Ce este un Audit al Scurgerilor de Venit SaaS?

Efectuarea unui Audit al Scurgerilor de Venituri SaaS implică o examinare detaliată, metodică a proceselor unei organizații legate de procesul de la ofertare la încasare (quote-to-cash), facturare, abonamente și încasări. Pe lângă faptul că este o activitate de control financiar, este un diagnostic operațional care descoperă diferențele dintre veniturile recurente așteptate și veniturile efectiv încasate.

Cazurile de venituri nemonitorizate se corelează cu variații ale rentabilității, fluxului de numerar și marjelor brute. În plus, acestea influențează previziunile financiare.

•     Măsură Preventivă: Concentrarea pe detectarea discrepanțelor de venituri înainte ca acestea să se transforme în unele mai pronunțate.

•       În ceea ce privește erorile operaționale (38%), acestea se referă la categorii precum ajustări generale de facturare și emitere de facturi, factori de prorată și stabilirea de rambursări sau credite care necesită un proces de revizuire.
•       Conceptul de derivă a prețurilor (31%) se referă la scenarii care implică abateri de la prețurile standardizate sau ajustări manuale ale structurilor definite.
•       Evenimentele legate de aspectele contractuale, care reprezintă 22% din totalul evenimentelor relevante, prezintă diferențe la contracte și facturi, inclusiv descoperiri conform cărora 42% dintre companiile SaaS utilizează diverse rate de facturare a abonamentelor.
•       O observație de 9% este asociată cu recuperarea plăților, iar factori precum detaliile procesului de colectare a datoriilor și plățile restante pot fi relevanți.
•       Existența unor sisteme separate, cum ar fi cele pentru CRM, facturare și date privind utilizarea produsului, împreună cu aspecte specifice ale modelelor de prețuri bazate pe utilizare și ale contorizării, prezintă potențiale considerații tehnice.

O auditare aprofundată cartografiază parcursul veniturilor pe ciclul de viață al clientului. Examinează cu atenție:

• Facturare și emitere de facturi: Asigurarea corectitudinii regulilor de facturare, a proratei, a reducerilor și a notelor de credit.
• Ciclul de viață al abonamentului: Monitorizarea comportamentului clienților, cum ar fi upgrade-uri, downgrade-uri, pauze și reînnoiri.
• Contorizarea utilizării: Corelarea datelor de utilizare a produsului cu sumele facturate (deosebit de important pentru facturarea bazată pe consum).
• Reconcilierea sistemului: Verificarea faptului că contractele semnate în CRM sunt consistente cu motoarele de facturare și cu Registrul General.

Ca prim pas, auditorii compară veniturile estimate, facturate și încasate și investighează motivele diferențelor dintre planuri și ciclurile de facturare.

Câteva semne cheie de urmărit sunt:

• Modificări observate în marjă brută cifre și fluxul de numerar variații așteaptă clarificări.
• Metricele de vechime ale creanțelor (AR) indică un trend ascendent.

Pentru a cuantifica amploarea exactă a discrepanțelor financiare, auditorii utilizează următorul calcul: Scurgeri de venituri (%) = Venituri estimate - Venituri încasate Venituri estimate x 100 

Companiile SaaS recuperează veniturile pierdute prin abordarea imediată a discrepanțelor și prin prioritizarea eforturilor lor în funcție de valoarea potențială în dolari, precum și de probabilitatea unei încasări reușite.

• Remediați plățile eșuate: Configurați secvențe automate de reîncercare și solicitați clienților, prin notificări în aplicație, să-și actualizeze plățile.
• Ajustați corecțiile de facturare: Trimiteți exact corecții de factură și a recupera ajustările retroactive de facturare pentru conturile bazate pe utilizare cu facturare subestimată.
• Implementare Termeni: Implementarea termenilor revizuiți poate implica ajustări la termenele de reînnoire, structurile de prețuri și procesul de gestionare a facturilor restante.

Preveniți în continuare scurgerile de venituri SaaS renunțând la proiectele de curățare unice și tratându-le, în schimb, ca un proces continuu de control RevOps și financiar.

• Actualizarea Automatizării: Treceți la o automatizare completă de la contract la încasare și la urmărirea utilizării în timp real.
• Aplică Controale: Concepeți fluxuri de lucru riguroase de aprobare pentru modificări personalizate de prețuri și configurați mementouri automate de reînnoire.