Як оптимізувати витрати на SaaS: Покроковий посібник

Щоб оптимізувати витрати на SaaS, використовуйте систематичні процеси, які покращують прозорість у використання програмного забезпечення, максимізуйте використання ліцензій та оптимізувати закупівлю хмарних підписки на програмне забезпечення.

Ця стратегія вирішує проблему децентралізованого придбання SaaS, що часто призводить до тіньових ІТ та значної недовикористаності ліцензій, потенційно впливаючи на операційний бюджет.

Спостереження в індустрії SaaS показують, що приблизно 53% ліцензій в організаціях залишаються недовикористаними, що може вплинути на управління витратами.

Цей посібник демонструє структуровану методологію управління витратами на програмне забезпечення та її зв'язок з віддачею від кожної інвестиції в підписку. Для стартапів, що шукають рекомендації щодо ціноутворення та зростання, розгляньте ресурси щодо продажу програмного забезпечення онлайн та конкретні ідеї для стартапу.

Систематично ідентифікуйте кожну застосунок, її вартість, та її відповідальність по всій організації. Цей крок повинен враховувати як офіційно схвалене програмне забезпечення, так і тіньове ІТ — програми, придбані за допомогою кредитних карток, що відшкодовуються, або децентралізованих бюджетів відділів.

1. Централізувати фінансові дані: Ретельно перевіряйте всі джерела транзакційних даних, включаючи звіти про витрати, записи про кредиторську заборгованість та виписки з кредитних карток. Шукайте повторювані назви постачальників (наприклад, Notion, Asana, Pipedrive тощо), що свідчать про підписки.
2. Спілкуватися із зацікавленими сторонами: Зв'яжіться з керівниками відділів (маркетинг, продажі, інженерія), щоб зрозуміти, які інструменти вони використовують та яку бізнес-цінність вони вбачають.
3. Створіть журнал інвентаризації: Зберіть дані в єдиний стандартизований реєстр активів.

Визначте фактичне використання кожного застосунку для вимірювання марнотратства. Дані про використання є основою для оптимізації кількості ліцензій та підтвердження рентабельності інвестицій в інструмент.

1. Консолідуйте метрики використання: Для ключових застосунків використовуйте адміністративну панель постачальника або API для вилучення даних про активність користувачів. Зверніть увагу на Активних користувачів (користувачів, які увійшли в систему або виконали значущу дію протягом останніх 30 або 90 днів). Розрахунок таких показників, як  Щоденні активні користувачі (DAU надають цінні відомості.
2. Оцініть рівень використання: Порівняйте придбані ліцензії з кількістю активних користувачів. Показник використання ліцензій – це Активні користувачі/Придбані ліцензії.
3. Знайдіть застосунки з низьким рівнем використання: Визначте, де наявні програми з коефіцієнтами використання нижче встановленого порогу, наприклад, 50%. Це, ймовірно, вказує на наявність shelfware (ліцензії, за які заплачено, але які не використовуються).

Використовуйте структуровану методологію, засновану на даних, щоб визначити майбутнє кожної програми у вашому інвентарі. Цей процес, відомий як раціоналізація застосунків, має на меті оцінити кожен інструмент за його стратегічною цінністю, надмірністю та економічною ефективністю.

Рішення щодо кожного застосунку повинні ґрунтуватися на даних, зібраних на Кроці 1 (Вартість, Бізнес-цінність, Технічний власник) та Кроці 2 (Коефіцієнт використання).

1. Зберегти (Підтримувати та оптимізувати)

Дія: Зберегти застосунок. Критерії:

• • • Високе використання: Рівень використання ліцензій стабільно високий (наприклад, понад 75%).
    • Висока бізнес-цінність: Інструмент є невід'ємною частиною основної бізнес-функції (наприклад, основна CRM, ERP або сховище коду).
    • Відсутність надмірності: Функціональність є унікальною і не дублюється іншим інструментом у стеку.

Фокус на оптимізації: Для збережених застосунків фокус зміщується на оптимізацію ліцензій (Крок 4) та переговори про кращі умови (Крок 5). Саме тут зусилля спрямовуються на вплив на рентабельність інвестицій (ROI) потенційно корисного інструменту.

