Як керувати замовленнями на купівлю SaaS: покроковий посібник
Щоб керувати замовленнями на купівлю SaaS, компанія може впровадити стандартизовану систему для відстеження та затвердження закупівель програмного забезпечення. Організований процес замовлень на купівлю використовується для забезпечення прозорості у відносинах між покупцем і постачальником, оптимізації фінансових операцій та ведення чіткого аудиторського сліду. У цьому посібнику описано кроки з впровадження системи, детально висвітлено ймовірні результати та надано відповіді на поширені запитання для компаній, які керують своїми витратами на програмне забезпечення.
Чому замовлення на купівлю мають бути одним зі способів оплати?
Пропозиція замовлень на купівлю (PO) як способу оплати підтримує транзакції у великих організаціях, що використовують офіційні процеси закупівель. Багато компаній, особливо в регульованих галузях, застосовують процес “від закупівлі до оплати”, який вимагає наявності PO перед тим, як вони зможуть авторизувати платіж. Рівень впровадження та робочий процес закупівель для окремих клієнтів можуть залежати від цієї опції.
Для отримання додаткової інформації перегляньте наш посібник про приймання платежів для B2B SaaS.
Методологія: оцінка вашої стратегії управління замовленнями на купівлю
Щоб керувати замовленнями на купівлю SaaS, спершу оцініть свої поточні потреби та можливості, перш ніж впроваджувати нову систему.
- Який наш поточний обсяг корпоративних продажів? Якщо значна частина вашого доходу надходить від B2B-клієнтів, яким потрібні замовлення на купівлю, комплексна автоматизована система буде корисною.
- Скільки адміністративного часу витрачається на ручну обробку замовлень на купівлю? Підрахуйте, скільки годин ваші фінансові та торгові команди витрачають на ручні завдання, як-от створення замовлень на купівлю (PO), звірку платежів і відстеження погоджень. Ця інформація допоможе обґрунтувати інвестиції в автоматизоване рішення.
- Який середній розмір транзакції для продажів на основі замовлень на купівлю (PO)? Транзакції з високою вартістю потребують більш детального та безпечного процесу управління.
- Чи є у ваших цільових клієntів особливі вимоги щодо дотримання норм або звітності? Деякі галузі вимагають ведення детальної фінансової звітності, яка легко піддається аудиту.
На основі цих відповідей вирішіть, чи підійде простий ручний процес, чи потрібне автоматизоване інтегроване рішення для ефективного масштабування вашої діяльності.
Стандартизуйте запит на замовлення на купівлю
Створіть єдиний процес для отримання та обробки запитів на замовлення на купівлю.
Форма запиту: Створіть цифрову форму або шаблон для вашого відділу продажів і клієнтів для подання запитів на замовлення на купівлю. Ця форма збиратиме всю необхідну інформацію, зокрема:
- Назва компанії-клієнта та контактна інформація
- Інформація про постачальника (Ваша компанія)
- Унікальний номер замовлення на купівлю (згенерований клієнтом)
- Дата виставлення
- Деталізовані позиції (продукт, кількість ліцензій, ціна за одиницю)
- Загальна сума
- Дати початку та закінчення підписки
- Умови оплати (наприклад, Net 30)
Клієнт хоче оформити підписку на ваш SaaS для управління проєктами для своєї команди інженерів із 50 осіб. Відділ продажів отримує від клієнта замовлення на купівлю (PO) на $15 000, що передбачає 50 ліцензій по $25 на місяць протягом 12 місяців з умовами оплати Net 30 днів.
Згідно зі звітом Aberdeen Group, в організаціях з автоматизованими процесами обробки замовлень на купівлю вартість одного замовлення на 45% нижча, ніж у тих, що використовують ручні процеси.
Безкоштовний чекліст з управління замовленнями на купівлю в SaaS
Дізнайтеся, як створювати замовлення на купівлю та спростити процес продажів у B2B SaaS.
-
Інструкції з управління замовленнями на купівлю
-
Чекліст для звірки рахунків-фактур
-
Поради щодо автоматизації вашого робочого процесу
-
Найкращі практики корпоративних продажів
-
Поширені помилки, яких слід уникати
Впровадьте централізовану систему управління
Відстеження вручну за допомогою електронних таблиць частіше призводить до помилок при введенні даних або їх упущення. Централізована система є корисною для масштабованості та точності.
