O que é Relatório de Despesas SaaS?

O relatório de despesas SaaS é a coleta, organização e análise de registros financeiros em toda a organização, ligados ao uso de software baseado em nuvem. O departamento financeiro utiliza este sistema para obter informações sobre compras de software que são descentralizadas e frequentemente contornam os canais padrão de aquisição corporativa.

Além de sua função como ferramenta de contabilidade, este sistema monitora a entrega de contratos e fornece notificações sobre a consolidação de fornecedores, o que se relaciona com a gestão orçamentária. Dados de despesas recorrentes com software, particularmente se restritos, referem-se à atividade de TI sombra, às práticas administrativas de recursos financeiros e ao ambiente de segurança. Portanto, os CFOs de SaaS da atualidade recorrem a dados precisos de gastos com software para manter um controle rigoroso das finanças e gerenciar o fluxo de caixa de acordo com seus objetivos.

O compartilhamento de relatórios de despesas de SaaS pode permitir que uma empresa observe elementos como:

•   Ingestão Automatizada de Transações: Ele estabelece um link com cartões de crédito corporativos e sistemas de contas a pagar para a transmissão de informações de ponto de venda de fornecedores, evitando assim a entrada manual de dados.
•   Monitoramento de Utilização: Fornece informações precisas sobre logins de usuários e a taxa na qual os recursos/funcionalidades do software estão sendo adotados.
•   Alertas de Renovação de Contrato: Esses alertas transmitem detalhes das datas de conclusão de contratos, potencialmente influenciando as abordagens das empresas para o engajamento no ciclo de renovação.
•   Alocação de Custos: O software identifica o proprietário do contrato e o centro de custo para cada linha de software internamente e facilita os processos de rateio interno.

Equipes de finanças corporativas que desejam monitorar os gastos com a nuvem de forma eficaz precisam estabelecer um conjunto rigoroso de regras operacionais. As políticas de cartão corporativo da empresa podem incluir disposições para gerenciar compras de assinaturas que exigem aprovação. Além disso, cada líder de equipe deve nomear um responsável pelo negócio dentro da empresa para o contrato de software original e para garantir a responsabilização pessoal. O estabelecimento de uma pasta digital centralizada e compartilhada abertamente para acordos de serviços de software é relevante para gerenciar auditorias de fornecedores e requisitos de conformidade legal.

Para manter um sistema de gestão de despesas SaaS em funcionamento, é necessário revisar o cronograma, conectando consistentemente as auditorias de software aos ciclos de fechamento mensal e de QBR (Quarterly Business Review) trimestral. Ao decidir sobre um método de acompanhamento de software para facilitar essas avaliações, as empresas devem considerar alguns fatores operacionais importantes:

• Abrangência da Integração: A capacidade da plataforma de despesas de se integrar com sistemas ERP e bancários.
• Limites de Escalabilidade: As características da ferramenta de relatórios relacionadas à acomodação de maiores quantidades de transações internacionais e conversões de câmbio estrangeiro.
• Granularidade dos Dados: O nível de detalhe nas métricas de relatórios, garantindo que o sistema registre dados por item e não apenas números de transações agregados.

Classificando gastos com SaaS (produtividade, infraestrutura, ferramentas de vendas)

Empresas SaaS em rápido expansão do mercado devem examinar se seus sistemas de rastreamento podem suportar o crescimento. É possível verificar sinais de ineficiência operacional através da liderança financeira, apenas refletindo sobre algumas perguntas pontuais:

1.   Os processos manuais de planilha estão conectados à identificação de erros durante os procedimentos de fechamento mensal?
2.   Os custos de renovação de software têm contribuído frequentemente para ajustes nos valores orçamentários trimestrais?

Benefícios (economia de custos via consolidação, renovações automáticas evitadas)

Indicadores da prontidão de uma empresa para investir em recursos dedicados de otimização de nuvem podem incluir aspectos relacionados à gestão de custos através da consolidação e ajustes de renovação automática:

•   Mais de trinta fornecedores de software distintos estão fornecendo à empresa assinaturas ativas.
•   O processo de reconciliação manual de faturas de software geralmente envolve os chefes de departamento por períodos superiores a 5 horas por mês.
•   A organização possui várias equipes multifuncionais que realizam suas compras de software de forma independente.
•   Auditorias de conformidade são frequentes e exigem a apresentação imediata de registros de propriedade e uso de software.

Simplificando complexidades por analogia.

Gerenciar o ambiente de software de uma organização, especialmente quando não há visibilidade completa, assemelha-se ao cenário de supervisionar um edifício comercial de vários andares que não possui medição individual de utilidades. Medidores individuais são necessários para que o gerente determine a distribuição do consumo de iluminação e água por andar. A geração de relatórios de despesas de SaaS é um sistema de submedição que permite que os custos de consumo sejam atribuídos com precisão a departamentos específicos que geram essas despesas.