Qu'est-ce que la vérification Know Your Business (KYB) pour le SaaS ?

La vérification Know Your Business (KYB) est un contrôle de conformité qu'une entreprise effectue sur son homologue commercial afin de vérifier l'identité, l'enregistrement, la propriété et les informations de contrôle d'une entreprise. Une vérification KYB exige généralement d'une entreprise SaaS qu'elle fournisse une série de documents tels que les statuts constitutifs, une preuve d'enregistrement, etc. Il convient de mentionner ici que, qu'une vérification KYB soit une exigence légale pour votre entreprise ou que vous mettiez simplement en œuvre une politique de votre fournisseur de paiement ou financier, tout cela sera déterminé en fonction du rôle, du lieu d'opération (juridiction) et de la nature des transactions (relation commerciale) de l'entreprise concernée.

Tandis que le KYB se concentre sur l'entreprise, le KYC cible les personnes impliquées dans l'entreprise et identifie et vérifie un individu. Les réglementations anti-blanchiment d'argent utilisent une approche plus large de la diligence raisonnable à l'égard de la clientèle (CDD) qui englobe les personnes physiques et morales ; l'une ou l'autre pouvant faire l'objet de la CDD.

Pour un client entreprise, la diligence raisonnable peut inclure la confirmation de son existence légale, la compréhension de la propriété, l'identification des bénéficiaires effectifs et la vérification de la personne agissant en son nom.

Une entreprise SaaS réglementée n'est pas toujours tenue de gérer la vérification KYB pour chaque client professionnel qu'elle acquiert. Les fournisseurs de services de paiement réglementés ou d'autres partenaires commerciaux de l'entreprise SaaS peuvent exiger que celle-ci effectue des contrôles KYB. Alternativement, l'une des politiques de prévention de la fraude et de gestion des risques de l'entreprise exige qu'elle gère la vérification au niveau de l'entreprise de ses clients. Les sujets de ces vérifications peuvent être des sociétés, des sociétés à responsabilité limitée, des partenariats, des organisations à but non lucratif et d'autres types d'organisations enregistrées. Bien entendu, la nature des documents qui pourraient être demandés ou requis d'une entreprise varierait en fonction du type d'organisation et des lois du pays où l'organisation est enregistrée, bien qu'ils incluent généralement :

• Preuve d'enregistrement ou de constitution de l'entreprise
• L'adresse officielle de l'entreprise
• Preuve d'enregistrement de l'entreprise ou numéro d'identification fiscale
• Informations relatives à l'actionnariat et à la direction
• L'identité et les autres détails du représentant de l'entreprise qui prend les décisions officielles et gère l'activité

Un Bénéficiaire Effectif Ultime (BEU) est une personne qui, par l'intermédiaire d'une entité juridique, contrôle ou possède une entreprise. Le contrôle peut découler d'une propriété directe ou indirecte, de droits de vote ou d'autres formes. Les juridictions peuvent fixer un seuil de propriété minimum comme indicateur de contrôle, mais un chiffre défini seul ne suffit pas à définir la propriété effective. Une vérification du BEU révélera la personne qui, directement ou par l'intermédiaire de plusieurs niveaux, contrôle une entité juridique. Lorsque la propriété est divisée par une structure, une vérification du BEU aide à retrouver le véritable propriétaire. L'identification du BEU avec des mesures raisonnables peut faire partie du processus d'intégration des clients dans le cadre des régimes LCB/FT.

Une vérification KYB commence généralement par la collecte d'informations pour faire correspondre une organisation au profil créé lors de l'intégration. Selon le fournisseur et l'évaluation des risques, les données demandées peuvent inclure :

• Dénomination sociale enregistrée et numéro d'immatriculation
• Date de constitution ou d'immatriculation
• Adresse enregistrée et activité de l'entreprise
• Administrateurs ou autres personnes exerçant un contrôle
• Propriétaires
• Identification fiscale ou numéro de TVA

Un registre des entreprises est un répertoire légal ou une base de données d'informations sur les entités enregistrées, le nom officiel d'une entité et ses détails d'enregistrement. Le personnel KYB peut comparer les informations sur les entreprises qu'il reçoit avec les informations du registre, en l'utilisant comme référence tierce. Les données sur les bénéficiaires effectifs peuvent être conservées dans le même registre, un autre registre ou un mécanisme officiellement désigné ; le registre peut également avoir des règles réglementant l'accès des tiers à ces informations.

Avant de réaliser le KYB, déterminez pourquoi il est nécessaire et qui s'en chargera. S'il est vérifié par un paiement ou Merchant of Record En tant que fournisseur, évaluez les informations que l'entreprise SaaS devrait fournir. Si l'entreprise SaaS opte pour le KYB, établissez des règles claires concernant la quantité de données dont elle aura besoin, les différents niveaux d'évaluation des risques, le processus d'escalade et ce qu'il faut faire avec les dossiers avant son intégration. Pour les entreprises soumises à une diligence raisonnable continue envers les clients, tout changement de statut, de propriété ou de contrôle de l'entreprise peut déclencher une re-vérification post-intégration.