2. Припинити використання (Скасувати & Усунути)

Дія: Слід застосувати процес скасування підписки та деактивації користувачів. Критерії:

• • • Низьке або нульове використання (Поличне ПЗ): Коли ліцензії придбані, але не використовуються активно, з нечастим доступом до інструменту.
    • Низька або застаріла цінність: Додаток більше не задовольняє критичні бізнес-потреби або був замінений на кращий інструмент.
    • Високозатратна, низькоцінна надмірність: Він дублює основні функції вже затвердженого, широко використовуваного додатку (наприклад, спеціальний інструмент управління проектами, коли компанія вимагала централізованого рішення).

3. Замінити (Консолідація & Оновлення)

Дія: Поступово вивести з експлуатації існуючий застосунок та мігрувати користувачів на новий, стандартизований або консолідований інструмент. Критерії:

• • • Функціональне дублювання: У вас є два або більше інструментів, що виконують одну й ту саму функцію (наприклад, використання двох окремих провайдерів хмарного сховища або двох різних внутрішніх комунікаційних платформ). Мета полягає в консолідації на стандартизованому інструменті, який спрямований на високу продуктивність.
    • Міркування щодо витрат/вигод: Вартість, складність або набір функцій існуючого інструменту можуть бути порівняні з більш доступною та потенційно більш економічно вигідною альтернативою.
    • Фактори безпеки/відповідності: Характеристики безпеки та відповідність нормам програми можуть бути факторами при прийнятті рішення про розгляд інструменту, що відповідає необхідним регуляторним вимогам.

Активно зменшуйте кількість придбаних ліцензій та знижуйте рівні підписки на основі даних про використання, зібраних на кроці 2.

1. Відключіть неактивних користувачів: Визначте всіх співробітників, яким було видано ліцензію, але які не входили до системи протягом 90 днів. Запустіть процес деактивації для цих користувачів.
2. Понизити рівень ліцензій: Якщо команда платить за тариф “Pro” або “Enterprise”, але використовує лише функції, доступні в тарифі “Standard” або “Basic”, знизьте рівень підписки відповідно до фактичного використання. Дізнайтеся більше про оптимізацію за допомогою Багаторівневе ціноутворення.
3. Впровадити політику надання доступу: Створіть автоматизований процес для автоматичного скасування доступу користувачів після певного періоду бездіяльності (наприклад, 60 днів).

Централізація закупівель програмного забезпечення та аналіз даних про використання може вплинути на результати переговорів під час поновлень.

1. Запровадьте централізоване затвердження: Запровадьте політику, що вимагає затвердження від центральної фінансової команди або команди із закупівель для всіх нових закупівель програмного забезпечення або поновлень контрактів, що перевищують визначений грошовий поріг.
2. Починайте переговори заздалегідь: Розпочніть переговори про поновлення щонайменше за 90 днів до дати закінчення контракту. Це запобігає автоматичному поновленню та дає час для дослідження конкурентних альтернатив (ваша BATNA — Best Alternative To a Negotiated Agreement).
3. Використовуйте показники використання: Використовуйте розраховану норму використання та дані про надлишкові інструменти, щоб запросити кращі ціни, знижки за тривалість терміну або зменшену кількість ліцензій. Ведення переговорів з позиції сильних даних може забезпечити економію 15-25% на значних поновленнях контрактів.
4. Проактивні умови контракту: Попросіть багаторічну знижку (два-три роки) та узгодьте пункт про право на зменшення, що дозволяє зменшити кількість місць протягом терміну дії контракту, якщо кількість користувачів зменшиться.

Підтримка оптимізації витрат на SaaS вимагає постійних процесів та інструментів. Запровадьте офіційну функцію управління SaaS, яка запобігатиме повторним та некерованим витратам.

1. Сповіщення про поновлення: Автоматизуйте сповіщення про всі поновлення контрактів за 30, 60 та 90 днів наперед.
2. Призначте відповідального за застосунок: Призначте функціонально та фінансово відповідальну особу для кожного застосунку, щоб гарантувати відповідальність за використання та витрати.
3. Стандартизуйте вибір інструментів: Використовуйте затверджене програмне забезпечення для типових бізнес-функцій (наприклад, одну CRM, один інструмент для управління проєктами), щоб зупинити тіньові ІТ до їхнього виникнення.