Was ist die Know Your Business (KYB)-Verifizierung für SaaS?

Die Know Your Business (KYB)-Verifizierung ist eine Compliance-Prüfung, die ein Unternehmen bei seinem Geschäftspartner durchführt, um die Identität, Registrierung, Eigentumsverhältnisse und Kontrollinformationen eines Unternehmens zu überprüfen. Eine KYB-Prüfung erfordert in der Regel, dass ein SaaS-Unternehmen eine Reihe von Dokumenten wie Gründungsurkunden, Registrierungsnachweise usw. vorlegt. Es ist hier erwähnenswert, dass, ob eine KYB-Prüfung eine rechtliche Anforderung für Ihr Unternehmen ist oder Sie lediglich eine Richtlinie Ihres Zahlungs- oder Finanzdienstleisters umsetzen, all dies auf der Grundlage der Rolle, des Tätigkeitsortes (Gerichtsbarkeit) und der Art der Transaktionen (Geschäftsbeziehung) des beteiligten Unternehmens bestimmt wird.

Während sich KYB auf das Unternehmen konzentriert, zielt KYC auf die am Unternehmen beteiligten Personen ab und identifiziert und verifiziert eine Einzelperson. Geldwäschebekämpfungsvorschriften verwenden einen breiteren Ansatz zur Kundenprüfung (Customer Due Diligence, CDD), der sowohl natürliche als auch juristische Personen umfasst; jede davon kann Gegenstand von CDD sein.

Für einen Unternehmenskunden kann die Sorgfaltspflicht die Bestätigung der rechtlichen Existenz, das Verständnis der Eigentumsverhältnisse, die Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten und die Überprüfung der Person umfassen, die in seinem Namen handelt.

Ein reguliertes SaaS-Unternehmen ist nicht immer dazu verpflichtet, KYB für jeden Geschäftskunden zu verwalten, den es akquiriert. Regulierte Zahlungsdienstleister oder andere Geschäftspartner des SaaS-Unternehmens können von dem Unternehmen die Durchführung von KYB-Prüfungen verlangen. Alternativ verlangen die Betrugspräventions- und Risikomanagementrichtlinien des Unternehmens, dass es eine Verifizierung auf Geschäftsebene für seine Kunden durchführt. Gegenstand der Prüfungen können Kapitalgesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Personengesellschaften, gemeinnützige Organisationen und andere Arten von eingetragenen Organisationen sein. Selbstverständlich unterscheidet sich die Art der Dokumente, die von einem Unternehmen angefordert oder benötigt werden könnten, je nach der spezifischen Art der Organisation und den Gesetzen des Landes, in dem die Organisation registriert ist, obwohl sie normalerweise Folgendes umfassen:

• Nachweis der Eintragung oder Gründung des Unternehmens
• Die offizielle Adresse des Unternehmens
• Nachweis der Unternehmensregistrierung oder Steueridentifikationsnummer
• Informationen zu Beteiligungsverhältnissen und Management
• Die Identität und weitere Angaben des Geschäftsvertreters, der offizielle Entscheidungen trifft und das Geschäft leitet

Ein Ultimate Beneficial Owner (UBO) ist eine Person, die über eine juristische Person ein Unternehmen kontrolliert oder besitzt. Kontrolle kann aus direktem oder indirektem Eigentum, Stimmrechten oder anderen Formen resultieren. Gerichtsbarkeiten können Mindestbeteiligungen als Indikatoren für Kontrolle festlegen, aber eine feste Zahl allein reicht nicht aus, um wirtschaftliches Eigentum zu definieren. Eine UBO-Prüfung deckt die Person auf, die, direkt oder über mehrere Ebenen, eine juristische Person kontrolliert. Wenn das Eigentum durch eine Struktur aufgeteilt ist, hilft eine UBO-Prüfung, den wahren Eigentümer aufzuspüren. Die UBO-Identifizierung mit angemessenen Maßnahmen kann Teil des Kunden-Onboarding-Prozesses im Rahmen von AML/CFT-Rahmenwerken sein.

Eine KYB-Prüfung beginnt in der Regel mit der Sammlung von Informationen zum Abgleich einer Organisation mit dem Profil, das während des Onboardings erstellt wurde. Je nach Anbieter und Risikobewertung können die angeforderten Daten umfassen:

• Eingetragener Firmenname und Registrierungsnummer
• Gründungs- oder Registrierungsdatum
• Eingetragene Adresse und Geschäftstätigkeit
• Geschäftsführer oder andere kontrollierende Personen
• Eigentümer
• Steueridentifikation oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Ein Unternehmensregister ist ein rechtliches Verzeichnis oder eine Datenbank mit Informationen über eingetragene Rechtsträger, den offiziellen Namen eines Rechtsträgers und dessen Registrierungsdetails. KYB-Mitarbeiter können erhaltene Unternehmensinformationen mit Registerinformationen abgleichen und diese als Drittpartei-Referenz verwenden. Daten zu den wirtschaftlich Berechtigten können im selben Register, einem anderen Register oder einem offiziell benannten Mechanismus geführt werden; das Register kann auch Regeln für den Zugriff Dritter auf diese Informationen enthalten.

Bevor Sie KYB durchführen, ermitteln Sie, warum es benötigt wird und wer es bearbeiten wird. Wenn es von einem Zahlungs- oder Merchant of Record Anbieter, bewerten Sie, welche Informationen das SaaS-Unternehmen bereitstellen sollte. Wenn sich das SaaS-Unternehmen für KYB entscheidet, legen Sie klare Regeln fest bezüglich der benötigten Datenmenge, der verschiedenen Risikobewertungsstufen, des Eskalationspfads und des Umgangs mit den Aufzeichnungen, bevor sie an Bord genommen werden. Für Unternehmen, die einer laufenden Kundenprüfung (Ongoing Customer Due Diligence) unterliegen, kann jede Änderung des Status, der Eigentumsverhältnisse oder der Kontrolle des Unternehmens eine erneute Überprüfung nach dem Onboarding auslösen.