, mas fornece informações valiosas e um ponto de partida para você. As leis e regulamentações são complexas e dependem de muitas variáveis. Em caso de dúvidas, consulte especialistas para garantir que sua empresa esteja totalmente em conformidade e protegida.

Etapa 1

Reúna Dados Sobre Sua Base de Clientes Existente

Em primeiro lugar, selecione a estrutura que se alinha às suas necessidades de negócios. Escolher a estrutura jurídica certa é uma decisão importante que afeta seus impostos, responsabilidade e potencial de captação de recursos. As opções mais comuns são:

  • Empresário Individual: Para a opção mais simples, escolha ter sua empresa legalmente como uma só pessoa. Também é barato de configurar e lhe dá controle total. Mas seus bens pessoais estão em risco se a empresa enfrentar qualquer problema legal ou financeiro.
  • Sociedade: Se você tem alguma sociedade, isso permite que você compartilhe responsabilidades e recursos. No entanto, como o Empresário Individual, ela vem com responsabilidade pessoal ilimitada para todos os sócios se houver divergências.
  • Sociedade de Responsabilidade Limitada (Ltda.): Esta é uma escolha admirada para startups devido à sua proteção de responsabilidade limitada para seus proprietários. Neste caso, seus bens pessoais são tipicamente protegidos de dívidas ou responsabilidades comerciais. Os lucros são tributados em nível individual, dando flexibilidade com gerenciamento e tributação.
  • Sociedade Anônima (S/A): Esta é a favorita para empresas que buscam crescimento significativo e investimento de capital de risco. Ela tem responsabilidade limitada e é mais fácil para arrecadação de fundos por meio da emissão de ações. No entanto, a desvantagem da dupla tributação está presente, então os lucros são tributados tanto no nível corporativo quanto no individual.
  • Não há um equivalente exato no Brasil: Com a combinação da responsabilidade limitada de uma corporação e a tributação direta de uma LLC, os lucros são tributados no nível individual. Infelizmente, as S Corporations têm requisitos de elegibilidade rigorosos, incluindo limites no número de acionistas e quem pode ser um acionista. *No Brasil, não existe um equivalente exato à S Corporation. É importante consultar um contador para determinar a estrutura jurídica mais adequada ao seu negócio.*

 

Para te ajudar na sua decisão, vamos analisar os prós e contras de cada estrutura:

Tipo de Estrutura

Pontos Positivos

Pontos Negativos

Recomendado 

Empresário Individual

Fácil, mais barato de configurar, oferece controle

Responsabilidade pessoal ilimitada com bens em risco, opções de captação de recursos limitadas

Pequenas empresas com baixo risco e um único proprietário

Sociedade

Fácil de criar, responsabilidade e recursos compartilhados

Responsabilidade pessoal ilimitada para todos, maior chance de disputas 

Empresas com vários proprietários que compartilham lucros e perdas

Sociedade de Responsabilidade Limitada (LLC)

Proteção limitada, mas gestão flexível, tributação direta (lucros tributados em nível individual)

Propriedade complicada, potencial para impostos sobre trabalho autônomo

Startups, pequenas empresas que buscam proteção contra responsabilidade

C Corporation

Responsabilidade limitada, mais fácil de levantar capital, potencial para opções de ações

Impostos são em dobro (lucros tributados em nível corporativo e individual), mais trabalho administrativo

Startups de alto crescimento em busca de capital de risco

S Corporation

Responsabilidade menor, tributação como pessoa física, potencial para opções de ações (limitado a 100 acionistas)

Requisitos de elegibilidade conservadores (apenas cidadãos/residentes nos EUA), limitado a uma classe de ações

Pequenas empresas que atendem aos critérios da S Corp e desejam evitar a dupla tributação
Observação

Se você não tem certeza sobre a estrutura ideal para o seu negócio, mas precisa começar a vender rapidamente, faça uma parceria com um Merchant of Record (MoR). Trabalhamos com empresas e indivíduos SaaS e simplificamos muito todo o processo. Para começar, você precisa de um site funcional com uma política de privacidade, política de reembolso e termos de serviço, bem como um ótimo produto.  

