Wat is Know Your Business (KYB) Verificatie voor SaaS?

Know Your Business (KYB)-verificatie is een compliancecontrole die een bedrijf uitvoert op zijn zakelijke tegenpartij om de identiteit, registratie, het eigendom en de controlerende informatie van een bedrijf te verifiëren. Een KYB-controle vereist doorgaans dat een SaaS-bedrijf een reeks documenten aanlevert, zoals statuten, bewijs van inschrijving, etc. Het is hierbij vermeldenswaard dat of een KYB-controle een wettelijke vereiste is voor uw bedrijf, dan wel dat u simpelweg een beleid van uw betalings- of financiële dienstverlener volgt, dit alles zal worden bepaald op basis van de rol, de plaats van uitvoering (jurisdictie) en de aard van de transacties (zakelijke relatie) van het betrokken bedrijf.

Terwijl KYB zich richt op de onderneming, richt KYC zich op de personen die betrokken zijn bij het bedrijf en identificeert en verifieert het een individu. Anti-witwasregelgeving hanteert een bredere benadering van cliëntenonderzoek (CDD) dat zowel natuurlijke als rechtspersonen omvat; elk van deze kan het onderwerp zijn van CDD.

Voor een zakelijke klant kan due diligence het volgende omvatten: bevestiging van het wettelijke bestaan, inzicht in de eigendomsstructuur, identificatie van de uiteindelijk begunstigden en verificatie van de persoon die namens het bedrijf handelt.

Een gereguleerd SaaS-bedrijf is niet altijd verplicht om KYB te beheren voor elke zakelijke klant die het acquireert. Gereguleerde betalingsproviders of andere zakelijke partners van het SaaS-bedrijf kunnen van het bedrijf eisen dat het KYB-controles uitvoert. Als alternatief vereist een van de fraudepreventie- en risicobeheerbeleidsregels van het bedrijf dat het bedrijf zakelijke verificatie van zijn klanten beheert. De onderwerpen van de controles kunnen zijn: vennootschappen, besloten vennootschappen, partnerschappen, non-profitorganisaties en andere soorten geregistreerde organisaties. Uiteraard verschilt de aard van de documenten die van een bedrijf kunnen worden gevraagd of nodig zijn, afhankelijk van het specifieke type organisatie en de wetten van het land waar de organisatie is geregistreerd, hoewel ze meestal omvatten:

• Bewijs van registratie of oprichting van het bedrijf
• Het officiële adres van het bedrijf
• Bewijs van bedrijfsregistratie of fiscaal identificatienummer
• Informatie met betrekking tot aandeelhouderschap en management
• De identiteit en andere gegevens van de bedrijfsvertegenwoordiger die officiële beslissingen neemt en de bedrijfsvoering uitvoert

Een Uiteindelijk Begunstigde (UBO) is een persoon die, via een juridische entiteit, een onderneming controleert of bezit. Controle kan voortvloeien uit direct of indirect eigendom, stemrechten, of andere vormen. Jurisdicties kunnen een minimum eigendomspercentage instellen als indicator van controle, maar een vastgesteld cijfer alleen is niet voldoende om uiteindelijk begunstigden te definiëren. Een UBO-check zal de persoon blootleggen die, direct of via verschillende lagen, een juridische entiteit controleert. Wanneer eigendom is verdeeld via een structuur, helpt een UBO-check de ware eigenaar te traceren. UBO-identificatie met redelijke maatregelen kan deel uitmaken van het klantacceptatieproces onder AML/CFT-kaders.

Een KYB-controle begint meestal met het verzamelen van informatie om een organisatie te matchen met het profiel dat tijdens het onboarden is aangemaakt. Afhankelijk van de provider en risicobeoordeling, kunnen de gevraagde gegevens omvatten:

• Geregistreerde bedrijfsnaam en registratienummer
• Oprichtings- of registratiedatum
• Geregistreerd adres en bedrijfsactiviteit
• Bestuurders of andere controlerende personen
• Eigenaren
• Fiscale identificatie of BTW-nummer

Een handelsregister is een wettelijke databank of bewaarplaats van informatie over geregistreerde entiteiten, de officiële naam van een entiteit en registratiegegevens. KYB-personeel kan ontvangen bedrijfsinformatie vergelijken met registerinformatie, en dit gebruiken als een referentie van derden. Gegevens over uiteindelijke begunstigden kunnen worden bewaard in hetzelfde register, een ander register, of een officieel aangewezen mechanisme; het register kan ook regels hebben voor de toegang van derden tot deze informatie.

Voordat u KYB uitvoert, bepaal waarom het nodig is en wie het zal afhandelen. Indien geverifieerd door een betalings- of Merchant of Record provider, beoordeel welke informatie het SaaS-bedrijf moet aanleveren. Als het SaaS-bedrijf kiest voor KYB, stel dan duidelijke regels op over de hoeveelheid benodigde gegevens, de verschillende niveaus van risicobeoordelingen, het escalatiepad en wat te doen met de gegevens voordat ze worden geonboard. Voor bedrijven die onderworpen zijn aan doorlopend klantonderzoek, kan elke wijziging in de status, het eigendom of de controle van het bedrijf een herverificatie na onboarding teweegbrengen.