Was ist SaaS-Spesenabrechnung?

SaaS-Ausgabenreporting ist das unternehmensweite Sammeln, Sortieren und Analysieren von Finanzunterlagen im Zusammenhang mit der Nutzung cloudbasierter Software. Die Finanzabteilung nutzt dieses System, um Informationen über Softwarekäufe zu erhalten, die dezentralisiert sind und häufig die üblichen Beschaffungswege des Unternehmens umgehen.

Neben seiner Rolle als Buchhaltungstool überwacht dieses System die Vertragserfüllung und sendet Benachrichtigungen bezüglich der Anbieterkonsolidierung, die mit der Budgetverwaltung zusammenhängt. Wiederkehrende Softwareausgabendaten, insbesondere wenn eingeschränkt, betreffen Schatten-IT-Aktivitäten, administrative Praktiken für Finanzressourcen und das Sicherheitsumfeld. Daher wenden sich die heutigen SaaS-CFOs präzisen Softwareausgabendaten zu, um die Finanzen streng zu kontrollieren und den Cashflow im Einklang mit ihren Zielen zu verwalten.

Durch das Teilen von SaaS-Kostenberichten kann ein Unternehmen folgende Elemente beobachten:

•   Automatisierte Transaktionserfassung: Es stellt eine Verbindung zu Unternehmenskreditkarten und Kreditorenbuchhaltungssystemen her, um Verkaufsdaten von Lieferanten zu übermitteln und so die manuelle Dateneingabe zu umgehen.
•   Nutzungsüberwachung: Genaue Informationen bereitstellen über Benutzeranmeldungen und die Rate, mit der Funktionen/Funktionalitäten der Software zunehmen/angenommen werden.
•   Vertragsverlängerungsbenachrichtigungen: Diese Benachrichtigungen übermitteln Details zu Vertragsenddaten, was potenziell die Herangehensweisen von Unternehmen an die Beteiligung am Verlängerungszyklus beeinflusst.
•   Kostenverteilung: Die Software identifiziert intern den Vertragseigentümer und die Kostenstelle für jeden Softwareposten und erleichtert interne Verrechnungsprozesse.

Finanzteams von Unternehmen, die Cloud-Ausgaben effektiv verfolgen wollen, müssen einen präzisen Satz operativer Regeln aufstellen. Die Richtlinien für Firmenkreditkarten des Unternehmens können Bestimmungen zur Verwaltung von Abonnementkäufen enthalten, die eine Genehmigung erfordern. Zudem sollte jeder Teamleiter einen geschäftlichen Verantwortlichen (Business Owner) innerhalb des Unternehmens für den ursprünglichen Softwarevertrag benennen, um die persönliche Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Die Einrichtung eines zentralisierten, offen geteilten digitalen Ordners für Software-Servicevereinbarungen ist relevant für die Verwaltung von Lieferantenaudits und die Einhaltung rechtlicher Vorschriften.

Um ein SaaS-Spesenabrechnungssystem am Laufen zu halten, ist es notwendig, den Zeitplan zu überprüfen und Software-Audits sowie die monatlichen Abschluss- und vierteljährlichen QBR-Zyklen (Quarterly Business Review) konsistent zu verbinden. Bei der Entscheidung für eine Software-Tracking-Methode zur Erleichterung dieser Bewertungen sollten Unternehmen einige wichtige operative Faktoren berücksichtigen:

• Integrationsbreite: Die Fähigkeit der Spesenplattform, sich mit ERP- und Banksystemen zu verbinden.
• Skalierbarkeitsgrenzen: Die Eigenschaften des Berichtstools bezüglich der Verarbeitung größerer Mengen internationaler Transaktionen und Fremdwährungsumrechnungen.
• Datengranularität: Der Detaillierungsgrad der Berichtsmetriken, wobei sichergestellt wird, dass das System Einzelpostendaten und nicht nur aggregierte Transaktionszahlen erfasst.

Klassifizierung von SaaS-Ausgaben (Produktivität, Infrastruktur, Vertriebstools)

SaaS-Unternehmen, die ein rasches Marktexpansion sollten prüfen, ob ihre Tracking-Systeme das Wachstum unterstützen können. Anzeichen von operativer Ineffizienz durch die Finanzführung, indem man nur über eine Handvoll gezielter Fragen nachdenkt:

1.   Sind manuelle Tabellenkalkulationsprozesse mit der Erkennung von Fehlern während der monatlichen Abschlussverfahren verbunden?
2.   Haben Kosten für Software-Erneuerungen häufig zu Anpassungen der vierteljährlichen Budgetzahlen beigetragen?

Vorteile (Kosteneinsparungen durch Konsolidierung, verhinderte automatische Verlängerungen)

Indikatoren für die Bereitschaft eines Unternehmens, in dedizierte Cloud-Optimierungseinrichtungen zu investieren, können Aspekte des Kostenmanagements durch Konsolidierung und Anpassungen bei der automatischen Verlängerung umfassen:

•   Mehr als dreißig verschiedene Software-Anbieter beliefern das Unternehmen mit aktiven Abonnements.
•   Der Prozess der manuellen Software-Rechnungsabstimmung bindet die Abteilungsleiter im Allgemeinen für über 5 Stunden pro Monat.
•   Die Organisation verfügt über mehrere funktionsübergreifende Teams, die ihre Softwarekäufe unabhängig voneinander tätigen.
•   Compliance-Audits sind häufig und erfordern die sofortige Bereitstellung von Nachweisen über den Softwarebesitz und die -nutzung.

Komplexität durch Analogien vereinfachen

Das Verwalten der Softwareumgebung eines Unternehmens, insbesondere wenn keine vollständige Transparenz besteht, gleicht dem Szenario der Überwachung eines mehrstöckigen Geschäftsgebäudes, dem individuelle Verbrauchszähler fehlen. Der Verwalter benötigt individuelle Zähler, um die Verteilung des Strom- und Wasserverbrauchs pro Etage zu ermitteln. Die SaaS-Ausgabenberichterstattung ist ein Sub-Metering-System, das es ermöglicht, Verbrauchskosten präzise den Abteilungen zuzuordnen, die die Ausgaben verursachen.