Wie Sie Ihre SaaS-Ausgaben optimieren: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um Ihre SaaS-Ausgaben zu optimieren, nutzen Sie systematische Prozesse, die die Transparenz bezüglich Softwarenutzung, maximieren Lizenzauslastung und die Cloud-Beschaffung optimieren Software-Abonnements.

Diese Strategie behebt das Problem der dezentralisierten SaaS-Beschaffung, was oft zu Schatten-IT und einer erheblichen Unterauslastung von Lizenzen führt und sich potenziell auf das Betriebsbudget auswirkt.

Beobachtungen in der SaaS-Branche zeigen, dass rund 53 % der Lizenzen in Unternehmen unterausgelastet bleiben, was sich auf das Kostenmanagement auswirken könnte.

Dieser Leitfaden zeigt die strukturierte Methodik zur Verwaltung von Softwareausgaben und deren Bezug zur Rendite jeder Abonnementinvestition. Startups, die Leitlinien zur Preisgestaltung und zum Wachstum suchen, sollten Ressourcen zu den Online-Verkauf von Software und spezifische Einblicke für ein Startup.

Identifizieren Sie systematisch jede Anwendung, deren Kosten, und deren Verantwortung im gesamten Unternehmen. Dieser Schritt muss sowohl offiziell genehmigte Software als auch Schatten-IT berücksichtigen – Anwendungen, die über Spesenabrechnungen von Kreditkarten oder dezentrale Abteilungsbudgets angeschafft wurden.

1. Finanzdaten zentralisieren: Überprüfen Sie alle Transaktionsdatenquellen, einschließlich Spesenabrechnungen, Kreditorenbuchhaltungsunterlagen und Kreditkartenabrechnungen. Suchen Sie nach sich wiederholenden Anbieternamen (z. B. Notion, Asana, Pipedrive usw.), die auf Abonnements hinweisen.
2. Kommunizieren Sie mit Stakeholdern: Sprechen Sie mit Abteilungsleitern (Marketing, Vertrieb, Entwicklung), um die von ihnen verwendeten Tools und deren wahrgenommenen Geschäftswert zu verstehen.
3. Erstellen Sie ein Bestandsverzeichnis: Sammeln Sie die Daten in einem einzigen, standardisierten Anlagenverzeichnis.

Identifizieren Sie die tatsächliche Nutzung jeder Anwendung, um Verschwendung zu messen. Nutzungsdaten sind die Grundlage für die bedarfsgerechte Lizenzanpassung und die Überprüfung des Return on Investment des Tools.

1. Nutzungsmetriken konsolidieren: Für Schlüsselanwendungen nutzen Sie das administrative Dashboard oder die APIs des Anbieters, um Benutzeraktivitätsdaten zu extrahieren. Betrachten Sie die aktiven Benutzer (Benutzer, die sich innerhalb der letzten 30 oder 90 Tage angemeldet oder eine sinnvolle Aktion ausgeführt haben). Die Berechnung von Metriken wie  Täglich aktive Benutzer (DAU liefern großartige Einblicke.
2. Nutzung messen: Vergleichen Sie die erworbenen Lizenzen mit der Anzahl der aktiven Benutzer. Die Lizenznutzungsrate ist Aktive Benutzer/Erworbene Lizenzen.
3. Apps mit geringer Auslastung finden: Ermitteln Sie, wo Anwendungen mit Auslastungsraten unter einem festgelegten Schwellenwert, wie z.B. 50 %, vorhanden sind. Dies deutet wahrscheinlich auf Shelfware hin (Lizenzen, die bezahlt, aber nicht genutzt werden).

Nutzen Sie eine strukturierte, datengestützte Methodik, um über die Zukunft jeder Anwendung in Ihrem Inventar zu entscheiden. Dieser Prozess, bekannt als Anwendungsrationalisierung, zielt darauf ab, jedes Tool auf seinen strategischen Wert, seine Redundanz und seine Kosteneffizienz zu bewerten.

Die Entscheidungen für jede App sollten auf den Daten basieren, die in Schritt 1 (Kosten, Geschäftswert, Technischer Eigentümer) und Schritt 2 (Auslastungsrate) gesammelt wurden.

1. Beibehalten (Behalten & Optimieren)

Aktion: Die Anwendung beibehalten. Kriterien:

• • • Hohe Auslastung: Die Lizenzauslastungsrate ist durchweg hoch (z.B. über 75 %).
    • Hoher Geschäftswert: Das Tool ist integraler Bestandteil einer zentralen Geschäftsfunktion (z.B. ein primäres CRM, ERP oder Code-Repository).
    • Keine Redundanz: Die Funktionalität ist einzigartig und wird von keinem anderen Tool im Stack dupliziert.

Fokus auf Optimierung: Bei beibehaltenen Anwendungen verlagert sich der Fokus auf die Lizenzoptimierung (Schritt 4) und die Aushandlung besserer Konditionen (Schritt 5). Hier zielen die Bemühungen darauf ab, den ROI eines potenziell vorteilhaften Tools zu beeinflussen.

