¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma de SaaS es un documento de venta preliminar que una empresa de software envía a un cliente antes de la prestación de servicios o la recepción del pago. 

Conecta las ventas de software informales con las compras empresariales formales al establecer expectativas comerciales en una fase inicial.

Para los equipos de operaciones, diferenciar el estatus legal de un documento pro forma de los documentos oficiales es una consideración. Una factura pro forma no suele crear una obligación legal de pago. Este elemento no se clasifica como cuenta por cobrar en el libro mayor del proveedor, ni se reconoce como un documento de crédito fiscal para el comprador. Por el contrario, es un documento formal que previsualiza la transacción prevista.

Las empresas SaaS deben proporcionar documentación, incluyendo las variables operativas necesarias, para mantener una alta eficiencia de facturación y una comprensión interna. Cada documento debe incluir específicamente la siguiente entrada:

• El encabezado obvio «Factura Proforma» para distinguirla de las obligaciones fiscales y financieras generales.
• Componentes de software detallados, duraciones de suscripción y niveles principales de la plataforma.
• Tarifas de subtotal calculadas, descuentos regionales de software aplicables y precios finales esperados.
• Los términos de pago previstos deben ir acompañados de los métodos de pago más comunes de la plataforma.

Una factura proforma es un documento que describe cómo sería una transacción; tampoco implica los aspectos legales o financieros de un documento contable exigible. Dado que ocurre antes de la finalización de la transacción, no representa una verdadera obligación financiera para el comprador ni un activo de cuentas por cobrar activo para el vendedor. Para los compradores empresariales, este documento no es aplicable a efectos de reclamar créditos fiscales de insumos regionales o deducciones fiscales por servicios digitales.

Cuando los equipos de operaciones eligen usar esto, deben optar por un software de facturación que funcione en una única plataforma para automatizar la creación de estos documentos, en lugar de crear manualmente la plantilla de texto cada vez. La nueva infraestructura de ingresos prevé que la plataforma cree estos borradores cuando el estado del acuerdo empresarial cambie a flujos de trabajo de negociación o aprobación. Generación automatizada de facturación se asocia con la entrega de datos desde plataformas CRM a la cola de adquisiciones del comprador (independiente de la entrada manual de datos). ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌

Normalmente,​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ se requiere que los proveedores establezcan plazos de vencimiento claros, siendo de 14 a 30 días los más comunes. Establecer un plazo definido para la validez de la oferta aborda las preocupaciones del vendedor de software con respecto a posibles cambios en el precio base de la licencia, ajustes de nivel, o tipos de cambio de moneda extranjera que pueden ocurrir durante procesos de negociación empresarial prolongados.

Estos son algunos puntos para ayudar a determinar si su empresa de software B2B debería considerar implementar un flujo de trabajo de pre-facturación estructurado:

1. ¿Necesita su público objetivo empresarial documentación de compra formalizada antes de otorgar la autorización de gasto?
2. ¿Cómo afectan los ajustes manuales de facturas, derivados de las solicitudes de los clientes, a sus procesos operativos?

La implementación de este flujo de trabajo de documentación puede dar lugar a variaciones en la claridad y eficiencia operativa, principalmente para empresas con necesidades específicas. Puede ser apropiado evaluar el uso de una factura proforma cuando el modelo de ventas implica contratos sustanciales de ventas empresariales, incorpora facturación personalizada multinivel acuerdos, o incluye transacciones con compradores globales sujetas a regulaciones bancarias internacionales.