O que é a verificação Know Your Business (KYB) para SaaS?

A verificação Know Your Business (KYB) é uma checagem de conformidade que uma empresa realiza em sua contraparte comercial para verificar a identidade, registro, propriedade e informações de controle de uma empresa. Uma checagem KYB geralmente exige que uma empresa SaaS forneça uma série de documentos, como contrato social, comprovante de registro, etc. Vale ressaltar aqui que, seja a checagem KYB um requisito legal para o seu negócio ou se você está apenas seguindo uma política do seu provedor de pagamentos ou financeiro, tudo isso será determinado com base na função, local de operação (jurisdição) e natureza das transações (relacionamento comercial) da empresa envolvida.

Enquanto o KYB se concentra no negócio, o KYC tem como alvo as pessoas envolvidas na empresa e identifica e verifica um indivíduo. As regulamentações de combate à lavagem de dinheiro usam uma abordagem mais ampla para a diligência devida do cliente (CDD) que abrange tanto pessoas físicas quanto jurídicas; qualquer uma das quais pode ser objeto de CDD.

Para um cliente corporativo, a due diligence pode incluir a confirmação da existência legal, a compreensão da estrutura de propriedade, a identificação dos beneficiários finais e a verificação da pessoa que age em seu nome.

Um negócio SaaS regulado nem sempre é obrigado a gerenciar KYB para cada cliente empresarial que adquire. Provedores de pagamento regulados ou outros parceiros de negócios da empresa SaaS podem exigir que a empresa realize verificações de KYB. Alternativamente, uma das políticas de prevenção de fraudes e gerenciamento de riscos da empresa exige que ela gerencie a verificação de negócios de seus clientes. Os sujeitos das verificações podem ser corporações, sociedades de responsabilidade limitada, sociedades, organizações sem fins lucrativos e outros tipos de organizações registradas. Obviamente, a natureza dos documentos que poderiam ser solicitados ou necessários de uma empresa diferiria dependendo do tipo específico de organização e das leis do país onde a organização está registrada, embora geralmente incluam:

• Comprovante de registro ou constituição da empresa
• O endereço oficial da empresa
• Comprovante de registro empresarial ou número de identificação fiscal
• Informações relacionadas à estrutura societária e gestão
• A identidade e outros detalhes do representante de negócios que toma decisões oficiais e conduz os negócios

Um Beneficiário Final Último (UBO) é uma pessoa que, através de uma pessoa jurídica, controla ou possui uma empresa. O controle pode advir de propriedade direta ou indireta, direitos de voto ou outras formas. As jurisdições podem ter uma participação mínima definida como indicadores de controle, mas um valor fixo por si só não é suficiente para definir a titularidade beneficiária. Uma verificação de UBO revelará o indivíduo que, direta ou através de várias camadas, controla uma pessoa jurídica. Quando a propriedade é dividida por uma estrutura, uma verificação de UBO ajuda a rastrear o verdadeiro proprietário. A identificação do UBO com medidas razoáveis pode fazer parte do processo de integração de clientes sob as estruturas AML/CFT.

Uma verificação KYB geralmente começa coletando informações para comparar uma organização com o perfil criado durante o onboarding. Dependendo do provedor e da avaliação de risco, os dados solicitados podem incluir:

• Razão social registrada e número de registro
• Data de constituição ou registro
• Endereço social e atividade empresarial
• Diretores ou outras pessoas controladoras
• Proprietários
• Identificação fiscal ou número de IVA

Um registro corporativo é um repositório legal ou banco de dados de informações sobre entidades registradas, o nome formal de uma entidade e os detalhes de registro. A equipe de KYB pode comparar as informações da empresa que recebe com as informações do registro, usando-o como referência de terceiros. Dados de propriedade beneficiária podem ser mantidos no mesmo registro, em outro registro ou em um mecanismo oficialmente designado; o registro também pode ter regras que regulam o acesso de terceiros a essas informações.

Antes de realizar o KYB, determine por que é necessário e quem irá lidar com isso. Se verificado por um pagamento ou Merchant of Record provedor, avalie quais informações a empresa SaaS deve fornecer. Se a empresa SaaS decidir pelo KYB, estabeleça regras claras sobre a quantidade de dados de que precisarão, os diferentes níveis de avaliações de risco, o caminho de escalonamento e o que fazer com os registros antes de serem integrados. Para empresas sob due diligence contínuo do cliente, qualquer mudança no status, propriedade ou controle da empresa pode acionar uma reverificação pós-integração.