Czym jest weryfikacja Know Your Business (KYB) dla SaaS?

Weryfikacja Know Your Business (KYB) to kontrola zgodności, którą firma przeprowadza na swoim kontrahencie biznesowym w celu zweryfikowania tożsamości, rejestracji, własności i informacji kontrolnych firmy. Sprawdzenie KYB zazwyczaj wymaga od firmy SaaS dostarczenia szeregu dokumentów, takich jak akt założycielski, dowód rejestracji itp. Warto tutaj wspomnieć, że niezależnie od tego, czy sprawdzenie KYB jest wymogiem prawnym dla Twojej firmy, czy też jedynie realizujesz politykę swojego dostawcy płatności lub finansowego, wszystko to zostanie ustalone w oparciu o rolę, miejsce działania (jurysdykcję) i charakter transakcji (relacje biznesowe) zaangażowanej firmy.

Podczas gdy KYB koncentruje się na biznesie, KYC dotyczy osób związanych z firmą oraz identyfikuje i weryfikuje osobę fizyczną. Przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy stosują szersze podejście do należytej staranności wobec klienta (CDD), które obejmuje zarówno osoby fizyczne, jak i prawne; każda z nich może być przedmiotem CDD.

Dla klienta będącego firmą, należyta staranność może obejmować potwierdzenie istnienia prawnego, zrozumienie struktury własności, identyfikację beneficjentów rzeczywistych oraz weryfikację osoby działającej w jego imieniu.

Regulowana firma SaaS nie zawsze jest zobowiązana do zarządzania KYB dla każdego pozyskanego klienta biznesowego. Regulowani dostawcy płatności lub inni partnerzy biznesowi firmy SaaS mogą wymagać od firmy przeprowadzania kontroli KYB. Alternatywnie, jedna z wewnętrznych polityk firmy dotyczących zapobiegania oszustwom i zarządzania ryzykiem wymaga od niej zarządzania weryfikacją klientów na poziomie biznesowym. Przedmiotem kontroli mogą być korporacje, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki osobowe, organizacje non-profit oraz inne rodzaje zarejestrowanych organizacji. Oczywiście, charakter dokumentów, które mogą być wymagane od firmy, będzie się różnić w zależności od konkretnego rodzaju organizacji i przepisów prawa kraju, w którym organizacja jest zarejestrowana, chociaż zazwyczaj obejmują one:

• Dowód rejestracji lub założenia firmy
• Oficjalny adres firmy
• Dowód rejestracji firmy lub numer identyfikacji podatkowej
• Informacje dotyczące udziałów i zarządzania
• Tożsamość i inne dane osoby reprezentującej firmę, która podejmuje oficjalne decyzje i prowadzi działalność

Beneficjent Rzeczywisty (UBO) to osoba, która za pośrednictwem podmiotu prawnego kontroluje lub posiada firmę. Kontrola może wynikać z bezpośredniej lub pośredniej własności, praw głosu lub innych form. Jurysdykcje mogą określać minimalny udział własności jako wskaźnik kontroli, ale sama ustalona wartość nie jest wystarczająca do zdefiniowania beneficjenta rzeczywistego. Weryfikacja UBO ujawni osobę, która bezpośrednio lub poprzez kilka warstw kontroluje podmiot prawny. Gdy własność jest podzielona w ramach struktury, weryfikacja UBO pomaga odnaleźć prawdziwego właściciela. Identyfikacja UBO z zastosowaniem rozsądnych środków może być częścią procesu onboardingu klienta w ramach przepisów AML/CFT.

Weryfikacja KYB zazwyczaj rozpoczyna się od zebrania informacji w celu dopasowania organizacji do profilu utworzonego podczas onboardingu. W zależności od dostawcy i oceny ryzyka, wymagane dane mogą obejmować:

• Zarejestrowana nazwa firmy i numer rejestracyjny
• Data założenia lub rejestracji
• Zarejestrowany adres i rodzaj działalności gospodarczej
• Dyrektorzy lub inne osoby kontrolujące
• Właściciele
• Identyfikacja podatkowa lub Numer VAT

Rejestr spółek to prawny zbiór lub baza danych zawierająca informacje o zarejestrowanych podmiotach, ich formalnych nazwach i szczegółach rejestracyjnych. Personel KYB może porównywać otrzymane informacje o firmach z danymi z rejestru, wykorzystując je jako odniesienie od strony trzeciej. Dane o beneficjentach rzeczywistych mogą być przechowywane w tym samym rejestrze, w innym rejestrze lub w oficjalnie wyznaczonym mechanizmie; rejestr może również posiadać zasady regulujące dostęp osób trzecich do tych informacji.

Przed przeprowadzeniem KYB, określ, dlaczego jest to potrzebne i kto się tym zajmie. Jeśli zweryfikowane przez partnera płatniczego lub Merchant of Record dostawca, ocenić, jakie informacje powinna dostarczyć firma SaaS. Jeśli firma SaaS zdecyduje się na KYB, należy ustalić jasne zasady dotyczące ilości potrzebnych danych, różnych poziomów oceny ryzyka, ścieżki eskalacji oraz postępowania z dokumentacją przed rozpoczęciem onboardingu. W przypadku firm objętych bieżącą weryfikacją należytej staranności klienta, każda zmiana w statusie firmy, jej własności lub kontroli może wywołać ponowną weryfikację po onboardingu.