什么是形式发票？

SaaS 形式发票是软件公司在提供服务或收到付款之前发送给客户的早期销售单据。 

它通过在初始阶段建立商业预期，将非正式的软件销售与正式的企业采购衔接起来。

对于运营团队而言，区分形式文件与官方文件的法律地位是一个重要的考量。形式发票通常不产生付款的法律义务。此项既不被供应商总账归类为应收账款，买方也无法将其认定为税务抵免文件。相反，它是一份预览预期交易的正式文件。

SaaS 公司必须提供文件，包括必要的运营变量，以保持高开票效率和内部理解。每份文件必须具体包含以下条目：

• 显眼的“形式发票”标题，以区别于整体税收和财务责任。
• 详细的软件组件、订阅时长和主要平台层级。
• 计算后的小计费用、适用的区域软件折扣以及最终预期价格。
• 预期的付款条款应附带该平台最常见的支付方式。

形式发票是一份概述交易预期情况的文件；它也不涉及可执行会计文件的法律或财务方面。由于它发生在交易最终确定之前，因此不代表买方真正的财务负债，也不代表供应商的活跃应收账款资产。对于企业买家而言，该文件不适用于申报地区进项税抵免或数字服务税核销。

当运营团队选择采用此方案时，他们应选择运行在单一平台上的计费软件，以自动化生成这些文档，而不是每次都手动创建文本模板。新的营收基础设施设想该平台在企业交易状态变更为谈判或审批工作流程时，自动创建这些草稿。 自动化账单生成 与从CRM平台向买方采购队列传输数据相关联（独立于手动数据输入）。​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌

通常，​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌供应商需要设定明确的有效期，其中14到30天最为常见。为报价有效性设定明确的时间范围，可以解决软件销售商对基础席位价格、套餐调整或潜在变化的担忧。 外币汇率 可能在漫长的企业谈判过程中发生。

以下是一些要点，可帮助确定您的B2B软件公司是否应考虑实施结构化的预账单工作流程：

1. 您的企业客户在授予支出授权之前，是否需要正式的采购文件？
2. 源于客户请求的手动发票调整，如何影响您的运营流程？

引入此文档工作流程可能会导致运营清晰度和效率出现变化，主要针对有特定需求的企业。当销售模式涉及大额企业销售合同，包含 多层级定制计费 安排，或涉及受国际银行法规约束的全球买家交易时。