¿Qué es la Verificación Know Your Business (KYB) para SaaS?

La verificación Know Your Business (KYB) es un control de cumplimiento que una empresa realiza sobre su contraparte comercial para verificar la identidad, el registro, la propiedad y la información de control de una empresa. Una verificación KYB normalmente requiere que una empresa SaaS proporcione una serie de documentos, como los estatutos de constitución, el comprobante de registro, etc. Cabe mencionar aquí que si una verificación KYB es un requisito legal para su negocio o si simplemente está aplicando una política de su proveedor de pagos o financiero, todo ello se determinará en función del rol, el lugar de operación (jurisdicción) y la naturaleza de las transacciones (relación comercial) de la empresa involucrada.

Mientras que KYB se centra en la empresa, KYC se dirige a las personas involucradas en la empresa e identifica y verifica a un individuo. Las regulaciones contra el lavado de dinero utilizan un enfoque más amplio para la diligencia debida del cliente (CDD) que abarca tanto a personas naturales como jurídicas; cualquiera de las cuales puede ser objeto de CDD.

Para un cliente empresarial, la debida diligencia puede incluir confirmar la existencia legal, comprender la propiedad, identificar a los beneficiarios finales y verificar a la persona que actúa en su nombre.

Una empresa SaaS regulada no siempre está obligada a gestionar el KYB para cada cliente empresarial que adquiere. Los proveedores de pago regulados u otros socios comerciales de la empresa SaaS pueden exigir a la empresa que realice verificaciones KYB. Alternativamente, una de las políticas de prevención de fraude y gestión de riesgos de la empresa exige que esta gestione la verificación a nivel empresarial de sus clientes. Los sujetos de estas verificaciones pueden ser corporaciones, sociedades de responsabilidad limitada, sociedades, organizaciones sin fines de lucro y otros tipos de organizaciones registradas. Por supuesto, la naturaleza de los documentos que podrían solicitarse o necesitarse de una empresa diferiría según el tipo particular de organización y las leyes del país donde la organización está registrada, aunque suelen incluir:

• Prueba de registro o constitución de la empresa
• La dirección oficial de la empresa
• Prueba de registro de empresa o número de identificación fiscal
• Información relacionada con la participación accionaria y la gestión
• La identidad y otros detalles del representante de la empresa que toma decisiones oficiales y gestiona el negocio

Un Beneficiario Final Último (UBO) es una persona que, a través de una persona jurídica, controla o posee una empresa. El control puede derivarse de la propiedad directa o indirecta, los derechos de voto u otras formas. Las jurisdicciones pueden establecer una participación mínima como indicadores de control, pero una cifra fija por sí sola no es suficiente para definir la titularidad real. Una verificación de UBO expondrá al individuo que, directamente o a través de varias capas, controla una persona jurídica. Cuando la propiedad se divide por una estructura, una verificación de UBO ayuda a rastrear al verdadero propietario. La identificación del UBO con medidas razonables puede formar parte del proceso de incorporación de clientes bajo los marcos de AML/CFT.

Una verificación KYB generalmente comienza recopilando información para comparar una organización con el perfil creado durante la incorporación. Dependiendo del proveedor y la evaluación de riesgos, los datos solicitados pueden incluir:

• Razón social y número de registro
• Fecha de constitución o registro
• Domicilio social y actividad empresarial
• Directores u otras personas con control
• Propietarios
• Identificación fiscal o número de IVA

Un registro corporativo es un repositorio legal o base de datos de información sobre entidades registradas, el nombre formal de una entidad y los detalles de registro. El personal de KYB puede comparar la información de la empresa que recibe con la información del registro, utilizándola como referencia de terceros. Los datos de titularidad real pueden mantenerse en el mismo registro, en otro registro o en un mecanismo oficialmente designado; el registro también puede tener normas que regulen el acceso de terceros a esta información.

Antes de realizar KYB, determine por qué es necesario y quién lo gestionará. Si es verificado por un pago o Merchant of Record proveedor, evalúe qué información debe proporcionar la empresa SaaS. Si la empresa SaaS opta por KYB, establezca reglas claras sobre la cantidad de datos que necesitará, los diferentes niveles de evaluaciones de riesgo, la ruta de escalamiento y qué hacer con los registros antes de su incorporación. Para las empresas sujetas a una debida diligencia continua del cliente, cualquier cambio en el estado, la propiedad o el control de la empresa puede desencadenar una reverificación posterior a la incorporación.