Ce este verificarea Know Your Business (KYB) pentru SaaS?

Verificarea Know Your Business (KYB) este o verificare de conformitate pe care o afacere o efectuează asupra partenerului său de afaceri pentru a verifica identitatea, înregistrarea, proprietatea și informațiile de control ale unei companii. O verificare KYB impune de obicei unei companii SaaS să furnizeze o serie de documente, cum ar fi actele constitutive, dovada înregistrării etc. Merită menționat aici că, indiferent dacă o verificare KYB este o cerință legală pentru afacerea dvs. sau pur și simplu implementați o politică a furnizorului dvs. de plăți sau financiar, toate acestea vor fi determinate pe baza rolului, locului de operare (jurisdicția) și naturii tranzacțiilor (relația de afaceri) ale companiei implicate.

În timp ce KYB se concentrează pe afacere, KYC vizează persoanele implicate în companie și identifică și verifică un individ. Reglementările de prevenire a spălării banilor utilizează o abordare mai amplă a procesului de cunoaștere a clientelei (CDD) care include atât persoane fizice, cât și juridice; oricare dintre acestea putând fi subiectul CDD.

Pentru un client companie, verificarea prealabilă poate include confirmarea existenței legale, înțelegerea structurii de proprietate, identificarea proprietarilor beneficiari și verificarea persoanei care acționează în numele său.

O afacere SaaS reglementată nu este întotdeauna obligată să gestioneze KYB pentru fiecare client de afaceri pe care îl achiziționează. Furnizorii de plăți reglementați sau alți parteneri de afaceri ai companiei SaaS pot solicita companiei să efectueze verificări KYB. Alternativ, una dintre politicile de prevenire a fraudei și de gestionare a riscurilor ale companiei solicită companiei să gestioneze verificarea la nivel de afaceri a clienților săi. Subiecții verificărilor pot fi corporații, societăți cu răspundere limitată, parteneriate, organizații non-profit și alte tipuri de organizații înregistrate. Desigur, natura documentelor care ar putea fi solicitate sau necesare de la o companie ar diferi în funcție de tipul particular de organizație și de legile țării în care este înregistrată organizația, deși acestea includ de obicei:

• Dovada înregistrării sau înființării afacerii
• Adresa oficială a afacerii
• Dovada înregistrării afacerii sau a numărului de identificare fiscală
• Informații privind acționariatul și managementul
• Identitatea și alte detalii ale reprezentantului companiei care ia decizii oficiale și desfășoară activitatea

Un Beneficiar Real Ultim (UBO) este o persoană care, printr-o entitate juridică, controlează sau deține o companie. Controlul poate proveni din proprietatea directă sau indirectă, drepturi de vot sau alte forme. Jurisdicțiile pot avea un prag minim de proprietate stabilit ca indicator al controlului, dar o cifră stabilită în sine nu este suficientă pentru a defini proprietatea beneficiară. O verificare UBO va expune individul care, direct sau prin intermediul mai multor niveluri, controlează o entitate juridică. Atunci când proprietatea este împărțită printr-o structură, o verificare UBO ajută la identificarea adevăratului proprietar. Identificarea UBO cu măsuri rezonabile poate face parte din procesul de înrolare a clienților în conformitate cu cadrele AML/CFT.

O verificare KYB începe de obicei prin colectarea informațiilor pentru a potrivi o organizație cu profilul creat în timpul procesului de onboarding. În funcție de furnizor și de evaluarea riscului, datele solicitate pot include:

• Denumirea înregistrată a companiei și numărul de înregistrare
• Data înființării sau înregistrării
• Sediul social și obiectul de activitate
• Administratori sau alte persoane cu funcții de control
• Proprietari
• Identificare fiscală sau număr de TVA

Un registru corporativ este un depozit legal sau o bază de date cu informații despre entități înregistrate, denumirea formală a unei entități și detaliile de înregistrare. Personalul KYB poate compara informațiile despre companie pe care le primește cu informațiile din registru, folosindu-le ca referință terță. Datele privind beneficiarul real pot fi păstrate în același registru, într-un alt registru sau printr-un mecanism desemnat oficial; registrul poate avea, de asemenea, reguli care reglementează accesul terților la aceste informații.

Înainte de a efectua KYB, determinați de ce este necesar și cine se va ocupa de acesta. Dacă este verificat de o plată sau Comerciant de înregistrare Furnizorule, evaluează ce informații ar trebui să furnizeze compania SaaS. Dacă aceasta decide să implementeze KYB, stabilește reguli clare privind cantitatea de date necesare, diferitele niveluri de evaluare a riscurilor, calea de escaladare și ce anume să faci cu înregistrările înainte de integrare. Pentru companiile aflate sub o diligență continuă față de clienți, orice modificare a statutului, proprietății sau controlului companiei poate declanșa o reverificare post-integrare.