Wat is XRechnung?

XRechnung is een aanpassing van de EN 16931-norm voor elektronische facturatie specifiek voor Duitsland, formeel bekend als de Core Invoice Usage Specification (CIUS). Deze aanpak is primair bedoeld voor gebruik bij transacties met Duitse overheidsinstanties, omdat deze vertrouwt op geautomatiseerde informatie-uitwisseling in plaats van formaten die bedoeld zijn voor directe visuele factuurdocumenten.

XRechnung kan ook worden gebruikt voor binnenlandse B2B-e-facturatie. Sinds 1 januari 2025 heeft Duitsland vereisten ingevoerd voor het gebruik van gestructureerde e-facturatie bij transacties tussen binnenlandse bedrijven. Volgens de huidige regels moeten bedrijven die digitale goederen verkopen vanaf die datum e-facturen kunnen ontvangen. Vooralsnog is het gebruik van bepaalde alternatieve factuurformaten toegestaan bij het uitreiken van facturen tijdens een vastgestelde overgangsfase, die loopt tot 2026 en in beperkte gevallen wordt verlengd tot 2027.

XRechnung maakt gebruik van een gestructureerde aanpak, waarbij factuurinformatie in XML-formaat wordt gepresenteerd. Boekhoud- en inkoopsoftware vertrouwen op deze opzet voor automatische validatie en verwerking.

XRechnung is een CIUS van EN 16931. Het voegt Duitse bedrijfsregels toe aan het Europese semantische model en ondersteunt twee syntaxiskoppelingen:

• OASIS UBL 2.1
• UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)

Een standaard UBL- of CII-factuur op zich voldoet niet noodzakelijkerwijs aan de vereisten om als een XRechnung te worden geaccepteerd. Deze moet ook voldoen aan de specifieke bedrijfsregels en validatievereisten van XRechnung.

XRechnung is een puur gestructureerde elektronische factuur en bevat geen ingebedde visuele PDF-weergave.

De formaten ZUGFeRD en Factur-X zijn technisch compatibele Duits-Franse hybride e-factuurformaten. Ze kunnen gestructureerde XML combineren met een PDF/A-3-bestand, wat automatische verwerking mogelijk maakt, samen met een kopie ter controle indien nodig.

Een pdf met factuurtekst valt volgens de huidige Duitse B2B-regelgeving niet onder de categorie E-Rechnung, omdat deze niet de gestructureerde gegevens bevat die deze regels voorschrijven.

XRechnung wordt vaak gebruikt voor elektronische facturering aan de Duitse federale overheid, hoewel andere formaten toegestaan kunnen zijn als aan bepaalde criteria wordt voldaan.

Federale autoriteiten kunnen elektronische facturen in verschillende formaten accepteren, mits deze voldoen aan EN 16931, de federale verordening voor e-facturering, en aansluiten bij de technische inrichting van het betreffende platform.

Praktijken, technische standaarden en vereiste identificatiemiddelen kunnen verschillen tussen federale, deelstaat- en gemeentelijke instanties, waardoor het voor leveranciers nuttig is om de huidige regelgeving te controleren voordat ze een factuur indienen. Het controleren van elke vereiste – zoals factuurtype, leveringskanaal en specifieke identificatiemiddelen – kan de verwachtingen verduidelijken voordat u een factuur indient.

EN 16931 definieert een gemeenschappelijk semantisch model voor de kerngegevens van elektronische facturen in heel Europa.

XRechnung past dat model toe samen met specifiek Duitse bedrijfsregels. Hoewel deze structuur helpt bij het in kaart brengen van factuurgegevens tussen landen, benadert elk land de implementatie op eigen voorwaarden, wat vaak tot verschillen leidt.

Zelfs met het EN 16931-raamwerk bepalen individuele landen welke gegevensvelden en identificatiemiddelen moeten worden opgenomen, schetsen ze de rapportage en bepalen ze hoe facturen moeten worden verzonden. Hierdoor kan de werking van e-facturering verschillen op basis van nationale besluiten, zelfs wanneer landen naar dezelfde algemene standaard verwijzen.

KoSIT – kort voor Coordination Office for IT Standards – verzorgt het onderhoud van XRechnung namens de Duitse IT-Planungsrat.

Hun activiteiten omvatten het verstrekken van officiële documentatie, syntaxisbindingen, het leveren van richtlijnen voor validatie, het samenstellen van codelijsten en het uitbrengen van technische updates die worden gebruikt door aanbieders van facturatiesoftware.

Vanaf september 2026 blijft XRechnung 3.0 de huidige normatieve standaard. Omdat er in de zomer geen aanvullende normatieve release is uitgebracht, blijft versie 3.0 de normatieve optie. Zowel de huidige versie als XRechnung 4.0 zullen naar verwachting tegelijkertijd in gebruik zijn tijdens het migratieproces.

De meest recente technische bundel is de XRechnung Bundle 3.0.2 Summer 2026 Bugfix -versie van 31 augustus 2026. De wijzigingen in de technische specificaties van de bundel zijn minimaal en de structuur van het raamwerk van de standaard blijft ongewijzigd.

KoSIT heeft een voorlopige XRechnung 4.0-specificatie aangekondigd voor september 2026. Dit is een preview en is niet bedoeld voor productieomgevingen. De definitieve XRechnung 4.0-bundel wordt momenteel verwacht in de lente van 2027.

Het is aan te raden voor SaaS-bedrijven die met deze e-facturatiestandaarden.