Мозаїчне зображення

Як керувати замовленнями на купівлю SaaS: покроковий посібник

Опубліковано: Вересень 24, 2025

Щоб керувати замовленнями на купівлю SaaS, компанія може впровадити стандартизовану систему для відстеження та затвердження закупівель програмного забезпечення. Організований процес замовлень на купівлю використовується для забезпечення прозорості у відносинах між покупцем і постачальником, оптимізації фінансових операцій та ведення чіткого аудиторського сліду. У цьому посібнику описано кроки з впровадження системи, детально висвітлено ймовірні результати та надано відповіді на поширені запитання для компаній, які керують своїми витратами на програмне забезпечення.

Чому замовлення на купівлю мають бути одним зі способів оплати?

Пропозиція замовлень на купівлю (PO) як способу оплати підтримує транзакції у великих організаціях, що використовують офіційні процеси закупівель. Багато компаній, особливо в регульованих галузях, застосовують процес “від закупівлі до оплати”, який вимагає наявності PO перед тим, як вони зможуть авторизувати платіж. Рівень впровадження та робочий процес закупівель для окремих клієнтів можуть залежати від цієї опції.

 

Для отримання додаткової інформації перегляньте наш посібник про приймання платежів для B2B SaaS.

 

 

Методологія: оцінка вашої стратегії управління замовленнями на купівлю

 

Щоб керувати замовленнями на купівлю SaaS, спершу оцініть свої поточні потреби та можливості, перш ніж впроваджувати нову систему.

 

  • Який наш поточний обсяг корпоративних продажів? Якщо значна частина вашого доходу надходить від B2B-клієнтів, яким потрібні замовлення на купівлю, комплексна автоматизована система буде корисною.
  • Скільки адміністративного часу витрачається на ручну обробку замовлень на купівлю? Підрахуйте, скільки годин ваші фінансові та торгові команди витрачають на ручні завдання, як-от створення замовлень на купівлю (PO), звірку платежів і відстеження погоджень. Ця інформація допоможе обґрунтувати інвестиції в автоматизоване рішення.
  • Який середній розмір транзакції для продажів на основі замовлень на купівлю (PO)? Транзакції з високою вартістю потребують більш детального та безпечного процесу управління.
  • Чи є у ваших цільових клієntів особливі вимоги щодо дотримання норм або звітності? Деякі галузі вимагають ведення детальної фінансової звітності, яка легко піддається аудиту.

 

На основі цих відповідей вирішіть, чи підійде простий ручний процес, чи потрібне автоматизоване інтегроване рішення для ефективного масштабування вашої діяльності.

Крок 1

Стандартизуйте запит на замовлення на купівлю

Створіть єдиний процес для отримання та обробки запитів на замовлення на купівлю.

 

Форма запиту: Створіть цифрову форму або шаблон для вашого відділу продажів і клієнтів для подання запитів на замовлення на купівлю. Ця форма збиратиме всю необхідну інформацію, зокрема:

 

  • Назва компанії-клієнта та контактна інформація
  • Інформація про постачальника (Ваша компанія)
  • Унікальний номер замовлення на купівлю (згенерований клієнтом)
  • Дата виставлення
  • Деталізовані позиції (продукт, кількість ліцензій, ціна за одиницю)
  • Загальна сума
  • Дати початку та закінчення підписки
  • Умови оплати (наприклад, Net 30)
Примітка

Згідно зі звітом Aberdeen Group, в організаціях з автоматизованими процесами обробки замовлень на купівлю вартість одного замовлення на 45% нижча, ніж у тих, що використовують ручні процеси.

Безкоштовний чекліст з управління замовленнями на купівлю в SaaS

Дізнайтеся, як створювати замовлення на купівлю та спростити процес продажів у B2B SaaS.

  • Галочка

    Інструкції з управління замовленнями на купівлю

  • Галочка

    Чекліст для звірки рахунків-фактур

  • Галочка

    Поради щодо автоматизації вашого робочого процесу

  • Галочка

    Найкращі практики корпоративних продажів

  • Галочка

    Поширені помилки, яких слід уникати

Отримайте БЕЗКОШТОВНИЙ контрольний список
Крок 2

Впровадьте централізовану систему управління

Відстеження вручну за допомогою електронних таблиць частіше призводить до помилок при введенні даних або їх упущення. Централізована система є корисною для масштабованості та точності.

