如何优化您的SaaS支出：分步指南
执行全面的SaaS发现和审计
系统地识别每一个 应用程序、其 成本、及其 责任 贯穿整个组织。这一步必须同时考虑官方批准的软件和影子IT——通过报销的信用卡或分散的部门预算购买的应用程序。
- 集中财务数据：仔细审查所有交易数据来源，包括费用报告、应付账款记录和信用卡账单。寻找重复的供应商名称（例如，Notion、Asana、Pipedrive 等），这些名称表明是订阅。
- 与利益相关者沟通：与各部门负责人（市场、销售、工程）沟通，了解他们使用的工具及其感知到的业务价值。
- 创建库存日志：将数据汇总到一个统一的标准化资产登记册中。
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必填库存字段 |
目的 |
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供应商名称和应用程序 |
正在使用的确切软件。 |
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合同价值（年度/月度） |
总承诺成本。有关追踪此项的背景信息，请参阅以下资源： 年度合同价值（ACV）. |
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续订日期 |
积极谈判（提前90天开始）至关重要。 |
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已购买的许可证 |
已支付的席位总数。 |
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技术负责人 |
负责管理该工具的具体团队或人员。 |
影子IT占公司所有应用程序的三分之一以上。对这些应用程序的可见性对于实现广泛的SaaS成本优化以及降低未经授权软件带来的安全风险至关重要。
衡量并分析许可证利用率
识别每个应用程序的实际使用情况以衡量浪费。使用数据是调整许可证规模和验证工具’投资回报的基础。
- 整合使用指标：对于关键应用程序，使用供应商的管理仪表板或API提取用户活动数据。查看活跃用户（在过去30或90天内登录或执行有意义操作的用户）。计算指标，例如 每日活跃用户 (DAU 能提供宝贵的见解。
- 衡量利用率： 将购买的许可证数量与活跃用户数量进行比较。许可证利用率 = 活跃用户数/购买的许可证数量。
- 查找低利用率应用：确定利用率低于既定阈值（例如50%）的应用程序。这很可能表明存在“搁置软件”（即已付费但未使用的许可证）。
一个小型B2B产品团队购买了一个分析平台的40个席位，年成本为8,000美元。使用日志显示，在过去一个季度中，大约有18个独立的活跃用户，利用率为18/40=45%。因此，许可证规模优化在下次续订时提供了节省成本的机会。请参阅上的资源 SaaS 指标 用于数据解读。
使用合理化框架（保留、淘汰、替换）
采用结构化、数据驱动的方法来决定您库存中每个应用程序的未来。这一过程，被称为应用程序合理化，旨在评估每个工具的战略价值、冗余性和成本效益。
每个应用程序的决策都应基于步骤1（成本、业务价值、技术负责人）和步骤2（利用率）中收集的数据。
1. 保留（保留 & 优化）
行动：保留该应用程序。标准：
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- 高利用率：许可证利用率持续高企（例如，高于75%）。
- 高业务价值：该工具是核心业务功能不可或缺的一部分（例如，主要的CRM、ERP或代码存储库）。
- 无冗余：其功能独一无二，且未被技术栈中的其他工具重复。
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优化重点： 对于留用的应用程序，重点转向优化许可证规模（步骤4）和协商更优条款（步骤5）。这是努力影响潜在有益工具投资回报率的关键所在。
2. 淘汰 (取消 & 消除)
行动：应执行订阅取消和用户停用流程。标准：
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- 低至零使用率（闲置软件）： 当许可证已购买但未被积极使用，且工具访问不频繁时。
- 低价值或过时价值: 该应用程序不再满足关键业务需求，或已被更优的工具所取代。
- 高成本、低价值的冗余: 它重复了已获批准的、广泛使用的应用程序的核心功能（例如，当公司要求采用集中式解决方案时，一个临时的项目管理工具）。
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淘汰工具时要坚定。清晰地传达决策和经批准的替代方案，以防止员工立即寻求未经批准的替代品（影子IT）。
3. 替换 (整合 & 升级)
行动: 逐步淘汰现有应用，并将用户迁移到新的、标准化或整合的工具。标准：
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- 功能重复: 您有两个或更多工具执行相同功能 (例如，使用两个独立的云存储提供商或两个不同的内部通信平台)。目标是整合到一个旨在实现高性能的标准化工具上。
- 成本/效益考量：现有工具的成本、复杂性或功能集可能会与更易于获取且可能更具成本效益的替代方案进行比较。
- 安全/合规性因素：应用程序的安全特性和合规性可能是在决定考虑满足必要监管要求的工具时的因素。
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优先对冗余、使用率低且成本高的应用程序采取淘汰和替换策略。公司通常通过削减重复工具获得立竿见影的节约。
Slack 与 Microsoft Teams.
这家初创公司的工程团队和销售团队使用了不同的内部沟通平台，这导致了不同的订阅成本。
合理化决定是 整合 (一种“替换”或“淘汰”的形式) 到一个单一的、标准化的平台，这释放了资金并简化了沟通。
对于基于使用量的产品，这可能涉及评估具有 按使用量计费.