2. Stilllegen (Kündigen & Eliminieren)

Aktion: Der Prozess der Abonnementkündigung und Benutzer-Deprovisionierung sollte angewendet werden. Kriterien:

• • • Geringe bis keine Nutzung (Shelfware): Wenn Lizenzen gekauft, aber nicht aktiv genutzt werden, mit seltenem Zugriff auf das Tool.
    • Geringer oder veralteter Wert: Die Anwendung erfüllt keine kritischen Geschäftsanforderungen mehr oder wurde durch ein überlegenes Tool ersetzt.
    • Kostenintensive, geringwertige Redundanz: Es dupliziert die Kernfunktionalität einer bereits genehmigten, weit verbreiteten Anwendung (z. B. ein Ad-hoc-Projektmanagement-Tool, wenn das Unternehmen eine zentralisierte Lösung vorgeschrieben hat).

3. Ersetzen (Konsolidieren & Aktualisieren)

Aktion: Die bestehende Anwendung schrittweise ablösen und Nutzer zu einem neuen, standardisierten oder konsolidierten Tool migrieren. Kriterien:

• • • Funktionale Dopplung: Sie haben zwei oder mehr Tools, die dieselbe Funktion erfüllen (z.B. die Nutzung von zwei separaten Cloud-Speicheranbietern oder zwei unterschiedlichen internen Kommunikationsplattformen). Das Ziel besteht darin, auf ein standardisiertes Tool zu konsolidieren, das auf hohe Leistung abzielt.
    • Kosten-Nutzen-Überlegungen: Die Kosten, Komplexität oder der Funktionsumfang des bestehenden Tools können mit einer leichter verfügbaren und potenziell kostengünstigeren Alternative verglichen werden.
    • Sicherheits-/Compliance-Faktoren: Die Sicherheitsmerkmale und die Compliance-Ausrichtung der Anwendung könnten Faktoren bei einer Entscheidung sein, ein Tool in Betracht zu ziehen, das die notwendigen regulatorischen Anforderungen erfüllt.

Die Anzahl der erworbenen Lizenzen aktiv reduzieren und Abonnement-Stufen basierend auf den in Schritt 2 gesammelten Nutzungsdaten herabstufen.

1. Inaktive Benutzer deprovisionieren: Alle Mitarbeiter identifizieren, denen eine Lizenz zugewiesen wurde, die sich aber seit 90 Tagen nicht angemeldet haben. Leiten Sie den Deprovisionierungsprozess für diese Benutzer ein.
2. Lizenzen herabstufen: Wenn ein Team für einen “Pro”- oder “Enterprise”-Tarif bezahlt, aber nur Funktionen nutzt, die im “Standard”- oder “Basic”-Tarif verfügbar sind, stufen Sie das Abonnement herab, um es an die tatsächliche Nutzung anzupassen. Erfahren Sie mehr über die Optimierung mit Gestaffelte Preise.
3. Eine Provisionierungsrichtlinie implementierenEinen automatisierten Prozess zur automatischen Deprovisionierung von Nutzern nach einer definierten Inaktivitätsperiode (z.B. 60 Tage) erstellen.

Die Zentralisierung von Softwarekäufen und die Analyse von Nutzungsdaten können die Verhandlungsergebnisse bei Verlängerungen beeinflussen.

1. Zentrale Genehmigung vorschreiben: Eine Richtlinie einführen, die die Genehmigung durch ein zentrales Finanz- oder Beschaffungsteam für alle neuen Softwarekäufe oder Vertragsverlängerungen erfordert, die einen festgelegten Geldschwellenwert überschreiten.
2. Verhandlungen frühzeitig beginnen: Initiieren Sie Erneuerungsgespräche mindestens 90 Tage vor dem Vertragsende. Dies verhindert eine automatische Verlängerung und gibt Ihnen Zeit, wettbewerbsfähige Alternativen zu recherchieren (Ihre BATNA – Beste Alternative zu einer Verhandlungslösung).
3. Nutzungsbenchmarks einsetzen: Nutzen Sie Ihre berechnete Auslastungsrate und Daten zu redundanten Tools, um bessere Preise, Laufzeitrabatte oder eine reduzierte Anzahl von Lizenzen anzufragen. Verhandlungen aus einer Position der Datenstärke heraus können Einsparungen von 15-25% bei wichtigen Vertragsverlängerungen sichern.
4. Proaktive VertragsbedingungenFordern Sie einen mehrjährigen Rabatt (zwei bis drei Jahre) an und verhandeln Sie eine Reduzierungsklausel, die es Ihnen ermöglicht, die Anzahl der Lizenzen während der Vertragslaufzeit zu verringern, falls die Nutzerzahl sinkt.

Die Aufrechterhaltung von Verbesserungen bei den SaaS-Ausgaben erfordert fortlaufende Prozesse und Tools. Richten Sie eine formale SaaS-Management-Funktion ein, die wiederkehrende und unkontrollierte Ausgaben verhindert.

1. Verlängerungsbenachrichtigungen: Automatisieren Sie Benachrichtigungen für alle Vertragsverlängerungen in Intervallen von 30, 60 und 90 Tagen im Voraus.
2. App-Verantwortung zuweisen: Weisen Sie jeder Anwendung einen funktionalen und finanziellen Verantwortlichen zu, um die Rechenschaftspflicht für Nutzung und Kosten zu gewährleisten.
3. Toolauswahl standardisieren: Genehmigte Software für gängige Geschäftsfunktionen (z.B. ein CRM, ein Projektmanagement-Tool) verwenden, um Schatten-IT zu stoppen, bevor sie entsteht.