¿Qué es la propiedad de los datos del cliente SaaS?

La propiedad de los datos del cliente SaaS se refiere a los derechos legales que tienen los clientes sobre la información que suben, crean o gestionan dentro de una plataforma SaaS, mientras que la propia plataforma permanece bajo la propiedad del proveedor. En este acuerdo, los clientes suelen actuar como controladores de datos, estableciendo cómo se procesan sus datos, y el proveedor asume el papel de procesador de datos, siguiendo las instrucciones dadas para el manejo de dichos datos.

Los acuerdos con proveedores y las regulaciones como el GDPR a menudo describen esta división de responsabilidades, estableciendo que los clientes deciden cómo se utilizan sus datos y tienen la capacidad de acceder, descargar o eliminar sus datos según sea necesario.

Comprender la propiedad de los datos define los derechos de una empresa para proteger su propiedad intelectual, clarifica las responsabilidades asignadas y establece procesos para preservar la flexibilidad estratégica. Los términos de propiedad de los datos pueden prevenir el vendor lock-in, apoyar el cumplimiento normativo y garantizar que los datos puedan ser accedidos, transferidos o eliminados según sea necesario.

En la práctica, los beneficios pueden incluir:

• La diligencia debida en M&A puede llevarse a cabo de manera más eficiente cuando la procedencia de los datos está claramente establecida.
• Las medidas de planificación de la continuidad se revisan periódicamente.  
• Los incidentes de seguridad de SaaS se rastrean rutinariamente cada año, y las organizaciones informan de dichos eventos como parte de las actividades de monitoreo regulares.

Especificar la propiedad de los datos durante las discusiones contractuales iniciales es la forma más económica de reducir desacuerdos, limitar costos imprevistos y describir los pasos para manejar las transferencias de datos.

Marcos legales como GDPR y CCPA/CPRA establecen directrices para los roles y responsabilidades involucrados con los datos del cliente, en lugar de asignar la propiedad tradicional. Estos marcos describen responsabilidades y roles relacionados con la gestión de los datos del cliente, identificando a los clientes como controladores y a los proveedores como procesadores o proveedores de servicios.

La protección de los datos de los clientes de SaaS generalmente implica el uso de una combinación de salvaguardias técnicas y operativas:

• Aplicar la autenticación multifactor
• Configurar controles de acceso basados en roles
• Usar cifrado para el almacenamiento y la transferencia de datos
• Mantener registros de auditoría
• Seguir procedimientos de desvinculación documentados
• Proporcionar formación a los empleados sobre el manejo de datos y herramientas de software aprobadas

Estas medidas se implementan junto con la asignación de ciertos derechos y deberes que conlleva la propiedad de los datos. Bajo marcos como GDPR y CCPA/CPRA, los clientes suelen tener derechos como acceder, corregir, exportar o eliminar sus datos personales, así como limitar la forma en que se procesan.

Cliente responsabilidades generalmente incluyen:

• Asegurar que los datos se procesen según los estándares legales y contractuales
• Gestionar los niveles de acceso y los permisos de usuario dentro del servicio
• Establecer y mantener protocolos internos para los datos añadidos a las aplicaciones SaaS

Los proveedores de SaaS interactúan con los datos del cliente solo según lo especificado en los contratos y las regulaciones pertinentes. Por lo general, esto implica la prestación de servicios, soporte técnico, seguridad, cumplimiento normativo y resolución de problemas. Otros tipos de uso o monetización de datos se gestionan de acuerdo con el consentimiento del cliente.

Varias consideraciones recurrentes pueden afectar la propiedad efectiva de los datos en entornos SaaS:

• Consideraciones sobre la dependencia del proveedor y detalles del lenguaje contractual
• Alcance del acceso del proveedor y procedimientos de eliminación de datos
• Problemas de configuración y acceso entre inquilinos
• Consideraciones de terceros y subprocesadores
• Formatos de exportación propietarios o APIs no documentadas

Cuando se combina con áreas como gestión de la seguridad o requisitos de cumplimiento, estos factores pueden influir en el control general. La investigación indica que ocurren incidentes de seguridad SaaS cada año, mientras que las organizaciones monitorean y evalúan regularmente sus medidas de protección. Entornos multitenencia, consideraciones de procedimiento como desvinculación retrasada, y el uso de servicios externos pueden contribuir al escenario que las organizaciones deben abordar al considerar la propiedad de los datos.

Los proveedores pueden incluir requisitos de propiedad de los datos tanto en los productos como en los acuerdos contractuales. Los siguientes pasos representan un enfoque típico:

• Establecer claramente la propiedad de los datos del cliente en el producto y en el acuerdo.
• Limitar el acceso interno a los datos del cliente y mantener un estricto aislamiento de inquilinos.
• Atender sin demora las solicitudes relacionadas con datos, como acceso, exportación o eliminación, según los procedimientos establecidos.
• Garantizar que los clientes puedan acceder a sus datos según lo solicitado.
• Identificar formatos de exportación y opciones de suministro que cumplan con estándares portátiles y no propietarios.
• Devolver los datos al finalizar el contrato según los términos acordados, independientemente del estado de pago.