执行许可证规模优化并回收未使用的席位
根据在第2步收集到的使用数据，积极减少已购买许可证的数量并降级订阅层级。
- 停用非活跃用户： 识别所有已分配许可证但90天内未登录的员工。启动这些用户的取消配置流程。
- 降级许可证: 如果一个团队支付了“专业版”或“企业版”套餐，但只使用了“标准版”或“基本版”套餐中的功能，则降级订阅以匹配实际使用情况。了解更多优化方法 分层定价.
- 实施配置策略建立自动化流程，在用户不活跃达到指定期限（例如60天）后自动解除其配置。
一家成长阶段的SaaS公司发现，在特定应用类别（例如身份管理）中，已配置用户中未使用分配许可证的比例高达73%。该公司观察到，在解除这些用户的配置后，这些应用的许可成本有所降低，且对运营能力没有显著影响。
集中采购并协商基于数据的续约
集中采购软件并分析使用数据可能会影响续约时的谈判结果。
- 要求集中审批: 制定一项政策，规定所有超出特定金额门槛的新软件采购或合同续约，都必须获得中央财务或采购团队的批准。
- 尽早启动谈判: 在合同结束日期前至少90天启动续约对话。这可以防止自动续订，并为您提供时间研究竞争性替代方案（您的BATNA——谈判协议的最佳替代方案）。
- 利用使用量基准: 利用您计算出的利用率和冗余工具数据，来要求更好的定价、长期折扣或减少许可数量。凭借数据优势进行谈判，可以在主要合同续订中节省15-25%的费用。
- 前瞻性合同条款：要求多年折扣（两到三年），并协商一项缩减条款，允许您在合同期内用户数量减少时降低席位数量。
SaaS 公司通常在碎片化的变现工具堆栈上产生大量开支（例如，针对以下各项有单独的提供商 订阅计费、支付处理、税务申报、欺诈管理、 和 催款).
通过采用像提供全方位服务的一体化平台 名义商户 (MoR) 例如 PayPro Global，您便可消除这种 不必要的 SaaS蔓延。MoR 整合了所有关键功能——全球支付、自动化税务合规（向正确机构征收和申报）、订阅管理以及强大的防欺诈保护——且内置无需额外费用。这一策略取代了多份合同和集成成本，直接削减您的运营开支，并减少对专业人员的需求。
实施持续监控和治理框架
维持SaaS支出改进需要持续的流程和工具。设立正式的SaaS管理职能，以防止重复和不受管理的支出。
- 续订提醒： 自动化所有合同续订的提醒，提前30、60和90天发出。
- 分配应用所有权：为每个应用程序分配职能和财务负责人，以确保使用和成本的责任归属。
- 标准化工具选择: 使用经批准的软件处理常见业务功能（例如，一个CRM系统，一个项目管理工具），以在影子IT出现之前就将其阻止。
自动化是提高效率的重要驱动力。利用 SaaS管理自动化解决方案的SaaS组织 通常会报告浪费的支出显著减少，并拥有更简化的自动化订阅、计费和合规流程。
结论
有效的 SaaS支出效益最大化 是一个持续的过程，建立在 可见性 和 数据驱动 和决策之上。
首先，通过对所有应用程序启动全面审计并仔细衡量 许可证利用率 以发现浪费。
接下来，应用一种系统化的 合理化框架 (保留、淘汰、替换)，以消除冗余并优化许可证数量。
通过集中采购并利用持续治理框架，您将实现持续的成本管理，并发挥您整个软件资产组合的战略价值。
常见问题解答
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最大的驱动因素是影子IT和未使用的许可证（闲置软件），这都是由于员工未经IT或财务批准就获取应用程序的分散采购所造成的。
这种流程缺失导致重复订阅，最终员工将不使用他们已付费的许可证。
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影子IT意味着员工在没有官方采购渠道的情况下购买软件，通常使用个人或部门信用卡。
这会带来问题，因为它会产生财务盲点，导致应用冗余，并增加重大的安全和合规风险。
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对您的财务记录进行SaaS审计，以查找所有循环订阅，然后配置每个应用的许可证利用率。
低利用率（低于50%）是可收回的直接浪费。
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合理化框架是一个决策模型——保留、淘汰或替换，用于评估您技术栈中的应用程序。
这表明哪些应用要保留，哪些因冗余而取消（淘汰），以及哪些要替换为更好的工具（替代）。
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在合同到期日之前至少90天启动续订流程和谈判。
积极主动可以避免昂贵的自动续订，并让您有时间利用您的使用数据来争取更好的条款和定价。
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将您的计费和变现工具（例如订阅管理、支付处理、欺诈检测和税务合规）整合到一个单一的全方位服务型名义商家（MoR）平台中，从而消除SaaS蔓延。
您无需为五种不同的专业工具及其相应的费用付费并进行集成，只需管理一份合同即可。
这大大降低了软件成本、集成开销以及全球税务征收和申报等复杂任务所需的人力。
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