 

Використовуйте платформу для керування закупівлями або платежами: Оберіть платформу, яка може керувати повним життєвим циклом замовлення на купівлю (PO), від його створення до звірки платежів. Вам знадобляться такі функції, як-от:

 

  • Автоматизоване створення та нумерація замовлень на купівлю (PO).
  • Інтеграція з вашою системою управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM) та бухгалтерським програмним забезпеченням.
  • Відстеження статусу замовлення на купівлю (PO) в режимі реального часу.
  • Надійне зберігання всіх документів, пов'язаних із замовленнями на купівлю.
  • Можливості ведення журналу аудиту.
Як PayPro Global може допомогти

PayPro Global пропонує платформу, що підтримує замовлення на купівлю. Корпоративні клієнти можуть обрати оплату за допомогою замовлення на купівлю (PO). Система автоматично обробляє PO, створює рахунок із відповідним номером PO та відстежує статус платежу. Це оптимізує весь цикл “від закупівлі до оплати”, зменшуючи обсяг ручної роботи та кількість помилок.

Безкоштовний чекліст з управління замовленнями на купівлю в SaaS

Дізнайтеся, як створювати замовлення на купівлю та спростити процес продажів у B2B SaaS.

  • Галочка

    Інструкції з управління замовленнями на купівлю

  • Галочка

    Чекліст для звірки рахунків-фактур

  • Галочка

    Поради щодо автоматизації вашого робочого процесу

  • Галочка

    Найкращі практики корпоративних продажів

  • Галочка

    Поширені помилки, яких слід уникати

Отримайте БЕЗКОШТОВНИЙ контрольний список
Крок 3

Інтеграція з вашими фінансовими системами та системами продажів.

Інтеграція сприяє точності записів та безперебійності операційних процесів.

 

Система PO: Зв’яжіть обрану платформу для керування PO з вашими наявними інструментами:

 

  • CRM (наприклад, Salesforce) пов’язує дані PO з обліковим записом клієнта, надаючи відділу продажів інформацію про деталі транзакції.
  • Програми для бухгалтерського обліку (наприклад, QuickBooks, Xero) забезпечують автоматичне зіставлення рахунків із PO, що спрощує процеси звірки та закриття транзакцій.
  • ERP (наприклад, SAP) для великих підприємств забезпечує узгодженість усіх фінансових та операційних даних.
Порада

Добре інтегрована система скорочує час обробки рахунків до 50%, оскільки дані із замовлення на купівлю (PO) автоматично заповнюють рахунок-фактуру.
Дізнайтеся більше про SaaS керування підписками та глобальні платежі можливості.

Безкоштовний чекліст з управління замовленнями на купівлю в SaaS

Дізнайтеся, як створювати замовлення на купівлю та спростити процес продажів у B2B SaaS.

  • Галочка

    Інструкції з управління замовленнями на купівлю

  • Галочка

    Чекліст для звірки рахунків-фактур

  • Галочка

    Поради щодо автоматизації вашого робочого процесу

  • Галочка

    Найкращі практики корпоративних продажів

  • Галочка

    Поширені помилки, яких слід уникати

Отримайте БЕЗКОШТОВНИЙ контрольний список
Крок 4

Автоматизуйте процес виставлення рахунків та оплати

Після отримання та затвердження замовлення на купівлю (PO) система має автоматично обробляти наступні кроки.

 

  • Ініціювання генерації рахунків: Система обробки замовлень на купівлю (PO) має автоматично створювати інвойс, що містить унікальний номер замовлення. Це забезпечує ведення обліку для фінансових команд покупця та продавця.
  • Налаштування нагадувань про оплату: Система має надсилати автоматичні нагадування у відділ кредиторської заборгованості клієнта з наближенням дати платежу.
  • Звірка платежів: Після отримання платежу система має автоматично звірити його з відповідним інвойсом та PO, позначивши транзакцію як «Сплачено».

 

Етап процесу

Дія вручну

Автоматизована дія

Запит

Отримання PO електронною поштою.

Клієнт надсилає PO через спеціальний портал.

Створення

Внесення даних в електронну таблицю вручну.

Система автоматично генерує номер замовлення на купівлю та створює запис.

Виставлення рахунків

Ручне створення інвойсу в бухгалтерській програмі.

Інвойс автоматично генерується з номером замовлення на купівлю.

Відстеження

Подальша комунікація з клієнтом та перевірка банківського рахунку вручну.

Система надсилає нагадування та оновлює статус платежу в режимі реального часу.

Висновок

Організований підхід до управління замовленнями на придбання SaaS може вплинути на фінансовий контроль та процес закупівель. Завдяки чітким процедурам, використанню централізованої системи та розумінню різниці між замовленням на придбання та рахунком-фактурою компанія може гарантувати, що всі закупівлі програмного забезпечення точно задокументовані. Такий підхід допомагає спростити бухгалтерський облік, мінімізувати адміністративні зусилля та підтримувати прозорі відносини з постачальниками.

Поширені запитання

Готові розпочати?

Ми були там, де ви зараз. Дозвольте нам поділитися нашим 19-річним досвідом і втілити ваші глобальні мрії в реальність.

Зареєструватися Мозаїчне зображення
ukУкраїнська