Використовуйте платформу для керування закупівлями або платежами: Оберіть платформу, яка може керувати повним життєвим циклом замовлення на купівлю (PO), від його створення до звірки платежів. Вам знадобляться такі функції, як-от:
- Автоматизоване створення та нумерація замовлень на купівлю (PO).
- Інтеграція з вашою системою управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM) та бухгалтерським програмним забезпеченням.
- Відстеження статусу замовлення на купівлю (PO) в режимі реального часу.
- Надійне зберігання всіх документів, пов'язаних із замовленнями на купівлю.
- Можливості ведення журналу аудиту.
PayPro Global пропонує платформу, що підтримує замовлення на купівлю. Корпоративні клієнти можуть обрати оплату за допомогою замовлення на купівлю (PO). Система автоматично обробляє PO, створює рахунок із відповідним номером PO та відстежує статус платежу. Це оптимізує весь цикл “від закупівлі до оплати”, зменшуючи обсяг ручної роботи та кількість помилок.
Безкоштовний чекліст з управління замовленнями на купівлю в SaaS
Дізнайтеся, як створювати замовлення на купівлю та спростити процес продажів у B2B SaaS.
-
Інструкції з управління замовленнями на купівлю
-
Чекліст для звірки рахунків-фактур
-
Поради щодо автоматизації вашого робочого процесу
-
Найкращі практики корпоративних продажів
-
Поширені помилки, яких слід уникати
Інтеграція з вашими фінансовими системами та системами продажів.
Інтеграція сприяє точності записів та безперебійності операційних процесів.
Система PO: Зв’яжіть обрану платформу для керування PO з вашими наявними інструментами:
- CRM (наприклад, Salesforce) пов’язує дані PO з обліковим записом клієнта, надаючи відділу продажів інформацію про деталі транзакції.
- Програми для бухгалтерського обліку (наприклад, QuickBooks, Xero) забезпечують автоматичне зіставлення рахунків із PO, що спрощує процеси звірки та закриття транзакцій.
- ERP (наприклад, SAP) для великих підприємств забезпечує узгодженість усіх фінансових та операційних даних.
Добре інтегрована система скорочує час обробки рахунків до 50%, оскільки дані із замовлення на купівлю (PO) автоматично заповнюють рахунок-фактуру.
Дізнайтеся більше про SaaS керування підписками та глобальні платежі можливості.
Безкоштовний чекліст з управління замовленнями на купівлю в SaaS
Дізнайтеся, як створювати замовлення на купівлю та спростити процес продажів у B2B SaaS.
-
Інструкції з управління замовленнями на купівлю
-
Чекліст для звірки рахунків-фактур
-
Поради щодо автоматизації вашого робочого процесу
-
Найкращі практики корпоративних продажів
-
Поширені помилки, яких слід уникати
Автоматизуйте процес виставлення рахунків та оплати
Після отримання та затвердження замовлення на купівлю (PO) система має автоматично обробляти наступні кроки.
- Ініціювання генерації рахунків: Система обробки замовлень на купівлю (PO) має автоматично створювати інвойс, що містить унікальний номер замовлення. Це забезпечує ведення обліку для фінансових команд покупця та продавця.
Коли замовлення на купівлю (PO) вашого клієнта на суму $15,000 вноситься в систему, миттєво генерується інвойс з тим самим номером замовлення та надсилається до відділу розрахунків з кредиторами клієнта. Система відстежує статус інвойса як «Очікує на оплату».
- Налаштування нагадувань про оплату: Система має надсилати автоматичні нагадування у відділ кредиторської заборгованості клієнта з наближенням дати платежу.
