Co to jest XRechnung?

XRechnung stanowi adaptację standardu fakturowania elektronicznego EN 16931 specjalnie dla Niemiec, znaną formalnie jako Core Invoice Usage Specification (CIUS). Podejście to jest przeznaczone głównie do stosowania w transakcjach z niemieckimi organami publicznymi, ponieważ opiera się na automatycznej wymianie informacji zamiast na formatach przeznaczonych do bezpośredniego wizualnego wglądu w dokumenty faktur.

XRechnung może być również stosowany do krajowego e-fakturowania B2B. Od 1 stycznia 2025 roku Niemcy wprowadziły wymogi dotyczące stosowania ustrukturyzowanego e-fakturowania w transakcjach między krajowymi przedsiębiorstwami. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, firmy sprzedające towary cyfrowe są zobowiązane do posiadania możliwości odbierania e-faktur od tej daty. Na ten moment korzystanie z niektórych alternatywnych formatów faktur jest dozwolone przy wystawianiu faktur w wyznaczonym okresie przejściowym, obejmującym rok 2026 i rozciągającym się w ograniczonych przypadkach na rok 2027.

XRechnung wykorzystuje ustrukturyzowane podejście, w którym informacje o fakturze są prezentowane w formacie XML. Systemy oprogramowania księgowego i zakupowego opierają się na tej konfiguracji w celu automatycznej weryfikacji i przetwarzania.

XRechnung to CIUS normy EN 16931. Dodaje on niemieckie reguły biznesowe do europejskiego modelu semantycznego i obsługuje dwa powiązania składniowe:

• OASIS UBL 2.1
• UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)

Standardowa faktura UBL lub CII sama w sobie niekoniecznie spełnia wymagania pozwalające na uznanie jej za XRechnung. Musi ona również spełniać określone reguły biznesowe i wymagania walidacyjne XRechnung.

XRechnung to czysto ustrukturyzowana faktura elektroniczna, która nie zawiera osadzonej wizualnej reprezentacji PDF.

Formaty ZUGFeRD i Factur-X to technicznie kompatybilne niemiecko-francuskie hybrydowe formaty e-faktur. Mogą one łączyć ustrukturyzowany XML z plikiem PDF/A-3, umożliwiając automatyczne przetwarzanie wraz z kopią do wglądu w razie potrzeby.

Plik PDF z tekstem faktury nie zalicza się do kategorii E-Rechnung zgodnie z obecnymi niemieckimi przepisami B2B, ponieważ nie zawiera ustrukturyzowanych danych określonych w tych regulacjach.

XRechnung jest często stosowany do fakturowania elektronicznego na rzecz niemieckiej administracji federalnej, choć dopuszczalne mogą być również inne formaty, o ile spełniają określone kryteria.

Władze federalne mogą akceptować faktury elektroniczne w różnych formatach, pod warunkiem że są one zgodne z normą EN 16931, federalnym rozporządzeniem w sprawie e-fakturowania oraz odpowiadają konfiguracji technicznej odpowiedniej platformy.

Praktyki, standardy techniczne i wymagane identyfikatory mogą się różnić w zależności od organów federalnych, stanowych i komunalnych, dlatego przed przedłożeniem faktury warto zapoznać się z aktualnymi przepisami. Przeanalizowanie każdego wymogu – takiego jak typ faktury, kanał dostawy i konkretne identyfikatory – pozwala wyjaśnić oczekiwania przed wysłaniem faktury.

Norma EN 16931 definiuje wspólny model semantyczny dla podstawowych informacji o fakturze elektronicznej w całej Europie.

XRechnung stosuje ten model wraz ze specyficznymi dla Niemiec regułami biznesowymi. Choć struktura ta pomaga w mapowaniu informacji o fakturach między krajami, każde państwo podchodzi do wdrożenia na własnych warunkach, co często prowadzi do różnic.

Nawet w ramach normy EN 16931 poszczególne kraje określają, jakie pola danych i identyfikatory należy uwzględnić, opisują raportowanie oraz ustalają sposób przesyłania faktur. Z tego powodu sposób działania e-fakturowania może się różnić w zależności od decyzji krajowych, nawet gdy państwa odwołują się do tego samego ogólnego standardu.

KoSIT – skrót od Coordination Office for IT Standards (Biuro Koordynacyjne ds. Standardów IT) – zajmuje się utrzymaniem standardu XRechnung w imieniu niemieckiej Rady ds. Planowania IT.

Ich działania obejmują dostarczanie oficjalnej dokumentacji, powiązań składniowych, wytycznych dotyczących walidacji, opracowywanie list kodów oraz wydawanie aktualizacji technicznych używanych przez dostawców oprogramowania do fakturowania.

Na wrzesień 2026 r., XRechnung 3.0 pozostaje aktualnym standardem normatywnym. Ponieważ latem nie wydano żadnej dodatkowej wersji normatywnej, wersja 3.0 nadal obowiązuje jako opcja normatywna. Oczekuje się, że zarówno obecna wersja, jak i XRechnung 4.0 będą używane jednocześnie podczas trwania procesu migracji.

Najnowszym pakietem technicznym jest XRechnung Bundle 3.0.2 Summer 2026 Bugfix z dnia 31 sierpnia 2026 r. Zmiany wprowadzone do specyfikacji technicznej pakietu są minimalne, a struktura ramowa standardu pozostaje niezmieniona.

KoSIT ogłosił wstępną specyfikację XRechnung 4.0 na wrzesień 2026 r. Jest to wersja zapoznawcza i nie jest przeznaczona do użytku produkcyjnego. Ostateczny pakiet XRechnung 4.0 jest obecnie spodziewany wiosną 2027 r..

Dla firm SaaS współpracujących z tymi standardami e-fakturowania.