Che cos'è la verifica Know Your Business (KYB) per SaaS?

La verifica Know Your Business (KYB) è un controllo di conformità che un'azienda effettua sulla sua controparte commerciale per verificare l'identità, la registrazione, la proprietà e le informazioni di controllo di un'azienda. Una verifica KYB generalmente richiede a un'azienda SaaS di fornire una serie di documenti come l'atto costitutivo, la prova di registrazione, ecc. Vale la pena menzionare qui che, sia che un controllo KYB sia un requisito legale per la tua attività o che tu stia semplicemente attuando una politica del tuo fornitore di servizi di pagamento o finanziari, tutto ciò sarà determinato in base al ruolo, al luogo di operatività (giurisdizione) e alla natura delle transazioni (relazione commerciale) dell'azienda coinvolta.

Mentre il KYB si concentra sull'azienda, il KYC si rivolge alle persone coinvolte nella società e identifica e verifica un individuo. Le normative antiriciclaggio utilizzano un approccio più ampio all'adeguata verifica del cliente (CDD) che comprende sia persone fisiche che giuridiche; entrambe possono essere oggetto di CDD.

Per un cliente aziendale, la due diligence può includere la conferma dell'esistenza legale, la comprensione della titolarità, l'identificazione dei titolari effettivi e la verifica della persona che agisce per suo conto.

Un'attività SaaS regolamentata non è sempre tenuta a gestire il KYB per ogni cliente aziendale che acquisisce. I fornitori di servizi di pagamento regolamentati o altri partner commerciali dell'azienda SaaS potrebbero richiedere all'azienda di effettuare controlli KYB. In alternativa, una delle politiche di prevenzione delle frodi e gestione del rischio dell'azienda richiede all'azienda di gestire la verifica a livello aziendale dei suoi clienti. I soggetti dei controlli possono essere società per azioni, società a responsabilità limitata, società di persone, organizzazioni senza scopo di lucro e altri tipi di organizzazioni registrate. Naturalmente, la natura dei documenti che potrebbero essere richiesti o necessari a un'azienda varierà a seconda del particolare tipo di organizzazione e delle leggi del paese in cui l'organizzazione è registrata, sebbene solitamente includano:

• Prova di registrazione o costituzione dell'azienda
• L'indirizzo ufficiale dell'azienda
• Prova di registrazione dell'azienda o Partita IVA
• Informazioni relative all'azionariato e alla gestione
• L'identità e altri dettagli del rappresentante legale che prende decisioni ufficiali e conduce l'attività

Un Titolare Effettivo (UBO) è una persona che, tramite una persona giuridica, controlla o possiede una società. Il controllo può derivare da proprietà diretta o indiretta, diritti di voto o altre forme. Le giurisdizioni possono stabilire una soglia minima di proprietà come indicatori di controllo, ma una cifra fissa da sola non è sufficiente a definire la titolarità effettiva. Una verifica del Titolare Effettivo rivelerà l'individuo che, direttamente o attraverso diversi livelli, controlla una persona giuridica. Quando la proprietà è ripartita da una struttura, una verifica UBO aiuta a rintracciare il vero proprietario. L'identificazione del Titolare Effettivo con misure ragionevoli può far parte del processo di onboarding del cliente nell'ambito dei quadri normativi AML/CFT.

Un controllo KYB solitamente inizia raccogliendo informazioni per abbinare un'organizzazione al profilo creato durante l'onboarding. A seconda del fornitore e della valutazione del rischio, i dati richiesti possono includere:

• Ragione sociale e numero di registrazione
• Data di costituzione o di registrazione
• Sede legale e attività commerciale
• Direttori o altri soggetti controllanti
• Proprietari
• Identificazione fiscale o partita IVA

Un registro societario è un archivio legale o una banca dati di informazioni su entità registrate, il nome formale di un'entità e i relativi dettagli di registrazione. Il personale KYB può confrontare le informazioni aziendali che riceve con le informazioni del registro, utilizzandolo come riferimento di terze parti. I dati sulla titolarità effettiva possono essere conservati nello stesso registro, in un altro registro o in un meccanismo ufficialmente designato; il registro può anche avere regole che regolano l'accesso di terze parti a queste informazioni.

Prima di effettuare il KYB, determina perché è necessario e chi se ne occuperà. Se verificato da un pagamento o Merchant of Record provider, valutare quali informazioni l'azienda SaaS dovrebbe fornire. Se l'azienda SaaS opta per il KYB, stabilire regole chiare sulla quantità di dati necessari, i diversi livelli di valutazione del rischio, il percorso di escalation e cosa fare con i registri prima dell'onboarding. Per le aziende soggette a una due diligence continua sui clienti, qualsiasi cambiamento nello stato, nella proprietà o nel controllo dell'azienda potrebbe innescare una nuova verifica post-onboarding.