¿Qué es un acuerdo DPA en SaaS?

Un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) de SaaS es un contrato legalmente vinculante entre un proveedor de software y un cliente que rige el manejo de información personal. Sirve como un documento de cumplimiento requerido para leyes de privacidad como el GDPR, indicando que el procesamiento de datos se alinea con los protocolos de seguridad, los estándares éticos y las especificaciones del cliente.

Para cumplir con el principio de “Privacidad desde el Diseño”, las empresas necesitan un DPA como marco legal para las consideraciones de externalización de datos. La presencia o ausencia de un acuerdo firmado con respecto a las prácticas de intercambio de datos de una empresa con un proveedor de la nube externo puede estar relacionada con investigaciones legales, revisiones regulatorias o eventos de liberación de datos.

La implementación de un DPA puede estar asociada con varios resultados:

•   El cumplimiento legítimo a través de este contrato es el factor principal para el Artículo 28 del RGPD y otras regulaciones internacionales.
•   Se establece la reducción de riesgos y la responsabilidad definida por fugas de datos.
•   Las mejoras de seguridad resultan de exigir al proveedor la implementación de medidas técnicas, como el cifrado y la autenticación multifactor, que superan los requisitos reglamentarios.
•   La transparencia en las medidas de protección puede influir en la confianza del cliente.

Es un requisito legal elaborar un APD (Acuerdo de Procesamiento de Datos) cuando un Responsable del Tratamiento de Datos (la parte que recopila los datos originalmente) decide contratar a un Encargado del Tratamiento de Datos (es decir, un proveedor de SaaS) para la gestión de datos personales. Por ejemplo, si su herramienta digital gestiona correos electrónicos, IPs, nombres o historiales médicos de usuarios que residen en jurisdicciones protegidas, un acuerdo de procesamiento de datos constituye una base legal clave para su relación contractual.

No necesita un APD cuando:

•   Está procesando datos completamente anonimizados, que no pueden ser rastreados hasta ningún individuo.
•   Son datos estrictamente empresariales sin ningún elemento de datos personales.
•   Ambas entidades actúan como controladores independientes, no como un marco de controlador-procesador.

El DPA es una descripción del equilibrio de poder contractual entre dos partes distintas, con el objetivo de delimitar responsabilidades.

•   Responsable del tratamiento de datos (Cliente): Ocupa la posición de propietario de los datos. Inicia el proceso y desempeña un papel fundamental en la “cadena de responsabilidad” de la obtención del consentimiento del usuario.
•   Encargado del tratamiento de datos (Proveedor SaaS): Tiene derechos limitados sobre los datos, actuando únicamente en nombre del responsable del tratamiento. Sus funciones incluyen la implementación de medidas de seguridad adecuadas, la notificación oportuna de las violaciones de datos, y apoyo en el “derecho al olvido” de los usuarios.

Según las regulaciones modernas de privacidad, para que un DPA (Acuerdo de Procesamiento de Datos) se considere legalmente válido, debe contener un conjunto definido de cláusulas. Estas cláusulas representan las “reglas de compromiso” durante todo el período de suscripción del software.

Sí, un DPA es un requisito directo para SaaS ya que el modelo en la nube fundamentalmente implica que el proveedor “procesa” los datos que el cliente sube. Una concepción errónea común es que un DPA es lo mismo que la gestión de cookies, pero abordan cuestiones separadas.

Mientras que un banner de consentimiento de cookies tiene como objetivo obtener el permiso de un visitante del sitio web para rastrearlo, un DPA funciona después de que se ha concedido ese permiso; gestiona la seguridad de los datos recopilados a través de cookies una vez que los datos se almacenan en los servidores de un proveedor de SaaS.