Etapa 2

Dê um Nome ao Seu Bebê (Seu Negócio, Quer Dizer)

As primeiras impressões são importantes, então você não vai querer errar! É aqui que você pode mostrar a identidade da sua marca, escolhendo um nome que fale com seu público-alvo. Experimente o seguinte para começar:

  • Faça um Brainstorming: Seja criativo e pense fora da caixa. Considere a identidade da sua marca e o que seus clientes acharão interessante.
  • Verifique a disponibilidade:  Faça uma pesquisa no site de registro de empresas do seu estado e no Google para ver se o nome escolhido já está sendo usado.
  • Garanta o domínio: Depois de encontrar o nome perfeito, certifique-se de registrar o domínio correspondente. Isso ajudará os clientes a encontrá-lo mais rapidamente online e transmite uma imagem profissional. Verifique a disponibilidade de domínio em sites como GoDaddy ou Namecheap.

 

Escolha um nome que você adore e que esteja alinhado com a sua marca, sem pensar muito. Você pode alterá-lo mais tarde, se necessário.

Etapa 3

Obter um Número de Identificação

Agora, para tornar tudo oficial. Registrar-se e obter um número de identificação formalmente estabelece sua empresa como uma estrutura legal: isso é necessário para quando você for abrir uma conta bancária, pagar impostos e para se proteger de responsabilidade pessoal.

 

Encontre o site da Secretaria de Estado do seu estado e use-o para registrar a papelada necessária. Se você estiver registrando uma LLC, precisará registrar o Contrato Social, enquanto as corporações exigirão o Estatuto Social. Como cada estado tem suas próprias taxas e requisitos, certifique-se de seguir as instruções conforme solicitado.

 

Em seguida, obtenha seu Número de Identificação de Empregador (EIN) junto ao IRS. Este número exclusivo de nove dígitos será usado para fins fiscais e é necessário para várias tarefas, como abrir uma conta bancária e declarar impostos. É fácil se inscrever para um EIN online através do site do IRS gratuitamente. Se você não for residente nos EUA, pode se inscrever por telefone, fax ou correio usando o Formulário SS-4.

Etapa 4

Obtenha as Licenças e Autorizações Necessárias

Esta etapa é muito semelhante a criar um livro de regras para o seu negócio. Pense em seus documentos internos como uma rede de segurança para evitar desentendimentos mais tarde. É verdade que não é a parte mais emocionante, mas é muito importante!

 

Pesquise as licenças e autorizações necessárias para operar seu negócio SaaS em sua localidade. O website da SBA tem recursos úteis para obter licenças e autorizações. As licenças comuns incluem uma licença comercial geral, autorização de imposto sobre vendas e licenças profissionais (se aplicável).

  • Para LLCs, um Contrato Social é necessário: este documento detalha quem detém qual porcentagem da empresa, como os lucros e perdas são distribuídos, quem é responsável pelas decisões e o processo se um membro quiser sair ou entrar. Você pode encontrar modelos gratuitos de Contrato Social de LLC em sites como eForms ou Forbes Advisor.
  • Estatuto Social: Se você optou por formar uma corporação, o Estatuto Social é obrigatório. Ele define como sua empresa é governada, detalhes sobre assembleias de acionistas, procedimentos de votação e as responsabilidades de diretores e executivos. Existem recursos online que oferecem modelos gratuitos de estatutos, como LawDepot e Rocket Lawyer.
  • Contrato Social: Este contrato descreve os direitos e responsabilidades de cada sócio, como os lucros são divididos e o que acontece se um sócio sair. Existem modelos de Contrato Social gratuitos em sites como PandaDoc e Docracy.

 

Embora existam modelos online, considere pedir a um advogado para analisá-los para garantir que sejam precisos e legalmente válidos. Este é um investimento que pode evitar problemas no futuro.

Observação

Mantenha cópias de todos os documentos de registro, números de identificação fiscal, licenças e alvarás em um local seguro. Você precisará deles para referência futura, especialmente para fins fiscais e outras questões legais.

