Wat is een pro-formafactuur?

Een SaaS pro-formafactuur is een voorlopige verkoopfactuur die een softwarebedrijf naar een klant stuurt voordat diensten worden geleverd of betaling wordt ontvangen. 

Het verbindt informele softwareverkoop met formele bedrijfsaankopen door in een vroeg stadium commerciële verwachtingen vast te stellen.

Voor operationele teams is het onderscheid tussen de juridische status van een pro-formadocument en officiële documenten een belangrijke overweging. Een pro-formafactuur creëert doorgaans geen wettelijke betalingsverplichting. Dit item wordt niet geclassificeerd als een vordering in het grootboek van de leverancier, noch wordt het erkend als een document voor belastingteruggave voor de koper. Integendeel, het is een formeel document dat een voorlopig beeld geeft van de beoogde transactie.

SaaS-bedrijven moeten documentatie aanleveren, inclusief noodzakelijke operationele variabelen, om een hoge facturatie-efficiëntie en intern begrip te behouden. Elk document moet specifiek de volgende vermelding bevatten:

• De duidelijke “Pro-formafactuur” koptekst om het te onderscheiden van de algemene fiscale en financiële verplichtingen.
• Gedetailleerde softwarecomponenten, abonnementsduren en belangrijkste platformniveaus.
• Berekende subtotale kosten, toepasselijke regionale softwarekortingen en uiteindelijke verwachte prijzen.
• Beoogde betalingsvoorwaarden moeten vergezeld gaan van de meest voorkomende betaalmethoden van het platform.

Een pro-formafactuur is een document dat een transactie schetst; het omvat ook niet de juridische of financiële aspecten van een afdwingbaar boekhoudkundig document. Aangezien het plaatsvindt vóór de afronding van de transactie, vertegenwoordigt het geen echte financiële kopersaansprakelijkheid of een actief vorderingsactief voor de verkoper. Voor zakelijke kopers is dit document niet van toepassing voor het claimen van regionale voorbelastingtegoeden of afschrijvingen van digitale dienstenbelasting.

Wanneer operationele teams ervoor kiezen om dit te gebruiken, zouden ze moeten opteren voor facturatiesoftware die op één platform draait om het opstellen van deze documenten te automatiseren, in plaats van telkens handmatig de tekstsjabloon aan te maken. De nieuwe inkomsteninfrastructuur voorziet dat het platform deze concepten aanmaakt wanneer de status van de zakelijke deal overgaat naar onderhandeling of goedkeuringsworkflows. Geautomatiseerde factuurgeneratie houdt verband met de levering van gegevens van CRM-platforms aan de inkoopwachtrij van de koper (onafhankelijk van handmatige gegevensinvoer).

Gewoonlijk moeten verkopers duidelijke vervaltermijnen vaststellen, waarbij 14 tot 30 dagen het meest gebruikelijk is. Het vaststellen van een gedefinieerde termijn voor de geldigheid van aanbiedingen beantwoordt de bezwaren van de softwareverkoper met betrekking tot mogelijke wijzigingen in de basislicentieprijs, aanpassingen van licentieniveaus of wisselkoersen van vreemde valuta die zich kunnen voordoen tijdens langdurige onderhandelingsprocessen voor ondernemingen.

Dit zijn enkele punten om te helpen bepalen of uw B2B-softwarebedrijf zou moeten overwegen een gestructureerde pre-factureringsworkflow te implementeren:

1. Heeft uw zakelijke doelgroep geformaliseerde inkoopdocumentatie nodig voordat zij uitgaven goedkeuren?
2. Hoe beïnvloeden handmatige factuuraanpassingen, voortkomend uit klantverzoeken, uw operationele processen?

De introductie van deze documentatiestroom kan leiden tot variaties in operationele duidelijkheid en efficiëntie, voornamelijk voor bedrijven met specifieke behoeften. Het kan passend zijn om het gebruik van een pro forma factuur te evalueren wanneer het verkoopmodel substantiële zakelijke verkoopcontracten omvat, opneemt meerlaagse aangepaste facturering regelingen, of transacties omvat met wereldwijde kopers die onderworpen zijn aan internationale bankregelgeving.