Was ist die XRechnung?

Die XRechnung stellt eine Anpassung des elektronischen Rechnungsstandards EN 16931 speziell für Deutschland dar, formell bekannt als Core Invoice Usage Specification (CIUS). Der Ansatz ist in erster Linie für den Einsatz im Transaktionsverkehr mit deutschen Behörden gedacht, da er auf einem automatisierten Informationsaustausch anstelle von Formaten basiert, die für die direkte visuelle Rechnungsdarstellung gedacht sind.

Die XRechnung kann auch für die inländische B2B-E-Rechnungsstellung verwendet werden. Seit dem 1. Januar 2025 hat Deutschland Anforderungen für die Verwendung der strukturierten E-Rechnungsstellung im Zahlungsverkehr zwischen inländischen Unternehmen eingeführt. Nach den aktuellen Regeln sind Unternehmen, die digitale Güter verkaufen, ab diesem Datum verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Vorerst ist die Verwendung bestimmter alternativer Rechnungsformate bei der Rechnungsstellung während einer festgelegten Übergangsphase zulässig, die sich über das Jahr 2026 erstreckt und in begrenzten Fällen bis 2027 reicht.

Die XRechnung nutzt einen strukturierten Ansatz, bei dem Rechnungsinformationen im XML-Format dargestellt werden. Buchhaltungs- und Beschaffungssoftware-Systeme verlassen sich auf diese Struktur für die automatische Validierung und Verarbeitung.

Die XRechnung ist eine CIUS der EN 16931. Sie ergänzt das europäische semantische Modell um deutsche Geschäftsregeln und unterstützt zwei Syntax-Anbindungen:

• OASIS UBL 2.1
• UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)

Eine Standard-UBL- oder -CII-Rechnung an sich erfüllt nicht unbedingt die Anforderungen, um als XRechnung akzeptiert zu werden. Sie muss auch die spezifischen Geschäftsregeln und Validierungsanforderungen der XRechnung erfüllen.

Die XRechnung ist eine rein strukturierte elektronische Rechnung und enthält keine eingebettete visuelle PDF-Darstellung.

Die Formate ZUGFeRD und Factur-X sind technisch kompatible deutsch-französische hybride E-Rechnungsformate. Sie können strukturiertes XML mit einer PDF/A-3-Datei verbinden, was eine automatische Verarbeitung zusammen mit einer Kopie zur Überprüfung bei Bedarf ermöglicht.

Ein PDF mit Rechnungstext fällt nach den aktuellen deutschen B2B-Vorschriften nicht unter die Kategorie der E-Rechnung, da es nicht die von diesen Regeln vorgeschriebenen strukturierten Daten enthält.

Die XRechnung wird häufig für die elektronische Rechnungsstellung an die deutsche Bundesverwaltung verwendet, obwohl auch andere Formate zulässig sein können, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.

Bundesbehörden können elektronische Rechnungen in verschiedenen Formaten akzeptieren, sofern sie der EN 16931 und der E-Rechnungsverordnung des Bundes entsprechen sowie auf die technische Einrichtung der jeweiligen Plattform abgestimmt sind.

Praktiken, technische Standards und erforderliche Kennungen können sich zwischen Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden unterscheiden, weshalb es für Lieferanten ratsam ist, die aktuellen Vorschriften vor dem Einreichen einer Rechnung zu prüfen. Die Überprüfung aller Anforderungen – wie Rechnungsart, Übertragungsweg und spezifische Kennungen – kann die Erwartungen vor dem Einreichen einer Rechnung klären.

Die EN 16931 definiert ein gemeinsames semantisches Modell für grundlegende elektronische Rechnungsinformationen in ganz Europa.

Die XRechnung wendet dieses Modell zusammen mit spezifisch deutschen Geschäftsregeln an. Obwohl diese Struktur bei der Zuordnung von Rechnungsinformationen zwischen Ländern hilft, geht jedes Land die Umsetzung zu eigenen Bedingungen an, was häufig zu Abweichungen führt.

Selbst mit dem Rahmenwerk der EN 16931 legen die einzelnen Länder fest, welche Datenfelder und Kennungen enthalten sein müssen, skizzieren das Meldewesen und bestimmen, wie Rechnungen zu übermitteln sind. Aus diesem Grund kann die Funktionsweise der E-Rechnungsstellung je nach nationalen Entscheidungen variieren, selbst wenn sich die Länder auf denselben übergeordneten Standard beziehen.

Die KoSIT – kurz für Koordinierungsstelle für IT-Standards – kümmert sich im Auftrag des IT-Planungsrats der Bundesrepublik Deutschland um die Pflege der XRechnung.

Ihre Aktivitäten umfassen die Bereitstellung offizieller Dokumentationen, Syntax-Anbindungen, Richtlinien für die Validierung, die Zusammenstellung von Codelisten und die Veröffentlichung technischer Updates, die von Anbietern von Rechnungssoftware genutzt werden.

Stand September 2026 bleibt XRechnung 3.0 der aktuelle normative Standard. Da über den Sommer keine weitere normative Version veröffentlicht wurde, bleibt Version 3.0 die normative Option. Es wird erwartet, dass sowohl die aktuelle Version als auch die XRechnung 4.0 während eines laufenden Migrationsprozesses gleichzeitig genutzt werden.

Das jüngste technische Paket ist die XRechnung Bundle 3.0.2 Summer 2026 Bugfix -Version vom 31. August 2026. Die an den technischen Spezifikationen des Pakets vorgenommenen Änderungen sind minimal, und die Struktur des Standard-Rahmenwerks bleibt unverändert.

Die KoSIT hat eine vorläufige Spezifikation für die XRechnung 4.0 für September 2026 angekündigt. Es handelt sich um eine Vorschau, die nicht für den Produktivbetrieb gedacht ist. Das endgültige Paket für die XRechnung 4.0 wird derzeit für Frühjahr 2027.

erwartet. Für SaaS-Unternehmen, die mit diesen E-Rechnungsstandards.