Etapa 5

Abrir uma Conta Bancária

Embora impostos não sejam divertidos, eles fazem parte da vida; mas com um planejamento adequado, você pode minimizar as chances de surpresas caras. Comece investigando os impostos federais, estaduais e municipais aplicáveis ao seu negócio SaaS. Diferentes estruturas e locais de negócios têm uma variedade de obrigações fiscais. Para saber mais sobre impostos sobre vendas de SaaS, acesse nosso guia detalhado. Você entenderá melhor quando, onde e como calcular, declarar e recolher seus impostos sobre vendas. 

 

Calcule quanto você deverá em impostos e separe dinheiro periodicamente para evitar dificuldades em pagar uma grande conta de impostos. Se você for autônomo ou proprietário de uma empresa, terá que fazer pagamentos de impostos estimados trimestralmente ou mensalmente. 

 

Se você não tem experiência em impostos, consulte um profissional para ajudá-lo a declarar. Como os países têm seus próprios limites e regulamentações fiscais, um erro pode ter consequências graves. Ter um especialista garante a conformidade e diminui a chance de quaisquer penalidades. 

Dica Prática

Para evitar as complicações da conformidade com impostos sobre vendas, opte por um Merchant of Record (MoR). Um MoR gerencia o processo de cobrança, incluindo o cálculo do imposto sobre vendas, arrecadação, remessa e conformidade com as regulamentações locais, dando a você tempo para expandir seus negócios SaaS.

Etapa 6

Selecione seu Processador de Pagamento

Encontrar uma solução de pagamento confiável e segura é fundamental para qualquer empresa que deseja receber pagamentos. Para empresas SaaS, isso é particularmente importante, pois você lidará com pagamentos recorrentes e assinaturas. Portanto, antes de começar a aceitar pagamentos online,:  

  • Escolha um Processador de Pagamento: Pesquise diferentes soluções e encontre uma que atenda a todas as necessidades do seu negócio. As opções comuns são divididas em PSPs e MoRs. Leve em consideração as taxas de transação, os métodos de pagamento aceitos, a facilidade de integração com seu site ou plataforma e o suporte ao cliente.
  • Integrar: Após escolher seu processador de pagamento, faça a integração com seu site ou aplicativo. Teste o processo de checkout para garantir que ele seja tranquilo e intuitivo, que exiba claramente os métodos de pagamento aceitos e que ofereça suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana. 
  • Proteja seus clientes: A segurança deve ser priorizada quando se trata de processamento de pagamentos. Para manter as informações financeiras confidenciais de seus clientes seguras, certifique-se de que o sistema escolhido seja compatível com o Nível 1 do PCI DSS . 
Dica

Parceria com um Merchant of Record (MoR) como a PayPro Global simplifica o processamento de pagamentos, o gerenciamento de assinaturas e a conformidade global, tornando mais fácil receber pagamentos e expandir seus negócios. Oferecemos checkouts totalmente personalizados, integração sem código e garantimos conformidade com o Nível 1 do PCI DSS.

Etapa 7

Conformidade e Revisão

Depois de registrar sua empresa SaaS, ainda há mais a fazer. Agora, evite problemas e mantenha a conformidade para estar em dia com o governo. Defina lembretes para prazos e considere a possibilidade de contratar profissionais para ajudar nas tarefas de conformidade.

  • Declarações Anuais: A maioria dos estados exige relatórios anuais, portanto, certifique-se de mantê-los em dia para evitar penalidades.
  • Prazos Fiscais: Use um calendário para prazos fiscais importantes e envie suas declarações em dia.
  • Atualizações Legais: Leis e regulamentações podem mudar, portanto, mantenha-se informado sobre as mudanças que afetam seus negócios.

Conclusão

Iniciar e administrar um negócio SaaS envolve uma série de documentos e obstáculos legais. Embora possa parecer muito, lembre-se de que você não precisa fazer tudo sozinho. Busque a ajuda necessária de advogados, contadores e outros profissionais quando precisar. Se precisar de ajuda com faturamento SaaS e impostos sobre vendas, estamos aqui para ajudar! 

E o mais importante, não deixe que a papelada ofusque sua empolgação em construir seu império SaaS. Concentre-se em sua visão, crie um produto de qualidade e veja seu negócio prosperar. Você consegue!

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