Ce este un Acord DPA în SaaS?

Un Acord de Prelucrare a Datelor (DPA) SaaS este un contract obligatoriu din punct de vedere legal între un furnizor de software și un client, care reglementează gestionarea informațiilor personale. Acesta servește ca un document de conformitate obligatoriu pentru legile privind confidențialitatea datelor, cum ar fi GDPR, indicând că prelucrarea datelor se aliniază cu protocoalele de securitate, standardele etice și specificațiile clientului.

Pentru a respecta principiul “Confidențialitate prin Proiectare”, companiile au nevoie de un DPA ca un cadru legal pentru considerentele de externalizare a datelor. Prezența sau absența unui acord semnat privind practicile unei companii de partajare a datelor cu un furnizor de cloud terț poate fi legată de investigații legale, revizuiri de reglementare sau evenimente de divulgare a datelor.

Implementarea unui DPA poate fi asociată cu mai multe rezultate:

•   Conformitatea legitimă prin intermediul acestui contract este factorul principal pentru Articolul 28 din GDPR și alte reglementări internaționale.
•   Reducerea riscurilor și răspunderea definită pentru scurgerile de date sunt stabilite.
•   Îmbunătățirile de securitate rezultă din obligarea furnizorului de a implementa măsuri tehnice, cum ar fi criptarea și autentificarea multi-factor, care depășesc cerințele de reglementare.
•   Transparența în măsurile de protecție poate influența încrederea clienților.

Este o cerință legală să se întocmească un DPA atunci când un Operator de Date (partea care colectează inițial datele) decide să contracteze un Împuternicit de Prelucrare (adică, un furnizor SaaS) pentru gestionarea datelor cu caracter personal. De exemplu, dacă instrumentul dumneavoastră digital gestionează adrese de email, IP-uri, nume sau dosare medicale ale utilizatorilor care locuiesc în jurisdicții protejate, un acord de prelucrare a datelor constituie o bază legală esențială pentru relația dumneavoastră contractuală.

Nu aveți nevoie de un DPA atunci când:

•   Prelucrați date complet anonimizate, care nu pot fi atribuite niciunei persoane fizice.
•   Sunt date strict comerciale, fără niciun element de date cu caracter personal.
•   Ambele entități acționează ca operatori independenți, nu conform unui cadru operator-împuternicit.

DPA este o descriere a echilibrului contractual de putere dintre două părți distincte, având ca scop stabilirea responsabilităților.

•   Operator de date (Client): Deține poziția de proprietar al datelor. Ei inițiază procesul și joacă un rol major în “lanțul de responsabilitate” al obținerii consimțământului utilizatorului.
•   Persoană împuternicită de operator (Furnizor SaaS): Are drepturi limitate asupra datelor, exclusiv în numele operatorului. Atribuțiile lor includ implementarea măsurilor de securitate adecvate, notificarea la timp a încălcărilor securității datelor, și suport în exercitarea dreptului utilizatorilor “de a fi uitat.”

Conform reglementărilor moderne de confidențialitate, pentru ca un DPA (Acord de Prelucrare a Datelor) să fie considerat valabil din punct de vedere legal, acesta trebuie să conțină un set definit de clauze. Aceste clauze reprezintă „regulile de implicare” pe toată durata perioadei de abonament la software.

Da, un DPA este o cerință directă pentru SaaS deoarece modelul cloud implică în mod fundamental ca furnizorul să “proceseze” datele încărcate de client. O concepție greșită comună este că un DPA este același lucru cu gestionarea modulelor cookie, dar acestea abordează probleme separate.

În timp ce un Banner de Consimțământ pentru Cookie-uri este menit să obțină permisiunea unui vizitator al site-ului web de a-l urmări, un DPA funcționează după ce acea permisiune a fost acordată; gestionează securitatea datelor colectate prin cookie-uri odată ce datele sunt stocate pe serverele unui furnizor SaaS.