- Звірка платежів: Після отримання платежу система має автоматично звірити його з відповідним інвойсом та PO, позначивши транзакцію як «Сплачено».
|
Етап процесу |
Дія вручну |
Автоматизована дія |
|
Запит |
Отримання PO електронною поштою. |
Клієнт надсилає PO через спеціальний портал. |
|
Створення |
Внесення даних в електронну таблицю вручну. |
Система автоматично генерує номер замовлення на купівлю та створює запис. |
|
Виставлення рахунків |
Ручне створення інвойсу в бухгалтерській програмі. |
Інвойс автоматично генерується з номером замовлення на купівлю. |
|
Відстеження |
Подальша комунікація з клієнтом та перевірка банківського рахунку вручну. |
Система надсилає нагадування та оновлює статус платежу в режимі реального часу. |
Висновок
Організований підхід до управління замовленнями на придбання SaaS може вплинути на фінансовий контроль та процес закупівель. Завдяки чітким процедурам, використанню централізованої системи та розумінню різниці між замовленням на придбання та рахунком-фактурою компанія може гарантувати, що всі закупівлі програмного забезпечення точно задокументовані. Такий підхід допомагає спростити бухгалтерський облік, мінімізувати адміністративні зусилля та підтримувати прозорі відносини з постачальниками.
Поширені запитання
-
Великі компанії використовують замовлення на купівлю для суворого фінансового контролю та забезпечення чіткого аудиторського сліду. Замовлення на купівлю є офіційним внутрішнім дозволом на витрати, тому всі закупівлі програмного забезпечення затверджуються, бюджетуються та документуються до активації послуги. Цей процес допомагає запобігти несанкціонованим витратам і спрощує звірку рахунків-фактур.
-
Загальне замовлення на закупівлю (BPO) — це довгострокова угода з постачальником про періодичні закупівлі протягом певного періоду часу. Для SaaS це означає, що компанія може попередньо схвалити визначену кількість ліцензій або конкретний ліміт витрат у постачальника на рік, що спрощує процес і мінімізує адміністративну роботу для частих поновлень.
-
Замовлення на купівлю зазвичай використовується, коли транзакція здійснюється на значну суму, коли купівля є періодичною (наприклад, річна підписка), або коли цього вимагає внутрішня політика покупця для дотримання нормативних вимог та бюджетування. Це фундаментальна частина офіційного процесу від закупівлі до оплати для корпоративних клієнтів.
-
Замовлення на покупку (PO) – це документ, що створюється покупцем для авторизації покупки; він визначає деталі транзакції, зокрема продукти чи послуги, їхню кількість та зобов'язання щодо купівлі. Інвойс – це рахунок, який продавець виставляє після надання послуги. Він є запитом на оплату товарів чи послуг, перелічених у замовленні на покупку.
-
Замовлення на купівлю — це офіційний документ, що створюється покупцем для авторизації придбання програмного забезпечення як послуги. У ньому детально описуються умови транзакції, як-от програмний продукт, ціни, умови підписки та кількість ліцензій, і він слугує юридичним зобов'язанням до моменту надання послуги.
-
Надання замовлень на купівлю клієнтам корпоративного рівня та великим корпораціям, які покладаються на офіційні процеси закупівель, здійснюється з метою задоволення попиту на цю функцію. Багато з цих підприємств не можуть завершити трансакцію без попередньо затвердженого замовлення на купівлю, тому наявність цієї опції усуває значну перешкоду для продажів і дає змогу укладати більші й цінніші контракти.
-
Використання замовлень на купівлю вимагає створення стандартизованого процесу, що включає запит на замовлення, його перевірку, затвердження та звірку з відповідним рахунком-фактурою. Зазвичай для цього використовується централізована система, яка відстежує кожне замовлення на купівлю, пов'язує його з обліковим записом клієнта та автоматизує виставлення рахунків і платежі (наприклад, PayPro Global).
-
Такі компанії, як PayPro Global, керують та автоматизують увесь процес обробки замовлень на купівлю для SaaS та софтверних компаній. Платформа PayPro Global дозволяє клієнтам подавати замовлення на купівлю безпосередньо, автоматизує створення рахунків з унікальними номерами замовлень і займається процесом звірки, що значно спрощує фінансові операції та дотримання нормативних вимог.
-
PO корисні для SaaS-бізнесу, оскільки формалізують процес продажу дорогих корпоративних угод. Замовлення на купівлю надають задокументоване зобов'язання від покупця, зменшуючи фінансовий ризик, покращуючи прогнозування грошових потоків та оптимізуючи бухгалтерський облік.
Готові розпочати?
Ми були там, де ви зараз. Дозвольте нам поділитися нашим 19-річним досвідом і втілити ваші глобальні мрії в реальність.
Українська 
English 
Español 
Português 
Português do Brasil 
Français 
Italiano 
Deutsch 
Nederlands 
Polski 
Română 
简体中文 
日本語 
한국어